IT人材のためのキャリアライフスタイルマガジン

出張報告書の書き方と例文・良い例と悪い例のポイント

初回公開日:2017年01月19日

更新日:2020年05月30日

記載されている内容は2017年01月19日時点のものです。現在の情報と異なる可能性がありますので、ご了承ください。

また、記事に記載されている情報は自己責任でご活用いただき、本記事の内容に関する事項については、専門家等に相談するようにしてください。

書き方・例文

出張されたことのある方であれば、一度は出張報告書を作成されたことがあるかと思います。逆に、まだ出張報告書を作成したことがない方は書き方がわからないという方もいるかと思います。ここでは、出張報告書とは何か、出張報告書の書き方について説明していきます。

出張報告書とは

出張報告書とは、文字通り、出張が発生した際の報告書です。 出張されたことのある方であれば、一度は出張報告書を作成されたことがあるかと思います。 逆に、まだ出張に行ったことがなく、出張報告書を作成したことがない方は、 どんなふうに書けばいいのか分からないという方もいらっしゃるかと思います。 会社に決まったフォーマットが用意されており、書き方が明確になっていれば、初めて出張報告書を書く方もフォーマットを参考にイメージができるかもしれません。しかし、決まったフォーマット等がないと、一から考えて作成する必要があります。

出張報告書の役割

出張報告書の役割は、大きく二つあります。一つは、出張での業務内容や成果を知らせることです。 もう一つは、出張に同行していない上司、メンバー等が状況を把握し、今後進めていく上で何が必要かを考え、アクションに結びつけることです。

出張報告書の構成と記述する項目

出張報告書の構成と具体的に記述する項目について説明していきます。 まず、全体の構成としては、 ①誰が ②いつ ③どこで ④何を が基本となります。このように構成されていると、報告書を見る側は、頭の中が整理されて、内容の理解がしやすくなります。書くことが曖昧で書き方が分からないうちは、この構成をベースに報告書の建付けを考えるようにすることが大切です。 次に、具体的に記述する項目としては以下があげられます。 ①出張者名:出張に行った人の名前を明記します。(同行者がいる場合はあわせて明記) ②日程:出張に行っていた期間を明記します。 ③出張先:出張でどこに行ったのかを明記します。 ④目的:何のための出張か(顧客訪問だったのか、顧客商談だったのか、研修受講だったのか、社内打ち合わせだったのかなど)を明記します。 ⑤内容:出張で何をしてきたのかを明記します。 ⑥成果:出張を通して一定の成果が得られた場合はその内容を明記します。 ⑥所見:必須ではありませんが、自身の意見を入れておきたい場合にはその内容を明記します。(自身の意見であっても、基本的には事実をベースに意見を展開することが大切です)

出張報告書の書き方に関するポイント

出張報告書の書き方に関するポイントは大きく二つあります。

5W1Hをベースに事実を簡潔にまとめること

5W1Hを常に意識して記述し、報告書を見る側が出張時のバックグラウンドをできる限り把握しやすいよう心掛けることが大切です。 また、ダラダラと出張時の出来事を書くのではなく、常にポイントを絞り事実を簡潔に整理することが大切です。そのためにも、出張時の出来事はこまめにメモをとる癖をつけ、ポイントとなることを後で振り返ることができるようにしておくことも必要です。

出張の目的を意識した報告書にすること

会議でも言えることですが、ややもすると本来の会議目的から脱線した議論が展開され、本来議論すべき内容にたどりつかず、何の会議であったのかすら分からなくなるということはよくある話です。 同じように、出張先では、予期せぬことが起きることもあり、予想を超えたよい結果を導き出すことができる可能性もあります。 この場合、報告書には予想を超えた成果にフォーカスを充ててしまいがちですが、そもそもの出張の目的を達成することができたのか、またその中で課題や問題はなかったのかをしっかりと明確にできていないと先の会議と同様の結果になります。 本来の目的を意識して報告書を作成するように心掛けることが大切です。

出張報告書の注意点

出張報告書の書き方に関する注意点は大きく三つあります。

出張から戻ってきたら速やかに提出すること

出張から戻ってきたら、優先的な仕事等がない限り、できる限り早く報告書を作成して提出する癖をつけるようにしましょう。会議の議事録などと同様に、時間が経過すればするほど、記憶もあいまいになり、正確な報告書の提出が難しくなります。 また、出張後何週間も過ぎた後に提出されても、具体的なアクションに結びつかず、報告の効果を得ることができません。よって、出張から戻ってきたら速やかに報告書を作成し提出することが大切です。

失敗やミスは必ず報告に含めること

出張時の自身による失敗やミスはあまり報告したくないものです。しかし、事実を正確に伝えることで、今後取るべき具体的なアクションをフィードバックしてもらえる確率は確実に上がります。気が進まないかもしれませんが、報告の役割を再確認頂き、意識することが大切です。

誤字・脱字がないか必ずチェックすること

作成した報告書は必ず読み返してチェックするようにしましょう。自信がない場合は、他人にチェックしてもらってもよいです。たかが報告書という考え方は捨てて、事実を正しく報告するという基本原点に立ち戻り、確実に報告を行う努力を怠らないことがとても大切です。気を抜かず、作成した報告書をチェックする習慣をつけましょう。

出張報告書の例文

出張報告書の例文を参考に記述します。 ①出張者名:××部署 ○○太郎(同行者:XX部署 △△次郎) ②日程:○○年○月○日(○)~○○年○月○日(○) ③出張先:東京 ○○ ④目的:○○システムの構築に向けた要件の明確化 ⑤内容:○月○日(○) ○○社業務メンバーと終日要件確認      業務メンバーと要件の確認を実施       確認を進める中で、現状業務の問題・課題が明らかになる。       詳細は添付資料を参照。     ○月○日(○) ○○社ITメンバーと終日現行システムのヒアリング      ITメンバに現行システムの構成・環境等をヒアリング ⑥成果:出張を通じてシステムの要件が明確になった。     一方で、現状業務の問題・課題を解決するためには別部門の担当とも     要件に関する調整が必要であることが分かった。

出張報告書の良い例のポイント

ここでは、先に記述した「出張報告書の例文」を例に具体的に説明します。 出張により目的が達成できたのか、問題や課題はなかったのかがパッと見て簡潔に表現されていることがポイントです。 基本的には、最低限このポイントさえ押さえておけば、上司やメンバーが今後進めていく上で何が必要かを考えることができ、具体的なアクションにつながりやすくなります。 繰り返しになりますが、出張報告書の役割は、出張での成果を的確に報告し、報告書を見る側がどういったアクションを起こせばよいかが分かることです。その点を意識して報告書を作成することが大切です。

出張報告書の悪い例のポイント

ここでも、先に記述した「出張報告書の例文」を例に具体的に説明します。ここでは二つご紹介します。 一つは、先の良い例にも挙げたポイントがきちんと反映されていないことです。もう一つは、ダラダラと出張時の内容が書かれていることです。先の例文を参考に報告書のボリュームについても意識することでポイントを絞った内容になります。 以上、二点についてご紹介した他人のレビューをうけるなど第三者の協力も頂きながら、報告書のブラッシュアップをしていくことが大切になってきます。

出張報告書のテンプレート

無料で提供されている出張報告書のテンプレートをご紹介します。 初めて出張報告書を作成される方や、会社に決まったフォーマットが用意されていない場合などは参考にしてみてください。

出張報告書の書き方に関するまとめ

出張報告書とは何か、出張報告書の書き方について一通り説明してきました。 出張報告書を上手に書くためには、とにかく数多く出張報告書を提出し、そこから得られた気づきを次回書くときに反映するというサイクルを繰り返すことです。他人が書いた出張報告書をみる機会があれば、そこから新たな気づきを得ることもできます。 これを機に、読みやすく分かりやすい出張報告書の書き方をマスターしてみてはいかがでしょうか。

関連タグ

アクセスランキング