御礼状はどう書けばいい？マナー・構成・例文などについて紹介

「お世話になった方に手紙を書きたいけれど、基本的なマナーはあるの?」 「贈り物をいただいてすぐに御礼をしたいけれど御礼状の書き方がわからない」 このように、御礼状は日常やビジネスなど様々なシーンで書く機会がありますが、意外と正しい書き方がわからないという方が多いのではないでしょうか。 ここでは、御礼状の書き方のルールを具体的な例文を交えて詳しくご紹介します。 本記事を読むことで御礼状の書く時のルールなどが把握でき、相手に感謝の気持ちを丁寧に伝えられる御礼状が書けるようになるでしょう。 ぜひ参考にして、相手に感謝の気持ちが伝わる御礼状を送りましょう。

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御礼状とは、贈り物やお祝いを頂いたり、恩恵を与えてくれた相手に対し感謝の気持ちを伝える手紙のことです。 上司や恩師、取引先などの目上の方にお世話になったら速やかに感謝の気持ちを伝えましょう。PCやスマホのメールで済ますよりも、あえて手書きの御礼状を送ることで相手にも好印象を与えることができます。 贈り物の御礼の場合も、電話などで御礼の気持ちを伝えた場合でも、改めて手紙で御礼状を送ると気持ちがより伝わるでしょう。 文章の上手下手ではなく簡潔にストレートに感謝の気持ちを表現し、同時にそのあとどうなったなどの経過報告と結果報告も忘れず伝えるといいでしょう。 ちなみに、他の用件を御礼状に書くことは相手に失礼に当たりますので、感謝の気持ちに関すること以外の用件は御礼状に書かないように注意が必要です。 感謝の気持ちを伝える御礼状ですが、このように、いくつかマナーがありますので詳しくみていきましょう。

御礼状を送る場面は様々です。お歳暮やお中元などプレゼントを頂いたとき、ビジネス上での招待を受けたとき、就職活動の面接の後など、何らかの恩恵を受けた目上の方へ感謝の気持ちを述べる際に使用されます。 ビジネスシーンはもちろん、冠婚葬祭などのフォーマルなシーンでも使用されます。参列してもらった御礼や、来店した顧客に送るメッセージなどのコミュニケーションツールの一つにもなります。 このように御礼状は、様々な場面で送った相手と友好な関係を作るきっかけとなる大切なツールでもあるのです。

お中元などで何かしら品物をもらった場合、お礼に何か品物をお返ししなくてはと思うかもしれません。確かに大切なことですが、基本的にはお中元においては、御礼状だけで失礼にはなりません。 お中元とは、日ごろお世話になっている人からお世話してくれている人へ御礼の意味を込めて贈る季節の挨拶になります。もともとお中元自体が御礼としての意味となりますので、受け取った側は返すのではなく、きちんと受け取ることが本来の意味になります。 地域によってはお中元のお返しとして品物を送りあうという場合がありますが、基本的には届いたことを相手に知らせるためにも、御礼状で報告の意味を兼ねて感謝の気持ちを送ることは必要です。

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御礼状は感謝の気持ちを伝えることはもちろんですが、その中に季節の挨拶や自分の近況を伝えたり、健康状態など相手の近況を尋ねたりする内容を書き加えます。これは御礼状がお礼を伝える手段とともに手紙の役割を果たすからです。 又、御礼状は封書やはがき、縦書き、横書きなど様々なシチュエーションによる出し方やタイミング、方法があります。特に御礼状は目上の方に送ることが多いため、きちんとしたマナーを守り失礼のないようにしましょう。 次からは御礼状のマナーを詳しくご紹介していきます。

御礼状は、送るタイミングが大切です。基本的に品物が届いたその日のうちか翌日に出すのが望ましいとされています。 すぐに出すことができない場合は、当日中か翌日の早い時間にまずは電話かメールで御礼を伝えてそのあと一週間以内には御礼状を送りましょう。 御礼状が遅れるようであれば、手紙の文中にお詫びの言葉を一言添えるのがマナーでしょう。 ただし、お見舞いや退院祝いでは自身の状況が落ち着いてから、また、葬儀に参列してくれた方に送る場合などは四十九日法要の後に送るなど、シチュエーションによって違うので注意が必要です。

御礼状の書き方の基本マナーとして、縦書きの便せんと封筒を用意して封書で出すのが最も丁寧です。目上の方に御礼状を書く時には縦書きの封書で書くようにしましょう。 身内や親しい人に御礼状を書く場合は、横書きのカジュアルな封筒でも構いません。 また、御礼状は手書きで書くことが望ましいです。丁寧に手書きで書くことで相手にも感謝の気持ちが伝わります。

御礼状は送る相手との間柄や関係性で、選ぶ封筒や便せんが変わり、書き方の形式も変わります。 御礼状に適したデザインは白地に無地のシンプルなもので、封筒は喜びか重なるという意味で二重になっているものを選びます。茶封筒は事務的な用途で使用されるため封筒、便せんともに茶色のものは避けましょう。 ビジネス関係でのお誘いなどに対する御礼であれば、パソコン作成でも問題はありませんし、親しい間柄であれば色つきの便せんや横書きでもカジュアルな印象で改まりすぎない御礼状となるでしょう。 送る相手との関係性によって臨機応変に対応しましょう。

御礼状の文章は頭語→前文→主文→末文→結語が基本的な構成になります。 この中でも頭語と結語には、連動する規則があります。状況や相手に応じた使い方をきちんと確認しましょう。 頭語は相手への敬意を表す言葉です。一般的な頭語としてよく使用されるのは「拝啓」で、形式的な手紙や目上の方には「謹啓」などを使用します。 これに連動する結語として、「拝啓」には「敬具・敬白」、「謹啓」には「謹言・謹白が使用されます。 頭語、結語はセットで使用されますので、間違いのないように確認しましょう。