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社外向けの顛末書の書き方・おすすめテンプレート・例文

初回公開日:2018年02月28日

更新日:2020年05月13日

記載されている内容は2018年02月28日時点のものです。現在の情報と異なる可能性がありますので、ご了承ください。

また、記事に記載されている情報は自己責任でご活用いただき、本記事の内容に関する事項については、専門家等に相談するようにしてください。

書き方・例文

社外向け顛末書の書き方が知りたい!そんなときは迷わずこの記事を読んでください。顛末書と始末書のちがいから、社外向け顛末書の捺印方法、もしも社外向け顛末書を紛失してしまったときの裏技まで、社外向け顛末書のイロハをとことんご紹介します。

社外向けの顛末書の書き方

まず、顛末書とは、仕事上、ミスや不祥事、あるいは不始末、トラブルが発生したときに、自らの会社や企業(社内)に向けて、問題やトラブルが起こったことの一部始終を報告するために書かれる書類のことです。トラブル報告書といったりもします。 よく始末書と間違えられる顛末書ですが、始末書は起こった問題やトラブルについての謝罪や反省の色が濃く浮き出る内容を記載するのですが、顛末書は、どのようなことが、どのような人と、いかにして起こったのか、トラブルの一部始終を報告するために、記載する物です。 この顛末書は、ときと場合によっては社外向けに作成されることもあります。社内向けとの違いはなんなのか、そもそもどのようにして社外向けの顛末書をかけばいいのか、初めてだと分からないことばかりです。そんなときこの記事を読んだら書けるように、社外向け顛末書の書き方をご紹介します。

書式

社外向け顛末書の書き方でまず気をつけたいのが、「書式」です。書式は見やすい物を選び、統一しましょう。項目によって書式が変わっていたり、ということはないほうが良いです。 明朝体やゴシック体など、使い慣れていて、だれもが読み慣れている書式を使いましょう。書式が整っていないと、再提出になることももちろんあります。ただでさえ、気を使って書かなくてはいけない社外向けの顛末書なので、書式にはこだわりましょう。 社外向け顛末書は読みやすさが一番大切です。社外向け顛末書は内容も濃くて長い物になることがおおいので、書式が整っていることが大切な要因となってきますし、誠意が伝わります。汚い字よりキレイな字が良いのと同じです。読みやすさを追求することが、社外向け顛末書を提出するさいの最初の心配りになります。

5W1H

社内向けの物より、確実に気を使って書かなくてはいけない社外向け顛末書は、分かりやすい内容かどうかも大切です。そんなときに使えるのが、「5W1H」です。国語の授業できいたことがあるな。という方もいらっしゃるのではないでしょうか。 「5W1H」は「いつ(When)」、「どこで(Where)」、「だれが(Who)」、「なにを(What)」、「なぜ(Why)」、「どのように(How)」でわかりやすく文章をまとめるためのテクニックです。 社外向け顛末書では、箇条書きで・いつ(When)・どこで(Where)・誰が(Who)・何をしたのか(What)をまとめ、最後に、・経過・状況・程度(How)・原因・理由(Why)を記載するという形で締めれば分かりやすい社外向け顛末書がかけます。しかし社外向け顛末書はテンプレートがあったり規則があったりするのでよく上司に確認してください。

社外向け顛末書のおすすめテンプレート

それでは、おすすめの社外向け顛末書のテンプレートをご紹介します。 「社外向け顛末書テンプレート」 YYYY年MM月DD日 株式会社〇〇○、〇〇部長、〇◯〇〇〇殿 △△△株式会社〇〇部 □□□□□(自己氏名) 「◯◯◯についての顛末書」 今回起こりました我が社の◯◯◯についての不祥事について、原因の究明ができましたので、改めてご報告させていただきます。 原因1 原因2 原因3 原因4 原因5 今後はこのような事態を起こさないために、我が社では◯◯◯を徹底し△△△△を導入することを決めました。これにより◯◯◯◯が緩和され、×××××がよくなり、ミスの発生を抑えられると判断いたしました。また人の目での確認もさらに厳重化していきます。具体的には◯◯◯◯のような対策を考案しております。 以上

社外向け顛末書の書き方の例文・文例

社外向け顛末書の書き方の例文・文例をご紹介していきます。

社外向け顛末書例文

YYYY年MM月DD日 株式会社〇〇○、〇〇部長、〇◯〇〇〇殿 △△△株式会社〇〇部 □□□□□(自己氏名) 「納品まちがいについての顛末書」 今回起こりました我が社の「10pkml」納品まちがいについての不祥事について、原因の究明ができましたので、改めてご報告させていただきます。 原因1:10月15日貴社担当者より次回納品から商品を「10pkml」に変更したいとの電話連絡を弊社担当者がうける。このとき納品書を書き換えず、メモ書きだけで対応した。 原因2:メモに「次回から」などの日付を記入しなかったため、また納品書も書き換えられていないためミスに気付かず従来の商品を発送。 原因3:納品された日、貴社担当者より早急なご連絡が入り、ミスが発覚。 原因4:弊社担当者に確認したところ、記憶にはあるが、納品書を書き換えなかったことが発覚。

社外向け顛末書まとめ部分

今回のミスでは多大なるご迷惑をおかけし、申し訳ありませんでした。今後はこのようなことがないように、確認を二人作業にし、発注を受けた日と納品をする日に一回ずつしていた確認作業を二回にして、また別の人間が見る事によって異変に気づけるようにしていきます。 以上

社外への顛末書を紛失した場合の対処法

社外への顛末書を紛失した場合の対処法ですが、落ち着いてください。まずそもそも会社のパソコンのなかに保存してあるはずです。それを活用します。自分で会社にもどって印刷する時間がないときは、会社に電話をしてセブンイレブンのネットプリントに登録してもらいましょう。 そしてそこに社外向け顛末書をアップロードしてもらい、コピー用のセキュリティーナンバーを作成して送ってもらいます。あとはそれをもってセブンイレブンにいって、コピー機を使用し、セキュリティーナンバーを入力してアップロードされている社外向け顛末書を印刷します。 ここで気をつけなくてはいけないのが、書式が潰れてしまう可能性が高いということです。なぜかは分かっていませんが、作成したままの書式で出てくることが少ないです。それだけ注意して、紛失した分を補ってください。

社外向け顛末書の印鑑の正しい位置

社外向け顛末書の印鑑の正しい位置はいったいどこでしょうか。ご存知の方はいらっしゃいますか。ほとんどの方が知らないこととおもいます。それでは、社外向け顛末書の印鑑の正しい位置をご紹介します。

押印

印鑑を押す市は、自分の名前の書いたすぐ後ろになります。斜めになったり、字と被ってしまったりしないように気をつけて捺印してください。 印鑑が歪んでいると文書そのものがどこか情けない、体裁の悪いものになるので注意が必要です。また、「シャチハタ」印鑑は使ってはいけません。ちゃんと朱肉を使用して押す印鑑を使いましょう。もし朱肉が擦れてしまったり、印鑑が歪んでしまったら、面倒でも顛末書をもう一通刷って、押し直した方が良いです。 とくに社外向けなのでそういった細やかな配慮が必要で、大切になってきます。

社外への顛末書の封筒の書き方

社外への顛末書の封筒の書き方
※画像はイメージです
出典: https://www.pakutaso.com

社外への顛末書の封筒の書き方はご存知ですか。顛末書なんてなかなか書くことになりませんし、なっても社外に送る、なんて事はめずらしいので戸惑う方がおおいのではないでしょうか。 まず用意しなくて藍家無いのが、白の二重になった封筒です。これに宛名など必要なことを書いていきます。それでは、つぎに宛名などの書き方をおさらいしておきましょう。

宛名など

宛名などの書き方です。書き方は縦書きで、左上に切手を貼り、右上に郵便番号です。郵便番号の末尾から一文字開けたところから住所を書き始めます。 担当者に役職がある場合は四文字以内の役職名なら、名前の上に書きます。四文字以上の役職名なら、名前の右横に、住所の間に小さい字で書き添えます。 中央の名前はハッキリと大きくかくのが良いでしょう。

社外向け顛末書は丁寧に

社外向け顛末書は、社内向けより丁寧に書かなくてはいけません。しかしなによりも簡潔に分かりやすく書くことが重要となってきます。 自分のノートやメモに事の顛末を時系列順に並べて書いて、下書きをしましょう。そして一度顛末書を作成したら上司に確認をしましょう。 このような手間ひまをかけてこそ、社外にだせる顛末書ができあがります。

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