出張報告書の書き方と例文・良い例と悪い例のポイント

出張から戻ってきたら、優先的な仕事等がない限り、できる限り早く報告書を作成して提出する癖をつけるようにしましょう。会議の議事録などと同様に、時間が経過すればするほど、記憶もあいまいになり、正確な報告書の提出が難しくなります。 また、出張後何週間も過ぎた後に提出されても、具体的なアクションに結びつかず、報告の効果を得ることができません。よって、出張から戻ってきたら速やかに報告書を作成し提出することが大切です。

出張時の自身による失敗やミスはあまり報告したくないものです。しかし、事実を正確に伝えることで、今後取るべき具体的なアクションをフィードバックしてもらえる確率は確実に上がります。気が進まないかもしれませんが、報告の役割を再確認頂き、意識することが大切です。

作成した報告書は必ず読み返してチェックするようにしましょう。自信がない場合は、他人にチェックしてもらってもよいです。たかが報告書という考え方は捨てて、事実を正しく報告するという基本原点に立ち戻り、確実に報告を行う努力を怠らないことがとても大切です。気を抜かず、作成した報告書をチェックする習慣をつけましょう。

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出張報告書の例文を参考に記述します。 ①出張者名：××部署　○○太郎（同行者：ＸＸ部署　△△次郎） ②日程：○○年○月○日（○）～○○年○月○日（○） ③出張先：東京　○○ ④目的：○○システムの構築に向けた要件の明確化 ⑤内容：○月○日（○）　○○社業務メンバーと終日要件確認 　　　　　業務メンバーと要件の確認を実施 　　　　　　確認を進める中で、現状業務の問題・課題が明らかになる。 　　　　　　詳細は添付資料を参照。 　　　　○月○日（○）　○○社ITメンバーと終日現行システムのヒアリング 　　　　　ITメンバに現行システムの構成・環境等をヒアリング ⑥成果：出張を通じてシステムの要件が明確になった。 　　　　一方で、現状業務の問題・課題を解決するためには別部門の担当とも 　　　　要件に関する調整が必要であることが分かった。

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ここでは、先に記述した「出張報告書の例文」を例に具体的に説明します。 出張により目的が達成できたのか、問題や課題はなかったのかがパッと見て簡潔に表現されていることがポイントです。 基本的には、最低限このポイントさえ押さえておけば、上司やメンバーが今後進めていく上で何が必要かを考えることができ、具体的なアクションにつながりやすくなります。 繰り返しになりますが、出張報告書の役割は、出張での成果を的確に報告し、報告書を見る側がどういったアクションを起こせばよいかが分かることです。その点を意識して報告書を作成することが大切です。

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ここでも、先に記述した「出張報告書の例文」を例に具体的に説明します。ここでは二つご紹介します。 一つは、先の良い例にも挙げたポイントがきちんと反映されていないことです。もう一つは、ダラダラと出張時の内容が書かれていることです。先の例文を参考に報告書のボリュームについても意識することでポイントを絞った内容になります。 以上、二点についてご紹介した他人のレビューをうけるなど第三者の協力も頂きながら、報告書のブラッシュアップをしていくことが大切になってきます。

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無料で提供されている出張報告書のテンプレートをご紹介します。 初めて出張報告書を作成される方や、会社に決まったフォーマットが用意されていない場合などは参考にしてみてください。