見積り依頼メールの書き方と例文｜お礼/初めての相手/返信の注意点

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仕事に置いて何かと必要になってくる「見積もり依頼」に関するメールのやりとり、マニュアルのある会社ならばテンプレートが用意されている事もありますが、先任者がいなかったり自分で事業を立ち上げていたりすると、見積もりメールひとつとっても不安が生まれます。 今回は、見積もり依頼メールの書き方について、目的別・相手別によって詳しく紹介していきます。

ビジネスメールの基本として、タイトル・件名は必須です。特に事務作業を中心とする会社員は毎日たくさんのメールに対応しますので、一目で内容が把握できるような件名を記載する事を忘れないようにしましょう。 今回のような見積もり依頼の場合は、シンプルに「見積もりのお願い」「お見積書送付のお願い」とするのが良いでしょう。「○○に関するお見積りのお願い」と具体的に何の見積もりを出してもらうかを記したり「【ご依頼】見積書作成のお願い」と依頼を強調する事で相手の目に留まりやすいという場合もあります。

上記の件名についてやビジネスメールのマナーをもとに、見積もり依頼メールのテンプレートを紹介します。あくまでテンプレートですので、この後紹介する場面別・相手別の書き方を参考に臨機応変に変更してください。 件名：お見積りのお願い 株式会社○○ ○○部署（係）○○様 いつもお世話になっております。○○商事の○○です。 この度は貴社製品の「○○」の購入を検討しており、下記の内容でお見積りを頂きたく連絡致しました。 ・数量 ・納期 ・わかっていれば決済方法など お忙しい中恐縮ではございますが、○月○日までにお送りいただけるとありがたく存じます。 何卒よろしくお願いいたします。 ＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿ （署名欄） ＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿

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見積もり依頼のメールを送ってから発生する取引先とのやりとりについて、お礼やお断りなどの目的別に紹介していきます。 どの項目でも共通して言える事は、内容をできるだけシンプルにわかりやすくする事です。長々とした文章で読みにくいメールはそれだけで相手に負担となりますので、簡潔にまとめる事を心掛けましょう。

依頼メールを送り、取引先から見積もりが届いた際の「お礼メール」についてです。見積もりに対してこれから社内で検討する場合でも、まずは「お忙しい中、○○についての見積もりを頂き誠にありがとうございました。」とお礼を添え、見積もりを確認した事が相手に伝わるようにしましょう。 依頼していた納期より早くに返信を頂いた場合は、「早々にご対応頂きありがとうございました。」とするのも良いです。 その後「内容を確認し（社内で検討させて頂き）結果について改めて報告させて頂きます。」と続けるか、見積もり内容のとおりに発注する事が決定しているのであれば、「今回のお見積りの通りに発注させて頂きたく存じます。つきましては、発注書を添付いたしますのでご確認のほどよろしくお願いいたします。」と、お礼と発注を一度で行うケースもあります。

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見積もりについて検討した結果断らなければならない場合、見積もりを出して頂いたことに対する感謝を伝えた上で、お断りの文章を記載しましょう。 「弊社にて検討を重ねた結果、費用の面で折り合いがつかず、大変恐縮ですが今回は見送らせていただくことになりました。」と断る理由を記したり、見積もりを作成する時間・手間をかけて頂いた事を考慮し「またご提案をお願いする事があるかと存じますが」「また機会がございましたら」など、次回につながる言葉を入れるのが一般的です。

値引きしてほしいという、言いにくい内容をメールで送る場合には、よりいっそう言葉に配慮していく必要があります。「誠に勝手ではございますが」「大変恐縮ではございますが」などのいわゆるクッション言葉を用いて、値引きを要求するに至った理由について丁寧に伝えましょう。 理由については、自社の状況や業界背景などさまざまあるでしょうが「弊社としては是非貴社より購入したいと考えており」「他社見積もりと同程度（○％）の値引きをご検討いただければ」など「今後もあなたの会社と取引きを続けたい」という気持ちが伝わるような文章だとより柔らかく感じられます。

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