IT人材のためのキャリアライフスタイルマガジン

報告と連絡の違い|目的/相手/方法/タイミング・ホウレンソウ

初回公開日:2018年03月07日

更新日:2020年05月13日

記載されている内容は2018年03月07日時点のものです。現在の情報と異なる可能性がありますので、ご了承ください。

また、記事に記載されている情報は自己責任でご活用いただき、本記事の内容に関する事項については、専門家等に相談するようにしてください。

ビジネスマナー

仕事を遂行する上で欠かせない行動、それは報告と連絡です。この二つの違いとはどのような点にあるのでしょうか。報告や連絡を行う目的、その相手、報告と連絡をスムーズに行う方法やタイミングなど、また「ホウレンソウ」と称される内容と意味についてもご紹介します。

data-max-num-ads=8 data-matched-content-rows-num="2" data-matched-content-columns-num="4" data-matched-content-ui-type="image_stacked" data-ad-format="autorelaxed">

報告と連絡の違い

新社会人になると最初に聞かされるキーワードの一つに「報連相」と呼ばれるものがあります。多くの組織や団体に所属する会社員などにとっては、このキーワードは後々にまで影響をおよぼしていきます。ビジネスにおいて、報連相はどうして大事なキーワードと言われているのでしょうか。 よく耳にするわりには、各々に秘められている報告・連絡・相談の本当の意味や違いを理解していると言えるのでしょうか。曖昧なまま毎日過ごして来たという方には必見の内容です。ビジネスマンの必須スキルとも言える報連相、その役割と意味、各々の違いについてご紹介します。

報告の意味

報告の本当の意味と違いは「現状」を上司やその他関係者へ正確にそして敏速に伝えることを指します。自分が今どのような状態にあるか、過去からの経緯と結果も比較して現状を把握し、方向性と意志を伝えることが報告の役目です。 つまり今までの道筋と現地点を把握して包み隠さず伝えること、それが報告です。自分がおこしたミスも伝えなければなりません。精神的に気まずい業務ではありますが、そこを逃げてしまうとさらに悪い状況へと陥ってしまう可能性があります。報告はとても重要な行動です。

連絡の意味

「連絡」とは、その時々に発生した事実や予定などを関係者各位に知らせることを指します。一見、連絡と報告とは間違いやすいのですが、連絡の持つ意味は「事実の周知」が目的になるということです。 連絡には自分の感情や進捗状況などはいっさい必要ありません。基本的に関係者へ共通に知らせるべきことを客観的に知らせる作業として連絡は必要であり違いがあります。 例えば「何月何日にこのようなイベントをする」「次回の会議は、来週の木曜日です」といった、そこに関わる人々全員に伝えるべき日程や予定、そのインフォメーションとしての意味合いが強いと考えておき、連絡と他との区別や違いを把握しておきましょう。

報告と連絡の目的とは

報告と連絡、どちらのほうが大切でしょうか。その正解は、どちらも同じくらい大切なことだと言えます。比べることでも差や違いを並べたてるまでもありません。ただし各々の細かい目的には違いがあります。報告とは進捗状況を関係者に把握してもらうという目的があり、連絡は予定やスケジュールなどを客観的にインフォメーションする目的があります。 もし連絡事項を見落としたり言い忘れてしまったら、関係者の多くに迷惑がかかります。そのために起きたトラブルを速やかに上司へ伝えるのも報告という業務の一つとして成立します。そのようなことが発生しないためにも、連絡と報告は共通に大切なことだと自覚しましょう。

報告や連絡による相手への効果

報告や連絡の関係性や違いが徹底されている職場では、上司と部下のコミュニケーションが密になっていきます。連絡がスムーズに行き渡っていれば先輩、同僚、または後輩も含めたスタッフ間の意思疎通もになり、お互いに新しいアイディアを交わし意見も活発になります。または些細な悩みや違いが解決できる可能性も広がります。 報告と連絡は性質に違いがありつつも、どちらも重要な行動様式です。この二つが円滑に進めば、まずは社内に活力が循環していきます。その職場は健全な状態として第一関門をクリアしていると言えます。

報告と連絡の方法の違い

報告や連絡の方法としては、大まかに言えば2通りす。一つ目は「口頭」による報告および連絡です。これは簡単に済むような内容、もしくは緊急事態になった場合にすみやかに行う方法です。その際に気をつけたいことは、まず「事実と結論」を述べ、その後に経過や状況、原因などを伝えるようにします。 もう一つの方法は、「記述」による方法です。基本的には口頭と変わりはなく結論から入る流れですが、内容が複雑な時や対象が多く混雑する場合、時間をとって行います。資料などを揃えて会議レベルになっていく場合です。 口頭で行うか、記述して配るかの違いもしっかり考えていくことが大切です。必ず一人で悩まず近くの上司や先輩などに相談するとよいでしょう。

報告を円滑にするタイミング

特に報告業務はタイミングが大切です。タイミングの違いを逃さないことがポイントとなります。上司から指示された時だけではなく、タイミングを見計らって適切に行うことが重要です。聞かれるまで待つのではなく、自ら進んで話しかける姿勢はとても大切です。ただしその際の注意点もあります。

主な報告業務

報告をする際のタイミングとしては、「指示された仕事が終わった際」「仕事の進捗を中間報告する時」「仕事の進捗に変更が必要な場合」「最新情報を入手した場合」「改善方法を見つけた場合」「ミスをした場合」などがあげられます。つまり自分の都合がいい時ではなく、相手の都合を考慮するということ、そこを間違いのないようにしましょう。 また、上司も一人の人間です。状況によっては多忙を極めていることも考えられます。必ず報告する際に時間を取れるか否かを確認してからにしましょう。

報告・連絡・相談の違いと必要性

報告、連絡、相談には各々の特色があり、その違いを上手く使い分けるノウハウが存在します。それでは、報告、連絡、相談についてのさらに詳しい内容についてご紹介します。どのような時にこれらの違いを把握し使い分けていけばよいのでしょうか。

あらためてホウレンソウについての違い

「ホウレンソウ」とは各々、報告・連絡・相談の略称のことを指します。それぞれには個別に意味や違いがありますので、その区別をしっかりと把握しておく必要性があります。 報告は、上司からの指示や指令を受けた部下が、仕事の経過や結果を知らせること、その全般を言います。流れとしては部下から上司、あるいは後輩から先輩といった下から上への伝達事項として捉えておくとよいでしょう。 一方、連絡とは、簡単な情報を関係者に伝えるインフォメーション全般のことを指します。私的な意見や感情は省かれ、また上司や部下という関係性もなく、部署の違いや垣根を越えて行われることもしばしばあります。

相談についての詳細

報告と連絡とは違い、「相談」をする時はある程度特殊な状況だと考えておくといいでしょう。相談とは、仕事上で判断に迷った場合、誰かに意見を聞いてもらいたい時、上司や先輩、同僚などから参考となるアドバイスを伺うことを指します。相談は自分が困ったと感じたらすることなので、その判断や違いを把握するのが難しいともされています。 特に新入社員などは勝手が分からないのが当たり前です。相談するにもその業務の状況や全体像が見えずに、まだまだ仕事と研修の境目で違いが分からず、中途半端に陥る可能性があります。むしろ上司、上長のほうから彼らへ声を掛け、正しい方向へ促せる工夫をするべきです。

もし報告をしなかった場合

もし報告業務が遅れたりうっかり忘れてしまったら、どのようなことが起きるでしょうか。例えば、上司から具体的に指示されている業務内容の報告を怠ってしまったら、きっと上司は不安に陥って管理コストの不備に関わることへと繋がってしまいます。 もしクレームが発生したっとしても、速やかに上司へ報告をしていないと、被害が最小限に抑えきれずに上司の責任や会社全体の問題へと発展してしまいます。

もし連絡をしなかった場合

もし連絡業務を怠ってしまったら、その日の業務に支障をきたすことがかなり増えていきます。例えば「打合せ時間が当日連絡になってしまう」という状況では、スタッフ間での当日タスクの管理が狂ってしまうことは十分あり得ます。 または「プロジェクト変更点が報告されていない」という状況では、改めてその分の手直しが必要になってしまいます。些細な違いによって膨大に時間が超過する恐れもあり得ます。

もし相談をしなかった場合

わからないことが見つかったとしても相談せず勝手に進めてしまうと、業務そのものにズレやミスが生じ、結局最初からやり直す事態に発展します。一人で悩んだままプロジェクトを進めた結果、明らかに違いが生じクオリティ低下を引き起こします。 またミスか否かが判断できる状況ではなく、そのまま進行してしまうこともあり得ます。必ず上司は途中でてこ入れをする必要性があり、相談ごとが最小限で済むような環境作りをする必要があります。

ホウレンソウはどこから来たか

ホウレンソウという言葉は、もはや社会人の常識となっています。報告、連絡、相談の頭文字から作られた造語ですが、もともとは1980年代初頭、山種証券(現・SMBCフレンド証券)の山崎富治社長によって発案され、社内で始めたことが自然と広まったとされています。

上司が注意すべきホウレンソウの取り扱い方や勘違い

ここまでの内容から判断されるのは、報告、連絡、相談は各々違いがあって、それらのどの作業も大切だということです。しかしホウレンソウについての正しい判断は、むしろ部下のほうではなく上司・上長のほうにあるべきだという声も高まっています。 つまり、一つのプロジェクトの進捗状況を細かくチェックしたいのなら、自らが報告や連絡をされやすい「風とおしの良い」環境に身を置かなくてはなりません。奥の仕切られた個別の部屋で、偉そう睨みつけている上司に対して、誰が素直に報告にいけるものでしょうか。 地位やステイタスがあるのは組織の常識です。しかし大事な業務やプロジェクトに関わる以上、同じ目的を目指す同士でなくてはなりません。ホウレンソウが怠る原因は、意外と組織の態度そのものが関わってくるからです。

報告・連絡・相談の違いを知るのはビジネスマンの常識

ホウレンソウはどのようなビジネスシーン、業界に行っても必要不可欠なノウハウだと断言できます。必ずこの3つはセットになっていると考えておきましょう。また各々には特徴や違いがあります。いつどのような時が報告業務で、どのようなタイミングで伝えるべきか、この件で相談はすべきか、といった特質や違いを区別して使い分けましょう。 概ねのことは、報告と連絡を密にやり取りすればスムーズに事が運ぶのが筋です。しかし万が一の問題点が浮上したのなら、勝手な判断をせず、相談を持ちかけることも大切です。相談は悪いことではありません。おかしな点を気づいておきながら無視してしまうほうが問題として発展します。

アクセスランキング