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見積り依頼メールの書き方と例文|お礼/初めての相手/返信の注意点

初回公開日:2017年12月19日

更新日:2017年12月19日

記載されている内容は2017年12月19日時点のものです。現在の情報と異なる可能性がありますので、ご了承ください。

また、記事に記載されている情報は自己責任でご活用いただき、本記事の内容に関する事項については、専門家等に相談するようにしてください。

メール

取引先に見積もり依頼のメールを送りたいけど、その際のマナーとは?今回は、見積もり依頼のメールについてどんな書き方があるのか、初めての取引相手へのメールのマナーや、返信メールについての注意点など例文を交えながら解説していきます。

見積もり依頼メールはどのように書けばいいの?

見積もり依頼メールはどのように書けばいいの?

仕事に置いて何かと必要になってくる「見積もり依頼」に関するメールのやりとり、マニュアルのある会社であればテンプレートが用意されている事もありますが、先任者がいなかったり自分で事業を立ち上げていたりすると、見積もりメールひとつとっても不安が生まれます。 今回は、見積もり依頼メールの書き方について、目的別・相手別によって詳しく紹介していきます。

件名やタイトルの付け方は?

ビジネスメールの基本として、タイトル・件名は必須です。特に事務作業を中心とする会社員は毎日たくさんのメールに対応しますので、一目で内容が把握できるような件名を記載する事を忘れないようにしましょう。 今回のような見積もり依頼の場合は、シンプルに「見積もりのお願い」「お見積書送付のお願い」とするのが良いでしょう。「○○に関するお見積りのお願い」と具体的に何の見積もりを出してもらうかを記したり「【ご依頼】見積書作成のお願い」と依頼を強調する事で相手の目に留まりやすいという場合もあります。

見積もり依頼メールのテンプレート

上記の件名についてやビジネスメールのマナーをもとに、見積もり依頼メールのテンプレートを紹介します。あくまでテンプレートですので、この後紹介する場面別・相手別の書き方を参考に臨機応変に変更してください。 件名:お見積りのお願い 株式会社○○ ○○部署(係)○○様 いつもお世話になっております。○○商事の○○です。 この度は貴社製品の「○○」の購入を検討しており、下記の内容でお見積りを頂きたく連絡致しました。 ・数量 ・納期 ・わかっていれば決済方法など お忙しい中恐縮ではございますが、○月○日までにお送りいただけるとありがたく存じます。 何卒よろしくお願いいたします。 __________________ (署名欄) __________________

目的別メールの書き方と注意点とは?

目的別メールの書き方と注意点とは?

見積もり依頼のメールを送ってから発生する取引先とのやりとりについて、お礼やお断りなどの目的別に紹介していきます。 どの項目でも共通して言える事は、内容をできるだけシンプルにわかりやすくする事です。長々とした文章で読みにくいメールはそれだけで相手に負担となりますので、簡潔にまとめる事を心掛けましょう。

見積もりへのお礼のメール内容は?

依頼メールを送り、取引先から見積もりが届いた際の「お礼メール」についてです。見積もりに対してこれから社内で検討する場合でも、まずは「お忙しい中、○○についての見積もりを頂き誠にありがとうございました。」とお礼を添え、見積もりを確認した事が相手に伝わるようにしましょう。 依頼していた納期より早くに返信を頂いた場合は、「早々にご対応頂きありがとうございました。」とするのも良いです。 その後「内容を確認し(社内で検討させて頂き)結果について改めて報告させて頂きます。」と続けるか、見積もり内容のとおりに発注する事が決定しているのであれば、「今回のお見積りの通りに発注させて頂きたく存じます。つきましては、発注書を添付いたしますのでご確認のほどよろしくお願いいたします。」と、お礼と発注を一度で行うケースもあります。

お断りしたい場合のメールは?

見積もりについて検討した結果断らなければならない場合、見積もりを出して頂いたことに対する感謝を伝えた上で、お断りの文章を記載しましょう。 「弊社にて検討を重ねた結果、費用の面で折り合いがつかず、大変恐縮ですが今回は見送らせていただくことになりました。」と断る理由を記したり、見積もりを作成する時間・手間をかけて頂いた事を考慮し「またご提案をお願いする事があるかと存じますが」「また機会がございましたら」など、次回につながる言葉を入れるのが一般的です。

見積もりに対し値引きを依頼する場合は?

値引きしてほしいという、言いにくい内容をメールで送る場合には、よりいっそう言葉に配慮していく必要があります。「誠に勝手ではございますが」「大変恐縮ではございますが」などのいわゆるクッション言葉を用いて、値引きを要求するに至った理由について丁寧に伝えましょう。 理由については、自社の状況や業界背景などさまざまあるでしょうが「弊社としては是非貴社より購入したいと考えており」「他社見積もりと同程度(○%)の値引きをご検討いただければ」など「今後もあなたの会社と取引きを続けたい」という気持ちが伝わるような文章だとより柔らかく感じられます。

納期について依頼したい場合は?

見積もりをできるだけ早くほしい、または期日を設けて依頼したいという場合には、最初の依頼メールにてしっかりとその旨を伝えましょう。 余裕を持った期日であれば「お忙しい中恐縮ではございますが、○月○日までにお送りいただけるとありがたく存じます。」と依頼メールに期日を記載しますが、急な案件の場合は「勝手を申し上げて恐縮ですが」などのクッション言葉や「○月○日の会議で使用したく」と理由を添えたりします。 件名に「【至急】○○のお見積りについてのお願い」とする場合もありますが、これは失礼とする意見もありますので、相手方との関係を考慮して使用する必要があります。

発注する際のメールの書き方は?

見積もりを確認した上で、そのとおり発注する事が決定している場合、上記に記載したように返信メールにてお礼と発注を行うとスムーズです。書式が決まっていれば発注書をPDFなどで添付しますが、メール本文にて発注できる場合もあります。不明な場合は発注前に一度確認のメールを挟むなどして失礼のないようにしましょう。 メールにて発注できる場合は、お礼の言葉を文頭に「つきましては下記のとおり発注させて頂きますので何卒よろしくお願いいたします。」「ご手配のほど、よろしくお願い申し上げます」などとした上で、「商品名」「個数」「納期」「納入場所」「支払方法」など必要な項目を改行しながら見やすく配置します。 項目については、署名欄のように飾り線を用いて上下を区切ったり、「記」「以上」を用いたりするのも良いでしょう。

相手別メールの書き方と注意点とは?

初めて依頼する相手への書き方は?

これまで一度も取引したことのない相手へ見積もり依頼のメールを送る場合は、「平素よりお世話になっております」などのテンプレート文章ではなく「突然のご連絡、大変失礼いたします」「はじめてメールを差し上げます」などの後に自己紹介を添える形の書き出しを使用します。 そして、「この度は貴社ホームページを拝見し」「先日の○○の場にて名刺を交換させて頂き」など、なぜ初めての相手に見積もりを依頼する事になったのかの経緯を加え、「ぜひ貴社と新規取引をさせて頂きたく」と続け、依頼の文章を記載すると良いでしょう。

社内の相手に向けたメールの書き方は?

取引先に送ってもらった見積もりメールや、こちらから送付する発注メールなどを社内で確認してほしい場合の書き方を紹介します。 「○○社見積もりについて確認のお願い」という件名で「お疲れ様です。○○(名前)です。○○社から頂いた見積もりについて、PDFにて添付しました。お忙しい中お手数をおかけしますがご確認お願い致します。」といった内容の依頼メールを送信したり、小規模の会社や部署内であれば印刷して提出しても良いでしょう。 気を付けたいのは、社内メールの場合敬称の付け方や定型文について、社外宛てメールとは違う部分がある事です。また、各会社によっても違う事がありますので、相談できる相手に確認してからメールを送信するようにしましょう。

メールを返信する時の注意点とは?

ここまで、見積もり依頼のメールについて目的別の注意点を紹介しましたが、基本的なビジネスメールの「返信メール」のマナーを知ることで、よりスムーズに取引先とのやりとりができますので、合わせて参考にしてください。

件名の「re:」について

まず、同一案件でのやりとりの最中は件名を変更しない事です。何通かメールを送受信していると「re:re:見積もりのご依頼」といったように、件名の頭に「re:」が付加されていきます。このままでは失礼にあたると思い消してしまったり、新たな件名に書き換える方が多いのですが、基本的には変更せず送ってください。

本文にコピーされる「前回のメール内容」について

また、メールソフトの「返信」ボタンでメールを作成すると、本文内に前回の内容がコピーされていますが、これも消さずに残しておきます。冒頭でもお伝えしましたが、一日にたくさんのメールに対応している方は、何の案件だったか一目でわかる方がありがたいからです。 状況にもよりますが、「見積もり依頼」から「発注」に案件が変わったなどの場合には、新しく件名を書き換えても良いでしょう。

正しいメールの書き方を知って気持ちの良いやりとりをしよう

正しいメールの書き方を知って気持ちの良いやりとりをしよう

「見積もり依頼」というひとつの内容についてもいろいろなマナーや注意点がありました。今回紹介したものは、基本的なビジネスメールのマナーがあったうえでの内容になります。基本を押さえておけば、あらゆる場面で応用がききますので、これを機にビジネスメールについて学ぶのも良いでしょう。

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