出張報告書の書き方や例文｜所感/目的/研修/展示会・注意点｜期限

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出張報告書の文章そのものは出張先によって大きく異なりますが、会社として共通のテンプレートを作っているところがほとんどです。タイトル、出張期間、出張先、出張者、目的などを書いて、その後に個別の文章を書くことになります。

ワードで出張報告書のテンプレートを作る場合には、どのような書式にすべきでしょうか。文頭に必要な事項を記載できるような表を設けておきます。また、自由な書式にしておけば良いでしょう。もちろん、外形枠を設定しておいて、印刷した時に表形式になるタイプもよく使用されています。いずれにしても、出張報告書を書きやすくすることが大切です。 ワードで作成したテンプレートでも、使いづらいと出張報告書を作成するのが面倒になってしまいます。帰り道でパソコンを使って出張報告書を簡単に作成できるようにしなければなりません。

エクセルで出張報告書を作成する場合のポイントは、長文を書きにくいことです。つまり、できるだけ箇条書きにできるような書き方をしましょう。必要事項のための枠を作成することは、エクセルが得意とするところですから、簡単にできます。箇条書きにすることで、焦点を絞り込むことができます。 ビジネスマンとして書類を作成する機会が多い人は、長い文章でも問題ありませんが、めったに書類を作ることがない人にとっては、出張報告書を作成することを負担に感じしてしまいます。そのような場合は、エクセルで項目を埋めるだけで完了するテンプレートを作成しておきましょう。もちろん、必要に応じて改善していくことが大切です。

パワーポイントは発表会などで使用するソフトですが、出張報告書を作成する場合にも使われています。パワーポイントでは1ページ毎に区切ることになりますから、長い文章ではなく、項目をページで区切るテンプレートがおすすめです。 例えば1ページ目は出張先、目的、メンバーなどを記載します。2ページ目に要点を箇条書きにします。聞いてきたこと、新しくわかったこと、話の中で重要だと感じたポイントを押さえなければなりません。

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仕事をしているといろいろな出張がありますが、帰社してからの出張報告書は重要です。できるだけ早めに作成して提出すべきでしょう。 重要なことは、出張していない人にわかるように記述することがポイントです。会社の代表としての出張です。学んできたことを周りの人に説明することが求められます。そのための手始めとして、出張報告書を作成していると考えましょう。そして、出張の成果はこれからの業務に活かしてください。