出張報告書の書き方と例文・良い例と悪い例のポイント

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出張報告書とは、文字通り、出張が発生した際の報告書です。 出張されたことのある方であれば、一度は出張報告書を作成されたことがあるかと思います。 逆に、まだ出張に行ったことがなく、出張報告書を作成したことがない方は、 どんなふうに書けばいいのか分からないという方もいらっしゃるかと思います。 会社に決まったフォーマットが用意されており、書き方が明確になっていれば、初めて出張報告書を書く方もフォーマットを参考にイメージができるかもしれません。しかし、決まったフォーマット等がないと、一から考えて作成する必要があります。

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出張報告書の役割は、大きく二つあります。一つは、出張での業務内容や成果を知らせることです。 もう一つは、出張に同行していない上司、メンバー等が状況を把握し、今後進めていく上で何が必要かを考え、アクションに結びつけることです。

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出張報告書の構成と具体的に記述する項目について説明していきます。 まず、全体の構成としては、 ①誰が ②いつ ③どこで ④何を が基本となります。このように構成されていると、報告書を見る側は、頭の中が整理されて、内容の理解がしやすくなります。書くことが曖昧で書き方が分からないうちは、この構成をベースに報告書の建付けを考えるようにすることが大切です。 次に、具体的に記述する項目としては以下があげられます。 ①出張者名：出張に行った人の名前を明記します。（同行者がいる場合はあわせて明記） ②日程：出張に行っていた期間を明記します。 ③出張先：出張でどこに行ったのかを明記します。 ④目的：何のための出張か（顧客訪問だったのか、顧客商談だったのか、研修受講だったのか、社内打ち合わせだったのかなど）を明記します。 ⑤内容：出張で何をしてきたのかを明記します。 ⑥成果：出張を通して一定の成果が得られた場合はその内容を明記します。 ⑥所見：必須ではありませんが、自身の意見を入れておきたい場合にはその内容を明記します。（自身の意見であっても、基本的には事実をベースに意見を展開することが大切です）

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出張報告書の書き方に関するポイントは大きく二つあります。

5W1Hを常に意識して記述し、報告書を見る側が出張時のバックグラウンドをできる限り把握しやすいよう心掛けることが大切です。 また、ダラダラと出張時の出来事を書くのではなく、常にポイントを絞り事実を簡潔に整理することが大切です。そのためにも、出張時の出来事はこまめにメモをとる癖をつけ、ポイントとなることを後で振り返ることができるようにしておくことも必要です。

会議でも言えることですが、ややもすると本来の会議目的から脱線した議論が展開され、本来議論すべき内容にたどりつかず、何の会議であったのかすら分からなくなるということはよくある話です。 同じように、出張先では、予期せぬことが起きることもあり、予想を超えたよい結果を導き出すことができる可能性もあります。 この場合、報告書には予想を超えた成果にフォーカスを充ててしまいがちですが、そもそもの出張の目的を達成することができたのか、またその中で課題や問題はなかったのかをしっかりと明確にできていないと先の会議と同様の結果になります。 本来の目的を意識して報告書を作成するように心掛けることが大切です。

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出張報告書の書き方に関する注意点は大きく三つあります。