二次面接のメールの返信の例文｜辞退/参加/お礼・書き方や注意点

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二次面接の結果がメールで来た場合、返信するとしたら以下のような文面でメールを作成しましょう。ただし、少人数の会社などに応募していて個別でやり取りしている場面でなければ基本的にはメールに返信は不要です。大きな会社で一斉送信されているメールには二次面接に通過しようがしまいがメール送信は考えなくてよいでしょう。

株式会社〇〇 〇〇部　〇〇様 お世話になっております。貴社求人に応募いたしました、〇〇大学〇〇学部　○○です。 この度は、二次面接通過のご連絡をいただき、誠にありがとうございます。また、次回面接の機会をいただけるとのこと、重ねて御礼申し上げます。 それでは、ご指定の〇月〇日〇時に貴社へお伺いさせていただきます。ご多忙のところ恐縮ですが、何卒よろしくお願いいたします (署名)

基本的に、不採用を通知されたメールに返信は必要ありません。採用担当者は不採用の人に興味はなく、テンプレートの一斉メールを送っているだけなので何の感情も生じていません。つまり、返信したとしてもほとんど読まれることがありません。 ただし、「絶対に返信してはいけない」というわけではないです。あなたにとってその企業に対する志望度が非常に高く、二次面接が最終面接であった場合などに「最終選考まで残ったが不採用だった」などの際には、返信してもよいでしょう。 なぜかというと今後、内定者の辞退や追加の求人により採用される可能性があるためです。返信しておくことによって丁寧な印象が残り、後々に繋がる可能性があります。しかし期待しすぎない方がよいでしょう。

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本項では、新卒や中途採用活動での応募者への二次面接に関わる返信メール例文を紹介します。採用活動でのメールは、どうしても伝えたい情報だけ掲載した冷たい印象になりがちなので、採用担当者は注意と工夫をする必要があります。 採用結果に関わらず、応募者への感謝の気持ちや希望に添えなかった方への想いも一文入れておくだけで、相手に与える企業イメージが大きく変わります。

基本的には結果の通知と同時に面接の通知を行いますから、面接があるかどうか改めて通知する必要はありません。以下に応募がきた場合の例文を掲載します。

件名：当社求人へのご応募ありがとうございます ○○　○○様 この度は、当社の採用選考にご応募頂きまして誠にありがとうございます。お送りいただいた書類をもとに社内選考をさせていただきます。 選考には、通常1週間ほど、お時間をいただいております。何卒ご了承ください。尚、選考結果につきましては、合否に関わらずメールもしくはお電話にてご案内いたします。 ご不明点などがございましたら、お気軽にお問い合わせください。 以上、メールにて恐縮ではございますが、取り急ぎご案内申し上げます。 (署名)

件名:一次合格と二次試験のご案内 ○○○○様 　 ○○株式会社　人事部の○○と申します。 先日は、弊社採用いただき、心より感謝申し上げます。先厳正な審査の結果、○○様は一次面接に合格されましたので、二次面接の日程のご案内をいたしました。 なお、ご参加いただける方はメールにて返信いただきますようお願いいたします 。 記 日時：○月○日(○曜日)00：00 場所：弊社1階　総合受付 なお、この日ご都合がつかない場合など、お早めにその旨をご連絡をいただきますようお願いいたします。 (署名)

簡潔に分かりやすく、読み流してしまわれないようなタイトルを心掛けましょう。読み手＝応募者の手を煩わせないように気を配ることも、企業全体の印象が上がります。「自分が応募者だったら」と、同時進行で複数の会社との面接日程の調整をする大変さを想像できれば、配慮すべき点がわかるはずです。

基本的には面接の通知をした際に応募者から返信があるはずですが、こない場合にはどうしたらいいのでしょうか。電話やメールでのやりとりで不明な点や不安な点があれば、すぐに相手に確認することで、誤解や思い違いなどを未然に防ぐことができます。特に応募者が有力な採用候補であった場合には、行き違いを避けたいはずです。 相手に確認してもらう際に、相手に労力をかけたり、時間を取らせてしまう場合には、恐縮している気持ちを伝えるために「〜していただけますでしょうか」など、少しでも印象を和らげるために疑問形の文章を利用するとよいでしょう。