退会届のテンプレート｜習い事/ロータリークラブ/町内会・注意点

サークルは大学のサークルから、町内のスポーツ同好会やSNS上から発展したサークルまで色々です。基本的には固い組織ではないので、退会届のフォーマットは習い事のケースと同じような書式で大丈夫です。場合によっては口頭でも大丈夫ですが、より確実性を持たせるためには退会届のような書面が望ましいです。

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退会届を出すとは言っても、一度はお世話になった組織です。退会したらその会の人とも絶対に会わないと言うなら話は別ですが、引越しによる退会でもない限りどこかで顔を合わせることがほとんどです。その際に気まずくなったりしないように、きれいに退会届を出しましょう。

退会届を出すにあたりネックになるのが退会理由です。しかしながら基本的には「一身上の理由」で全て足ります。というより後に気まずくならないためにも余計なことは書かないほうが賢明といえます。所属してた会の人間全員と不仲であってもです。 それ以外で書くとするならば、「引越しにより」ぐらいになります。本当に転居する場合にしか使えませんが、本人に責のない、やむを得ない理由ですのできれいに済む理由といえます。 また退会届のフォーマットによっては退会理由をチェックマーク方式で書く場合もあります。この場合は該当するもの全てにチェックマークをつけたほうが望ましく、その後の組織運営の参考にもなるでしょう。

一般的にはコンビニなどで売られている茶封筒で十分です。表に「退会届」という文字は必ず書きましょう。書く際は太めのマジックもしくは筆ペンだと綺麗に見えます。ボールペンでは文字が見えにくく、よほど字が綺麗でないと汚い印象のほうが強くなってしまいます。 縦書きか横書きかですが、綺麗に見えるのは縦書きです。しかし縦書きだと書くスペースが大きい分バランスが取りにくいという欠点がありますので、綺麗にバランスをとって書く自身がなければ横書きでもOKです。

退会するときにこそ誠意が見える場面ですので、基本的には手書きが望ましいです。しかしながら「仕事が多忙で手が離せない」といった理由によりやむなくメールになる場合もあります。メールだと冷たく感じる場合もありますので、退会理由を書いた次の行に、「会の発展をお祈りしております」といった一言を付け加えましょう。

手紙を送る場合、先ほど書いた退会届プラス茶封筒という形式になるでしょう。提出先がメールもしくはPC慣れしていないと予想される場合はこちらでの提出が確実です。 手紙の場合、内容証明郵便という手段をとることができます。退会を認めてくれない相手のときに「手紙を出し、さらにその内容の証明」を公的に行ってくれるので、より確実な退会を行うことができます。

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ワードで退会届を提出する場合、以下のサイトが詳しいです。

エクセルの場合、大きな書き込み枠も作れますので、綺麗にまとまりやすいという利点があります。以下のサイトから入手できます。