出張報告書の書き方や例文｜所感/目的/研修/展示会・注意点｜期限

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仕事をしているといろいろなところに出張することがあるでしょう。もちろん、業務によってその頻度は違いますが、どのような出張報告書を書けばいいかを考えておくことが大切です。 出張報告書は、その出張で自分がどのような役割を果たしたか、どのような成果を上げることができたかを説明する書類です。用件によっては、客先にお詫びに行くケースもあるでしょう。 いずれにしても、出張の前後で何も変わらないはずはありません。上司を始めとするスタッフに、その変わったところを説明しなければなりません。また、その後の作業の進め方も確認することになります。 ただ、数日の出張だけで仕事のやり方をスマートにすることはできません。大げさな出張報告書ではなく、どのような話があったのか、結果はどうなったのかを記載するだけでいいでしょう。その成果は、これからの自分の仕事ぶりにかかっています。

出張報告書を書くことが苦手な人は、何のために書かなければならないかを意識してください。いい文章を書く必要はありませんが、何を書こうとしているかを明確にしなければなりません。 自分だけのことではなく、出張の内容や講師のこと、開催している団体など、いろいろ押さえておくべきことがあります。それだけでも十分な内容になるでしょう。学校の作文とは違います。読み手に何を伝えるかを考えれば良いです。

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まずは、所感や感想にはどのような書き方があるのかを紹介します。もちろん、自分が感じたことですが、ビジネスにおける感想ですから、ある程度客観的な視点を持たなければなりません。主観的な視点を排除するように努めてください。 研修会の出張であれば、その研修で自分が新たに知ることができた点を述べて、それを仕事に活かしてく決意を表明することも良いでしょう。 客先へ出向いて何らかの報告をした場合は、「報告書にて説明を行った、内容について了解をいただいた」など、結果を明確にすることが重要なポイントです。難しいお客であれば言葉遣いにも神経を使いますが、資料をしっかりと作っていれば納得してもらわなければなりません。 もちろん、自分たちが考えているようにお客様が考えてくれるかどうかはわかりません。社内でも気になるでしょうから、その点を明確にするよう心掛けてください。

多くの場合、所感は自分だけの視点になりますが、仕事における出張であれば、企業としてどう取り組むことが重要なのかを考えなければなりません。人の話を聞いて、そこから学ぶことが必ずあります。 技術的なこと、仕事に対する考え方、新しい見識など幅広いでしょう。そのすべてを理解できなかったとしても、これからの仕事に対する見方を変えることができたのであれば、それを所感とすれば良いでしょう。

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出張報告書ではまず目的を記載します。もちろん、自分自身が出張の目的を明確に意識しておくことが前提です。また、出張報告書にポイントを記載することで、1年後に読んだ場合でも理解できる内容となります。それまでの経緯があり、数回の出張となっているなら、その前後も記載することです。 単発の出張報告書であれば、どのようなことを聞くために行ったのか、自分が何かをすることが目的だったのかなど、簡潔かつもれなく記載しなければなりません。研修や展示会などでは、新しい技術や方法などを知ることができたでしょう。 目的は、それらを学ぶことになるでしょう。目的を明確にしない出張はありませんから、出張報告書でもそれを意識しなければなりません。また、目的を記載することは対応する結果も記載することになります。

ただ、人によって目的は違います。同じ出張先であっても視点が違うでしょう。例えば、自分が知っている内容を説明されても、そこから得ることはほとんどありません。しかし、初めて聞く人にとっては覚えきれないほどの知識となることでしょう。 つまり、出張先によって目的が変わるのではなく、出席している人によって変わります。自分が何のために出張しているかを意識していなければ、ただ話を聞いてきただけで終わります。それを防ぐために出張報告を書きます。出張に行く前から出張報告書をイメージしておくと良いでしょう。

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研修の場合の出張報告書は、研修の目的とそれを学ぶことによって、これからの業務がどのようにレベルアップするかを意識してください。もちろん、個人レベルの資質の向上だけではなく、それを帰社してからあなたがグループ内に周知することによって、会社全体のレベルアップを図ることができます。 企業として研修に参加することは、個人の資質向上が目的ではなく、企業の業務全体を向上させるためであることを意識しましょう。出張報告書もその点を記述してください。例文としては「この研修で学んだことを業務に活かして、作業の効率化を図りたいと考える」などです。