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会社を休む理由例・電話やメールでの報告の仕方。休む場合のマナー

更新日:2020年08月14日

メール

社会人の方では、いつかどうしても会社を休まないといけない日も出てくるかと思われます。しかし連絡の方法ひとつであなたの印象が変わってしまう場合があります。今回は会社を休む理由+電話・メールでの報告の仕方と休む場合のマナーを紹介していきます。

日本の会社

昔から日本の会社は「休める環境にない」という声を聞きます。 休みたくても休むことができない環境にあるというのが現状ではないでしょうか。 そもそも会社を休むことはできるのでしょうか。 実際、周りを見ると会社を休む人がいますが、自分も会社を休みたいと思う時、また休まなければならない時、どうすればスムーズに会社を休むことができるのか具体的にお教えいたします。 ご存知のように、会社を無断で休むと無断欠勤となり、減給されます。 しかし、会社には法律(労働基準法に39条1項)より年間10日間の有給休暇を与える義務があります。 「使用者は、その雇入れの日から起算して六箇月間継続勤務し 全労働日の八割以上出勤した労働者に対して、継続し、 又は分割した十労働日の有給休暇を与えなければならない。」

反対に労働者は年間10日間の有給休暇がもらえる権利があります。 ですから、積極的にそしてトラブルなく10日間の有給をいただきましょう。 どんな時にどんな理由で会社を休めるのか事前に知っておくといざという時に役に立ちます。では、その事例を見てみましょう。 もちろん簡単に「私用で会社を休みます」というのも理由になりますが、やはりどんな私用かはっきりさせたほうが上司も自分もすっきりするのでします。

会社の休み方の例

会社の休み方をケース別にみていきましょう。

所用の場合

自分の都合ではなく、どうしても平日でなければ用事が済まされない時があります。 1.銀行にローン申請の書類と届ける。これは本人確認のため持参が原則です。 2.運転免許所の更新のため。これはもちろん本人が講習をうけ、写真を撮って新しい運転免許証が発行されます。 3.パスポートの申請や受取りのため。これも本人が提出し受け取るようになっています。 4.役所などでの手続きは委任状があれば、代理もできますが、探すのが大変です。自分でいけばすぐに手続きが完了します。

冠婚葬祭の場合

また、家族や親せき付き合いのため冠婚葬祭を中心としていろいろな行事があります。 5.本人や家族や友人など結婚式  6.両親や親せきや知人のお葬式 7.子供がいれば学校の行事も当てはまります。最近の授業参観や運動会は土曜日が多いです。 8.家の用事で工事や点検など家の人がいないとできないのでそのような時も必要な休暇です。 以上のような場合には事前に予定が分っていますので、有給休暇申請を行い会社を休むことになります。

ただ、忌引きや結婚式は慶弔休暇と言われるもので、法律の定めでは有給扱いになりません。 会社の規定で無給となっている中小企業もありますし、勤務してる会社の就業規則で確かめて下さい。 親が死んだなど忌引きを嘘の理由で休むことはやめてください。 嘘をついていった場合にはあとで大きな問題になります。 会社から弔電やご仏前が届いて、実は嘘だったとなると本人の信用問題に関わります。 ほかのどんな理由があって会社を休むとしても、親や親せきは嘘で亡くなったと報告しないことが無難です。

体調不良の場合

次に、本人の都合で会社を休まなければならず、特に、体調不良の場合です。 どうしても、体が動かせない状況になって会社で働くとができない状態です。 様々な症状が考えられますが、頭痛や激しい咳、腹痛や下痢など自宅で安静にするだけでは不十分なので病院に行く必要があります。 このような場合はいち早く連絡する必要があります。 会社の始まる前に「会社を休む」という内容の簡単なメールを打つとか電話がつながるようであれば電話して自分の緊急な状態を報告する必要があります。 どれくらいの症状なのか伝えると相手は医師ではないので、病院に行くことに納得してくれます。 また、病院に行ったら必ず会社に提出するための医師診断書を貰ってください。 会社によっては提出する必要がないかもしれませんが、 医師診断書はその時に書いてもらわないと後から申請するのは面倒になります。

上司への報告は、あくまでも患者は症状を報告してください。 病名は医師が行うので自分から風邪だとか胃腸炎とか病名をいうのはふさわしくありません。 感染症のインフルエンザであったり、法定伝染病であったりする可能性もあるからです。 全くの嘘ではなくて少し体調不良で会社を休む場合は、頭痛がひどいのでとか腹痛が痛いのでと大げさにいっていったん病院ったほうがいいです。

もしかしたら、仮病ではなく本当に病気だったりする場合もあるので、医師の診断に任せましょう。 また、自分の病気だけでなく家族の病気の場合もあります。 未成年ならば保護者が付き添う義務がありますから、その子供の症状を説明して会社を休むのがよいでしょう。この時も医師診断書があると後でキチンと証明できます。

会社を休むときの電話・メールでの報告の仕方

具体的に電話やメール報告する際、どのようなことに気を付けなければならないでしょうか。 実際電話での報告は直前だけ利用できますから、事前に有給休暇を取得申請する用紙に記入するかメールで申請を行うようになります。 必要な内容はメールを受け取った人が、 誰が、いつからいつまで、どのような理由で有給休暇を取得して、その期間仕事はきちんと引き継がれているか明確になっていなければなりません。 有給休暇取得の申請メールの書き方① ******************************************** ○月○日 ○○課 ○○課長殿 この度、私○○○○は以下の期間、○○のため 有給休暇を取らせていただきます。 期間 ○○月○○日から○○日(○日間) なお、業務に支障がきたさないよう、引継ぎを行っています。 署名 ******************************************** 有給休暇取得の申請メールの書き方② ******************************************** ○月○日 各位 お疲れ様です。 ○○さんには業務の引継ぎをお願いしていますが、 以下の期間有給休暇を取得させていただきます。 期間 ○○月○○日から○○日(○日間) よろしくお願いいたします。 署名 ******************************************** また、休暇から帰った時にも、お礼やフォローの連絡が必要です。 お互いに気持ちよく有給休暇を取得できます。

当日・前日に休む場合別のマナー

例えば1か月や1週間前に予定が分かっていて有給休暇申請している場合は問題ありませんが、当日や前日に休まなければならなくなった場合はどんなマナーに気をつけたらいいでしょうか。

当日に休む場合

初回公開日:2017年01月16日

記載されている内容は2017年01月16日時点のものです。現在の情報と異なる可能性がありますので、ご了承ください。
また、記事に記載されている情報は自己責任でご活用いただき、本記事の内容に関する事項については、専門家等に相談するようにしてください。

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