打ち合わせのメールの例文｜日程/依頼/案内・書き方や注意点・返信

打ち合わせのアポイントを取る際に気を付けるポイントは、こちらの都合ばかりを押し付けずに、あくまでも相手の都合に合わせるという姿勢をメールに表すことです。また、相手の手間を最小限にするため、メールのやり取りが少なく済むように工夫することも必要です。 「打ち合わせ可能なお日にちはありますか」といった抽象的な文章だけを送信するのではなく、あらかじめこちらの打ち合わせ可能な候補日を3～4日記載し、相手に都合の良い日を選んでもらうことで調整がスムーズになります。

打ち合わせの延期など日程変更をお願いしなければならない場合は、まずは相手にきちんとお詫びの気持ちを伝えます。そして、変更しなければいけなくなった理由を伝えます。 その後は、日程調整のメールで送ったように変更希望の候補日を3～4日挙げ、先方の都合を伺い改めて日程の再設定を行うようにしましょう。

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相手から打ち合わせの依頼メールを受け取った場合、連絡をいただいたことやこれから打ち合わせの時間をいただくことに対し、しっかりとお礼を伝えましょう。 例） 「お忙しいところご連絡いただきまして、誠にありがとうございます。 また、貴重なお時間を頂戴しますこと、併せて感謝申し上げます。」

打ち合わせ依頼に対し、いただいた日程で問題ない場合はまずはその旨を伝えます。 例） 「ご提案いただいた日程で問題ありません。」 「ご提案いただいた〇月〇日13時～でお願いいたします。」 そして、双方の認識があっているか確認するためにも、今一度日時や場所について記載することで意思の疎通を図ります。その場合は返信機能を上手に使うとよいでしょう。

打ち合わせの依頼を相手から受け取った場合は、できるだけ早く返信することを心がけましょう。スケジュールの確保を早く行うことで相手の負担を減らすことができます。またすばやい返信はスムーズなやりとりに繋がり、相手へ安心感を与え「仕事が早い」という印象に繋がっていきます。 ただ、状況によってはすぐに日程の返信をできない場合もありますので、その場合はまずすぐに返信できない旨を伝え、いつまでに改めて連絡するといった内容のメールを送信するのが礼儀です。また。メールをくれた相手へ感謝の言葉を忘れずに伝えましょう。

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ビジネスシーンでは欠かせない打ち合わせメールの書き方や注意点についてお伝えしましたが、いかがでしたか。打ち合わせ依頼や日程調整をスムーズに行うことで、相手からの印象もプラスの方向に変わっていきます。 また、今後の打ち合わせを気持ちよく行うためにも、こちらだけの都合を押し付けるのではなく相手に対しての配慮を持つことが大切です。