出張報告書の書き方や例文｜所感/目的/研修/展示会・注意点｜期限

もちろん、研修の進め方や講師の話し方など、今後、別の人が同じ研修を受けた方がいいかどうかを判断する文章も記載していいでしょう。日常の業務とは別の視点で物事を考えていることが重要です。研修は、自分のレベルアップを図ることが大きな目的ですが、その研修によって職場内のレベルアップを図ることができれば、仕事のやり方を変えることにもつながります。 出張報告書では細かいことを書く必要はなく、聞いてきた話を箇条書きにします。テキストなどを持ち帰っているなら、添付資料として付けておけば良いでしょう。

一度の研修だけですべてが終わるわけではなく、いろいろな種類の研修を受けることが求められるケースもあります。それは、仕事の内容によって変わってきます。ただ、研修で得られたことを出張報告書に記載します。それを一人だけの知識に留めてしまえば、会社が費用を出して出張させる意味がありません。 研修内容を、直接他の人に説明するのではなく、仕事を通じてアドバイスすれば良いでしょう。研修を受けるだけで、すぐに仕事の内容を変えることは難しいですから、意識的にやり方を変える人もいます。

展示会に行った時には、しっかりと出張報告書を作成しなければなりません。もちろん、内容は展示会で見てきたことになりますが、重要なことは自分が何を見るために展示会に行ったのかを意識することです。 そして、その目的が達成されたのかが、出張報告書に明記されていなければなりません。ただ、新入社員にそれを求めるのは酷でしょう。 今回の展示会の見どころや、自社の製品との関連などの説明を受けています。それに対する回答は最低限必要でしょう。中堅社員になれば、展示会で見てきたことをしっかりと出張報告書に記載するだけではなく、これからの社内の業務にどのように活かすかを意識した出張報告書にしましょう。 逆に、そうでなければ中堅社員とは言えません。言われたことだけ、見たままだけを報告するのではなく、そこから見えてくる自社との関係が重要です。

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工場見学の出張報告書は、自社の業務によって異なります。それは工場への視点が違うからです。同じような製品を製造している工場であれば、他社のいいところをしっかり盗むつもりで見学しなければなりませんが、直接の関係がないなら、その工場が業界の中でどのようなポジションにあるのか、工場の品質管理や作業環境への配慮など見るべきところはたくさんあります。 出張報告書にも、いろいろな視点での感想を書いてください。日頃はボーとしていると言われている人でも、社外に出るとしっかりと働くケースは少なくありません。もちろん、工場見学でいいと思った点は社内に持ち帰るとともに、自分の行動を変えて行くことが求められます。業務として工場見学をしているのですから、当然と言えるでしょう。

学会への出張はすべての会社であるわけではなく、一部の研究職の人に限られているでしょう。ただ、同じような研究をしているのであれば、その学会で得られるものは多いでしょう。そのことを明確に出張報告書に記載します。発表から学んだことを社内での研究に応用したり、学会全体の動向を知ったりすることが重要です。 学会への出張は大学とは違いますから、会社として何らかの利益がなければなりません。あなたが新しい知識を入手できたのであれば、出張に行ったかいがあります。そのことを出張報告書に記載しましょう。一つ一つの発表の詳細を書く必要はありません。注目すべきポイントを押さえてください。

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出張報告書で注意しなければならないのは、何のために書いているかを意識することです。自分だけが出張しているとしても、それは他の人の代表として出張しているのであり、見てきたこと、聞いてきたことを他の人に説明する義務があります。それが仕事だからです。 もちろん、自分のレベルアップのために出張するケースもありますが、その場合でも自分が新しい知識を取得することができたと感じていることを、出張報告書に記載しなければなりません。それから基本的な注意点としては、出張先、話を聞いた相手、または話をした相手の氏名、役職などをしっかりと押さえておきましょう。

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出張報告書は、いつまでに提出すればいいのでしょうか。会社として期限を決めているケースはほとんどありません。しかし、あまりにも時間が経ちすぎると、出張に行った当人も内容を忘れてしまいます。常識的に考えれば、出張報告書は出張から帰って数日以内と考えてください。できることなら、帰りの中でパソコンを使って作成するといいでしょう。

出張報告書を提出すると同時に、旅費や交通費の清算をしなければなりません。それぞれの会社で決められた手順にしたがって清算することになります。出張報告書を作成せずに清算だけを素早くしようとすると、上司から指摘されることになります。