社外向けの顛末書の書き方・おすすめテンプレート・例文

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まず、顛末書とは、仕事上、ミスや不祥事、あるいは不始末、トラブルが発生したときに、自らの会社や企業（社内）に向けて、問題やトラブルが起こったことの一部始終を報告するために書かれる書類のことです。トラブル報告書といったりもします。 よく始末書と間違えられる顛末書ですが、始末書は起こった問題やトラブルについての謝罪や反省の色が濃く浮き出る内容を記載するのですが、顛末書は、どのようなことが、どのような人と、いかにして起こったのか、トラブルの一部始終を報告するために、記載する物です。 この顛末書は、ときと場合によっては社外向けに作成されることもあります。社内向けとの違いはなんなのか、そもそもどのようにして社外向けの顛末書をかけばいいのか、初めてだと分からないことばかりです。そんなときこの記事を読んだら書けるように、社外向け顛末書の書き方をご紹介します。

社外向け顛末書の書き方でまず気をつけたいのが、「書式」です。書式は見やすい物を選び、統一しましょう。項目によって書式が変わっていたり、ということはないほうが良いです。 明朝体やゴシック体など、使い慣れていて、だれもが読み慣れている書式を使いましょう。書式が整っていないと、再提出になることももちろんあります。ただでさえ、気を使って書かなくてはいけない社外向けの顛末書なので、書式にはこだわりましょう。 社外向け顛末書は読みやすさが一番大切です。社外向け顛末書は内容も濃くて長い物になることがおおいので、書式が整っていることが大切な要因となってきますし、誠意が伝わります。汚い字よりキレイな字が良いのと同じです。読みやすさを追求することが、社外向け顛末書を提出するさいの最初の心配りになります。

社内向けの物より、確実に気を使って書かなくてはいけない社外向け顛末書は、分かりやすい内容かどうかも大切です。そんなときに使えるのが、「5W1H」です。国語の授業できいたことがあるな。という方もいらっしゃるのではないでしょうか。 「5W1H」は「いつ（When）」、「どこで（Where）」、「だれが（Who）」、「なにを（What）」、「なぜ（Why）」、「どのように（How）」でわかりやすく文章をまとめるためのテクニックです。 社外向け顛末書では、箇条書きで・いつ（When）・どこで（Where）・誰が（Who）・何をしたのか（What）をまとめ、最後に、・経過・状況・程度（How）・原因・理由（Why）を記載するという形で締めれば分かりやすい社外向け顛末書がかけます。しかし社外向け顛末書はテンプレートがあったり規則があったりするのでよく上司に確認してください。

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それでは、おすすめの社外向け顛末書のテンプレートをご紹介します。 「社外向け顛末書テンプレート」 YYYY年MM月DD日 株式会社〇〇○、〇〇部長、〇◯〇〇〇殿 △△△株式会社〇〇部　□□□□□（自己氏名） 「◯◯◯についての顛末書」 今回起こりました我が社の◯◯◯についての不祥事について、原因の究明ができましたので、改めてご報告させていただきます。 原因1 原因2 原因3 原因4 原因5 今後はこのような事態を起こさないために、我が社では◯◯◯を徹底し△△△△を導入することを決めました。これにより◯◯◯◯が緩和され、×××××がよくなり、ミスの発生を抑えられると判断いたしました。また人の目での確認もさらに厳重化していきます。具体的には◯◯◯◯のような対策を考案しております。 以上

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社外向け顛末書の書き方の例文・文例をご紹介していきます。

YYYY年MM月DD日 株式会社〇〇○、〇〇部長、〇◯〇〇〇殿 △△△株式会社〇〇部　□□□□□（自己氏名） 「納品まちがいについての顛末書」 今回起こりました我が社の「10pkml」納品まちがいについての不祥事について、原因の究明ができましたので、改めてご報告させていただきます。 原因1：10月15日貴社担当者より次回納品から商品を「10pkml」に変更したいとの電話連絡を弊社担当者がうける。このとき納品書を書き換えず、メモ書きだけで対応した。 原因2：メモに「次回から」などの日付を記入しなかったため、また納品書も書き換えられていないためミスに気付かず従来の商品を発送。 原因3：納品された日、貴社担当者より早急なご連絡が入り、ミスが発覚。 原因4：弊社担当者に確認したところ、記憶にはあるが、納品書を書き換えなかったことが発覚。

今回のミスでは多大なるご迷惑をおかけし、申し訳ありませんでした。今後はこのようなことがないように、確認を二人作業にし、発注を受けた日と納品をする日に一回ずつしていた確認作業を二回にして、また別の人間が見る事によって異変に気づけるようにしていきます。 以上

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