申し送りで伝えるべき事項とは？目的や効果的にするポイントを解説

「申し送りってどんな目的で行われるの？」 「申し送りで伝えないといけない事項ってなんだろう」 「申し送りを効果的に伝えるポイントとは？」 仕事を引き継ぐために申し送りをすることになった際、このような疑問を持っている人もいるのではないでしょうか。 本記事では、申し送りに関する基礎的な知識とともに、申し送りが必要な職種や申し送りで伝えるべき事項、効果的に伝えるためのポイントなどについて解説します。 この記事を読むことで、申し送りの目的を理解することが可能です。その知識をもとに、自分が伝えるべき事項を踏まえて適切な情報を申し送ることができるでしょう。 申し送りを必要とする職種に就職・転職するという人は、ぜひこの記事をチェックしてください。

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申し送りは「申す」と「送る」の2つの言葉を使った用語です。その意味は、「仕事を引き継ぐ上で必要な情報や進行中の業務について、前任者から後任者へ伝えて引き継ぐこと」とされています。 簡単に言ってしまえば、前任者が行っていた業務や継続して続けなければいけない仕事に必要な情報を、自分の後任として働く人へ伝える業務や作業を意味しています。

申し送りをする目的は、基本的に後任者に対して必要な情報を提供するためです。ただ、情報を提供する・伝えるのはあくまでも基本的な部分であり、情報を提供することで業務が適切に行えるようにすることが重要です。 ここからは、申し送りをする目的として2つのポイントを解説します。

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申し送りは後任者に対してだけではなく、一緒に業務を行っているチーム全体に向けて共有しておきたい情報も含まれていることが多いです。 ノートなど形に残るように申し送りをすることで、対面で共有できないことも円滑に共有できます。

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ほかにも申し送りをする目的として挙げられているのが、業務の可視化です。申し送りではその日に起きた出来事や共有しておかなければいけない事項を伝えますが、それらを通じてその時間内で行った業務も把握できます。 業務が可視化されることで、業務の進捗具合や問題点を把握しやすくなり、優先順位や改善点を踏まえて業務に対応することが可能です。

申し送りは全ての業種・職種で行われているわけではなく、その頻度も異なっています。その中でも特に申し送りが頻繁に行われている職種として挙げられているのが、看護職・介護職や営業職、警備職です。 ここからは、申し送りが行われている代表的な3つの職種について解説します。

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看護職や介護職の業務は24時間体制となっているほか、交代制や不規則なシフト制で業務にあたっています。このため後任のスタッフに対して、患者やサービスを利用している高齢者の情報をはじめとした様々な事項を申し送りする必要があるのです。 申し送りの事項としては患者や高齢者の体調や症状、観察内容のほか、行ってほしいケアや処置が挙げられます。

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営業の仕事は普段から申し送りをするというわけではなく、異動や配置換えなどで営業担当を引き継がなければいけない場合に申し送りをするという形になっています。 これまでの進捗状況や営業先の感触、担当先の決済者や営業をする際の注意点など、これまで前任者が培ってきた営業先との信頼関係を維持するための情報を申し送らなければいけません。