報告と連絡の違い｜目的/相手/方法/タイミング・ホウレンソウ

報告、連絡、相談には各々の特色があり、その違いを上手く使い分けるノウハウが存在します。それでは、報告、連絡、相談についてのさらに詳しい内容についてご紹介します。どのような時にこれらの違いを把握し使い分けていけばよいのでしょうか。

「ホウレンソウ」とは各々、報告・連絡・相談の略称のことを指します。それぞれには個別に意味や違いがありますので、その区別をしっかりと把握しておく必要性があります。 報告は、上司からの指示や指令を受けた部下が、仕事の経過や結果を知らせること、その全般を言います。流れとしては部下から上司、あるいは後輩から先輩といった下から上への伝達事項として捉えておくとよいでしょう。 一方、連絡とは、簡単な情報を関係者に伝えるインフォメーション全般のことを指します。私的な意見や感情は省かれ、また上司や部下という関係性もなく、部署の違いや垣根を越えて行われることもしばしばあります。

報告と連絡とは違い、「相談」をする時はある程度特殊な状況だと考えておくといいでしょう。相談とは、仕事上で判断に迷った場合、誰かに意見を聞いてもらいたい時、上司や先輩、同僚などから参考となるアドバイスを伺うことを指します。相談は自分が困ったと感じたらすることなので、その判断や違いを把握するのが難しいともされています。 特に新入社員などは勝手が分からないのが当たり前です。相談するにもその業務の状況や全体像が見えずに、まだまだ仕事と研修の境目で違いが分からず、中途半端に陥る可能性があります。むしろ上司、上長のほうから彼らへ声を掛け、正しい方向へ促せる工夫をするべきです。

もし報告業務が遅れたりうっかり忘れてしまったら、どのようなことが起きるでしょうか。例えば、上司から具体的に指示されている業務内容の報告を怠ってしまったら、きっと上司は不安に陥って管理コストの不備に関わることへと繋がってしまいます。 もしクレームが発生したっとしても、速やかに上司へ報告をしていないと、被害が最小限に抑えきれずに上司の責任や会社全体の問題へと発展してしまいます。

もし連絡業務を怠ってしまったら、その日の業務に支障をきたすことがかなり増えていきます。例えば「打合せ時間が当日連絡になってしまう」という状況では、スタッフ間での当日タスクの管理が狂ってしまうことは十分あり得ます。 または「プロジェクト変更点が報告されていない」という状況では、改めてその分の手直しが必要になってしまいます。些細な違いによって膨大に時間が超過する恐れもあり得ます。

わからないことが見つかったとしても相談せず勝手に進めてしまうと、業務そのものにズレやミスが生じ、結局最初からやり直す事態に発展します。一人で悩んだままプロジェクトを進めた結果、明らかに違いが生じクオリティ低下を引き起こします。 またミスか否かが判断できる状況ではなく、そのまま進行してしまうこともあり得ます。必ず上司は途中でてこ入れをする必要性があり、相談ごとが最小限で済むような環境作りをする必要があります。

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ホウレンソウという言葉は、もはや社会人の常識となっています。報告、連絡、相談の頭文字から作られた造語ですが、もともとは1980年代初頭、山種証券（現・SMBCフレンド証券）の山崎富治社長によって発案され、社内で始めたことが自然と広まったとされています。

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ここまでの内容から判断されるのは、報告、連絡、相談は各々違いがあって、それらのどの作業も大切だということです。しかしホウレンソウについての正しい判断は、むしろ部下のほうではなく上司・上長のほうにあるべきだという声も高まっています。 つまり、一つのプロジェクトの進捗状況を細かくチェックしたいのなら、自らが報告や連絡をされやすい「風とおしの良い」環境に身を置かなくてはなりません。奥の仕切られた個別の部屋で、偉そう睨みつけている上司に対して、誰が素直に報告にいけるものでしょうか。 地位やステイタスがあるのは組織の常識です。しかし大事な業務やプロジェクトに関わる以上、同じ目的を目指す同士でなくてはなりません。ホウレンソウが怠る原因は、意外と組織の態度そのものが関わってくるからです。

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