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退会届のテンプレート|習い事/ロータリークラブ/町内会・注意点

社会人常識

退会届の出し方や書式、いざ考えてみると「あれ?どうなってんだっけ?どういうのがいんだろう?」となることはありませんか?退会届の出し方は思いのほかシンプルであり、難しいことはありません。人によって取れる手段にも違いがあると思いますが、それらをまとめて紹介します。

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退会届を提出する前に

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退会届を出すにあたり、そこに至るまでに色々な理由があるでしょう。習い事であれば単純に習い事の場に行かなくなった、飽きた、習い事の内容が自分のレベルと遭わなくなった、といったことになります。 他に考えられることとして、人間関係がややこしくなってしまったといった人間関係にかかわるもの、所属している会の理念や理想が自分と合わなくなってしまった、と言った事もあげられます。 いずれにしても、その会や組織から抜けるにあたって、何が自分にとってマイナスだったのか、変えられるものはなかったか、考える必要があります。退会届を提出するのは簡単ですが、短絡的に退会届を書いてしまうと、その後築けたであろう人間関係や未来を失うことになるので、一考を要します。

退会届のテンプレートや例文

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ここでは所属している組織ごとで退会届のテンプレート文を紹介します。書き方に迷った場合、参考になれば幸いです。

習い事

ここでは習い事の退会届のテンプレート文を紹介します。習い事の場合はテンプレートが定まってないことが多く、そのため基本的には柄なしの用紙に茶封筒で十分です。テンプレートが定まっている場合はそれに従います。以下がテンプレート文です。

○○会 御中 私、○○は、誠に勝手ながら、このたび一身上の都合により、○○会を4月1日をもちまして退会させていただきます。 今までお世話になりました。これからも○○会の発展と幸福をお祈りしております。 住所 ○○県○○市○○ 氏名 ○○ 印

ロータリークラブ

ロータリークラブの場合、世界的組織ということもあり、退会届も固い書式が必要と考えがちですが、標準ロータリークラブ定款によると第15条 会員身分の存続第8節 ― 退会を見ていきます。

ロータリークラブ退会規約

第8節 ― 退会。いかなる会員も、本クラブからの退会の申出は書面をもって行い(会長または幹事宛)、理事会によって受理されなければならない。ただし、当該会員の本クラブに対するすべての負債が完済されていることを前提とする。

となっており、書式には特に触れられていません。よって、退会届の書式そのものは習い事のケースと大差ありません。ただし、「全ての負債が完済されていること」とあるように、会費の滞納があればそちらは全て支払ってからとなるので、注意が必要です。

町内会・自治会

町内会や自治会の場合、その会の会長や理事に退会の旨を伝えることで、退会届を渡されるパターンが多いです。その渡された退会届に氏名と判子を押して会長に提出するだけなので、楽と言えます。 ただし町内会や自治会の場合、引き留めということも地域によってはあります。脱退によるデメリットを話し、場合によっては村八分などの脅迫に近い引き留めをします。例として、ゴミ出しを認めない、祭りの参加を認めない、災害の備蓄食料の配布の優先度が下がるといった事があげられます。ただしこれらの脅迫を受けた場合、最寄の法務局に相談できます。

ライオンズクラブ

ライオンズクラブの場合も、世界的組織ではありますが、退会届の書式は決まっていません。 ただし、所属している地区によっては退会届のフォーマットが決まっている場合もあるので、確認が必要です。退会に関しての規則は「ライオンズクラブ国際協会標準版ライオンズクラブ会則及び付則2017~2018 年度」付則第1条 - 会員4項 - 退会の項において次のように記述されています。

ライオンズクラブ会則

第 4 項 退会。いかなる会員もクラブから退会することができ、退会は、理事会がそれ を認めた時に有効となる。ただし、その会員が未納金をすべて支払い、クラブ資金及び 財産をクラブに返却するまで、理事会は退会の承認を保留することができる。本クラブ 及び協会の「ライオンズ」という名称、紋章、その他の標識を使用するすべての権利 は、会員籍が取り消された時点で消滅する。

このようになっています。ただし、ロータリークラブと同じように未納の会費を全て支払う必要があります。

PTA

PTAの場合は退会届の例文は以下のようになります。 PTA退会届 日付 ○○小学校PTA会長 様 退会理由(一身上の都合、といった書き方で十分です) 子供のクラスと名前 自分の名前 退会届の書面に書くのはこれで必要十分といえますが、PTAの場合は提出にあたり、上で書いた自治会のパターンとも似通いますが、脅迫のような引き留めに遭うこともあります。しかしながらPTAはあくまで任意団体であり、加入も退会も自由です。文部科学省も教育委員会に向けて、PTAは任意団体である、という旨の文書も発行しています。 現実問題として、意識の進展が見えにくいPTA内部では、「自分たちのところは違う、特別」「そんな法律でもあるのか」「子供がいじめられてもいいのか」と言われることもあります。退会届を出す前にそのあたりの実情も酌む必要もあります。

サークル

サークルは大学のサークルから、町内のスポーツ同好会やSNS上から発展したサークルまで色々です。基本的には固い組織ではないので、退会届のフォーマットは習い事のケースと同じような書式で大丈夫です。場合によっては口頭でも大丈夫ですが、より確実性を持たせるためには退会届のような書面が望ましいです。

退会届の書き方や注意点

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退会届を出すとは言っても、一度はお世話になった組織です。退会したらその会の人とも絶対に会わないと言うなら話は別ですが、引越しによる退会でもない限りどこかで顔を合わせることがほとんどです。その際に気まずくなったりしないように、きれいに退会届を出しましょう。

理由

退会届を出すにあたりネックになるのが退会理由です。しかしながら基本的には「一身上の理由」で全て足ります。というより後に気まずくならないためにも余計なことは書かないほうが懸命といえます。所属してた会の人間全員と不仲であってもです。 それ以外で書くとするならば、「引越しにより」ぐらいになります。本当に転居する場合にしか使えませんが、本人に責のない、やむを得ない理由ですのできれいに済む理由といえます。 また退会届のフォーマットによっては退会理由をチェックマーク方式で書く場合もあります。この場合は該当するもの全てにチェックマークをつけたほうが望ましく、その後の組織運営の参考にもなるでしょう。

封筒

一般的にはコンビニなどで売られている茶封筒で十分です。表に「退会届」という文字は必ず書きましょう。書く際は太めのマジックもしくは筆ペンだと綺麗に見えます。ボールペンでは文字が見えにくく、よほど字が綺麗でないと汚い印象のほうが強くなってしまいます。 縦書きか横書きかですが、綺麗に見えるのは縦書きです。しかし縦書きだと書くスペースが大きい分バランスが取りにくいという欠点がありますので、綺麗にバランスをとって書く自身がなければ横書きでもOKです。

メール

退会するときにこそ誠意が見える場面ですので、基本的には手書きが望ましいです。しかしながら「仕事が多忙で手が離せない」といった理由によりやむなくメールになる場合もあります。メールだと冷たく感じる場合もありますので、退会理由を書いた次の行に、「会の発展をお祈りしております」といった一言を付け加えましょう。

手紙

手紙を送る場合、先ほど書いた退会届プラス茶封筒という形式になるでしょう。提出先がメールもしくはPC慣れしていないと予想される場合はこちらでの提出が確実です。 手紙の場合、内容証明郵便という手段をとることができます。退会を認めてくれない相手のときに「手紙を出し、さらにその内容の証明」を公的に行ってくれるので、より確実な退会を行うことができます。

退会届のおすすめの書式

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ワード

ワードで退会届を提出する場合、以下のサイトが詳しいです。

エクセル

エクセルの場合、大きな書き込み枠も作れますので、綺麗にまとまりやすいという利点があります。以下のサイトから入手できます。

引き留められた場合

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退会をするにあたって、引き留められるケースもあります。所属している会の中で提出者自身が重要なポジションであるとか、ムードメーカーであるとか、といったことから、自治会やPTAなどで見られる「村八分にする」といった脅迫のようなものまで色々です。 しかし、退会届を出すまでに至った自分自身の都合や理由もあるはずなので、しっかりと自分の意思を持ち、それでいて後を濁さないよう行動を貫く意思が必要になります。

退会届の受理がされない場合

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退会届を受け取る側が引き留めたいとして、強硬手段のひとつに「退会届を受理しない」といったことがあります。しかしこれは本来は不可能で、入会する際の規約に「書面での解約通知をもって退会とする」といった文面が盛り込まれている場合がほとんどです。 受理させるために、形に残るメールでの送信、内容証明郵便の併用、それでも受理されない場合は弁護士を立てることを事前通知の上、弁護士を立てることも有効です。

退会届は何も難しくありません。立派な権利です。

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以上のことから、退会届を提出する側が不利なことはほぼなく、また不利なことがあってはいけないということです。もちろん、人と人とのつながりから成り立っている以上、ある程度の筋を通す、ということは必要ですが、それも難しいことを要求しているわけではありません。 この記事を読んだことをきっかけに、退会の一歩を、新たな人生の一歩を踏み出せることをお祈りしております。

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