「追記」の意味と使い方｜メールや書類別から見る例文もあわせて紹介

「書き足し」とは「書き足す」の連用形、つまり文章などを付け足して書くことを意味します。「追って書き」という類語もあるように、主に本文を書き終えた後に最初に付け加える文章を指します。

ここでの「上書き」とは、もとからある文章を新しいものに書き換えたり、文字を挿入したりすることを意味します。もう一つの意味としては、封筒やハガキの表面に宛名などを書くことを指す場合もあります。 また、上書きの範囲は一部だけとは限らず、全ての文章を入れ替える場合も同様に使われることを覚えておきましょう。

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本来ならばメールを再送信せずに必要事項だけを伝えられることが望ましいですが、どうしても追記の必要が生じてしまうこともあるでしょう。仕事の取引先などへ追記を再送信する際、どのようなことに気をつけたらいいのでしょうか。 ここでは、メールで追記を再送信する際の注意点について紹介します。

追記の再送信は、内容をシンプルにすることが重要です。最初に送信したメールに主な内容が記されているため、追記事項のみ伝えるようにしましょう。 とくに長文メールの場合は、どこが追記事項なのか分かりにくくなってしまうため、「先程送信したメールの追記事項です」とだけ記入しておくといいでしょう。

メールを再送信までして追記事項を伝えるわけですから、必要ない内容の記入はなるべく避けましょう。相手の時間を取らせないためにも、追記事項の内容は相手にとって有益で読みやすく、短くまとめてあることがポイントです。

以前送信したメールと同じ件名で送信した場合、前と同じ内容だと勘違いされてしまう可能性があるため、追記であることが分かるようにしましょう。 件名の最初に「追記」と書いておくだけで対策でき、相手にも再送信されたメールだとすぐに分かるため、忘れずに記入しましょう。

ビジネスメールで追記する場合は、主に「追記：」のように「追記」の後にコロンを付けてから追記事項を続けて書くようにしましょう。 このようにすると、本文と追記事項が分かれていることが一目瞭然となり、本文は本文、追記は追記として把握しやすくなるメリットがあります。

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「追記」とは、作成した後に言葉や内容を書き足すことを意味します。そのため、本来であれば「追記」を使用せず、はじめからすべての情報記載したものを作成するのが基本です。 特に契約書などは、本来であれば「追記」がない場合の方が内容がわかりやすいため、好ましいとされています。 説明が不十分の場合に注意書きで補足することとは意味が違うことを、しっかり認識しておくことが重要です。

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