報告と連絡の違い｜目的/相手/方法/タイミング・ホウレンソウ

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新社会人になると最初に聞かされるキーワードの一つに「報連相」と呼ばれるものがあります。多くの組織や団体に所属する会社員などにとっては、このキーワードは後々にまで影響をおよぼしていきます。ビジネスにおいて、報連相はどうして大事なキーワードと言われているのでしょうか。 よく耳にするわりには、各々に秘められている報告・連絡・相談の本当の意味や違いを理解していると言えるのでしょうか。曖昧なまま毎日過ごして来たという方には必見の内容です。ビジネスマンの必須スキルとも言える報連相、その役割と意味、各々の違いについてご紹介します。

報告の本当の意味と違いは「現状」を上司やその他関係者へ正確にそして敏速に伝えることを指します。自分が今どのような状態にあるか、過去からの経緯と結果も比較して現状を把握し、方向性と意志を伝えることが報告の役目です。 つまり今までの道筋と現地点を把握して包み隠さず伝えること、それが報告です。自分がおこしたミスも伝えなければなりません。精神的に気まずい業務ではありますが、そこを逃げてしまうとさらに悪い状況へと陥ってしまう可能性があります。報告はとても重要な行動です。

「連絡」とは、その時々に発生した事実や予定などを関係者各位に知らせることを指します。一見、連絡と報告とは間違いやすいのですが、連絡の持つ意味は「事実の周知」が目的になるということです。 連絡には自分の感情や進捗状況などはいっさい必要ありません。基本的に関係者へ共通に知らせるべきことを客観的に知らせる作業として連絡は必要であり違いがあります。 例えば「何月何日にこのようなイベントをする」「次回の会議は、来週の木曜日です」といった、そこに関わる人々全員に伝えるべき日程や予定、そのインフォメーションとしての意味合いが強いと考えておき、連絡と他との区別や違いを把握しておきましょう。

報告と連絡、どちらのほうが大切でしょうか。その正解は、どちらも同じくらい大切なことだと言えます。比べることでも差や違いを並べたてるまでもありません。ただし各々の細かい目的には違いがあります。報告とは進捗状況を関係者に把握してもらうという目的があり、連絡は予定やスケジュールなどを客観的にインフォメーションする目的があります。 もし連絡事項を見落としたり言い忘れてしまったら、関係者の多くに迷惑がかかります。そのために起きたトラブルを速やかに上司へ伝えるのも報告という業務の一つとして成立します。そのようなことが発生しないためにも、連絡と報告は共通に大切なことだと自覚しましょう。

報告や連絡の関係性や違いが徹底されている職場では、上司と部下のコミュニケーションが密になっていきます。連絡がスムーズに行き渡っていれば先輩、同僚、または後輩も含めたスタッフ間の意思疎通もになり、お互いに新しいアイディアを交わし意見も活発になります。または些細な悩みや違いが解決できる可能性も広がります。 報告と連絡は性質に違いがありつつも、どちらも重要な行動様式です。この二つが円滑に進めば、まずは社内に活力が循環していきます。その職場は健全な状態として第一関門をクリアしていると言えます。

報告や連絡の方法としては、大まかに言えば2通りす。一つ目は「口頭」による報告および連絡です。これは簡単に済むような内容、もしくは緊急事態になった場合にすみやかに行う方法です。その際に気をつけたいことは、まず「事実と結論」を述べ、その後に経過や状況、原因などを伝えるようにします。 もう一つの方法は、「記述」による方法です。基本的には口頭と変わりはなく結論から入る流れですが、内容が複雑な時や対象が多く混雑する場合、時間をとって行います。資料などを揃えて会議レベルになっていく場合です。 口頭で行うか、記述して配るかの違いもしっかり考えていくことが大切です。必ず一人で悩まず近くの上司や先輩などに相談するとよいでしょう。

特に報告業務はタイミングが大切です。タイミングの違いを逃さないことがポイントとなります。上司から指示された時だけではなく、タイミングを見計らって適切に行うことが重要です。聞かれるまで待つのではなく、自ら進んで話しかける姿勢はとても大切です。ただしその際の注意点もあります。

報告をする際のタイミングとしては、「指示された仕事が終わった際」「仕事の進捗を中間報告する時」「仕事の進捗に変更が必要な場合」「最新情報を入手した場合」「改善方法を見つけた場合」「ミスをした場合」などがあげられます。つまり自分の都合がいい時ではなく、相手の都合を考慮するということ、そこを間違いのないようにしましょう。 また、上司も一人の人間です。状況によっては多忙を極めていることも考えられます。必ず報告する際に時間を取れるか否かを確認してからにしましょう。

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