見積り依頼メールの書き方と例文｜お礼/初めての相手/返信の注意点

見積もりをできるだけ早くほしい、または期日を設けて依頼したいという場合には、最初の依頼メールにてしっかりとその旨を伝えましょう。 余裕を持った期日であれば「お忙しい中恐縮ではございますが、○月○日までにお送りいただけるとありがたく存じます。」と依頼メールに期日を記載しますが、急な案件の場合は「勝手を申し上げて恐縮ですが」などのクッション言葉や「○月○日の会議で使用したく」と理由を添えたりします。 件名に「【至急】○○のお見積りについてのお願い」とする場合もありますが、これは失礼とする意見もありますので、相手方との関係を考慮して使用する必要があります。

見積もりを確認した上で、そのとおり発注する事が決定している場合、上記に記載したように返信メールにてお礼と発注を行うとスムーズです。書式が決まっていれば発注書をPDFなどで添付しますが、メール本文にて発注できる場合もあります。不明な場合は発注前に一度確認のメールを挟むなどして失礼のないようにしましょう。 メールにて発注できる場合は、お礼の言葉を文頭に「つきましては下記のとおり発注させて頂きますので何卒よろしくお願いいたします。」「ご手配のほど、よろしくお願い申し上げます」などとした上で、「商品名」「個数」「納期」「納入場所」「支払方法」など必要な項目を改行しながら見やすく配置します。 項目については、署名欄のように飾り線を用いて上下を区切ったり、「記」「以上」を用いたりするのも良いでしょう。

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これまで一度も取引したことのない相手へ見積もり依頼のメールを送る場合は、「平素よりお世話になっております」などのテンプレート文章ではなく「突然のご連絡、大変失礼いたします」「はじめてメールを差し上げます」などの後に自己紹介を添える形の書き出しを使用します。 そして、「この度は貴社ホームページを拝見し」「先日の○○の場にて名刺を交換させて頂き」など、なぜ初めての相手に見積もりを依頼する事になったのかの経緯を加え、「ぜひ貴社と新規取引をさせて頂きたく」と続け、依頼の文章を記載すると良いでしょう。

取引先に送ってもらった見積もりメールや、こちらから送付する発注メールなどを社内で確認してほしい場合の書き方を紹介します。 「○○社見積もりについて確認のお願い」という件名で「お疲れ様です。○○（名前）です。○○社から頂いた見積もりについて、PDFにて添付しました。お忙しい中お手数をおかけしますがご確認お願い致します。」といった内容の依頼メールを送信したり、小規模の会社や部署内であれば印刷して提出しても良いでしょう。 気を付けたいのは、社内メールの場合敬称の付け方や定型文について、社外宛てメールとは違う部分がある事です。また、各会社によっても違う事がありますので、相談できる相手に確認してからメールを送信するようにしましょう。

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ここまで、見積もり依頼のメールについて目的別の注意点を紹介しましたが、基本的なビジネスメールの「返信メール」のマナーを知ることで、よりスムーズに取引先とのやりとりができますので、合わせて参考にしてください。

まず、同一案件でのやりとりの最中は件名を変更しない事です。何通かメールを送受信していると「re:re:見積もりのご依頼」といったように、件名の頭に「re:」が付加されていきます。このままでは失礼にあたると思い消してしまったり、新たな件名に書き換える方が多いのですが、基本的には変更せず送ってください。

また、メールソフトの「返信」ボタンでメールを作成すると、本文内に前回の内容がコピーされていますが、これも消さずに残しておきます。冒頭でもお伝えしましたが、一日にたくさんのメールに対応している方は、何の案件だったか一目でわかる方がありがたいからです。 状況にもよりますが、「見積もり依頼」から「発注」に案件が変わったなどの場合には、新しく件名を書き換えても良いでしょう。

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「見積もり依頼」というひとつの内容についてもいろいろなマナーや注意点がありました。今回紹介したものは、基本的なビジネスメールのマナーがあったうえでの内容になります。基本を押さえておけば、あらゆる場面で応用がききますので、これを機にビジネスメールについて学ぶのも良いでしょう。