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打ち合わせのメールの例文|日程/依頼/案内・書き方や注意点・返信

初回公開日:2017年11月20日

更新日:2020年05月30日

記載されている内容は2017年11月20日時点のものです。現在の情報と異なる可能性がありますので、ご了承ください。

また、記事に記載されている情報は自己責任でご活用いただき、本記事の内容に関する事項については、専門家等に相談するようにしてください。

メール

社内外問わずビジネスシーンで欠かせないのが、打ち合わせのアポイントや日程調整に関するメールのやり取りです。今回は打ち合わせのメールで、こちらからメールを送信する場合と相手に返信する場合での書き方や具体的な例文をそれぞれご紹介します。

打ち合わせのメールの書き方や注意点

ビジネスシーンでは社内外問わず、打ち合わせのアポイント依頼や日程調整など、打ち合わせを行うために必要なメールのやり取りをすることは珍しくありません。 こちらからメールを送信する場合や、また相手から来たメールに返信する場合にスムーズなやり取りをするためのメールの書き方や注意点についてご紹介します。

件名

日々何十、何百通ものメールを受信しているビジネスマンも多く、メールの件名はまずは相手にメールを開いてもらうためにも重要なものになります。わかりにくい件名、長すぎる件名はメールを開いてもらえないこともありますので、簡潔にわかりやすい情報を盛り込む必要があります。 例) 「11/20(水)〇〇プロジェクトの打ち合わせのご連絡」 「3月 〇〇進捗報告会議の打ち合わせ日程のご相談」 メールを受け取った相手が、件名を見ただけでメールにどのような内容が書かれているのかを想像できる件名をつけることが大切です。メールの件名を見て優先順位をつけやすくなるので、その後のやり取りがスムーズに進みやすくなります。 「いつ」「用件」「どうしてほしいのか」をできるだけ端的にかつ具体的に書くことで、メールを受信した相手が返信しやすくなるでしょう。

宛名

社内でのメールの場合で宛名を書く際、一般的には「部署名+役職名+氏名+敬称」となります。 例) 「ITソリューション部 部長 佐藤(様)さん」 「ITソリューション部 佐藤さん」 「ITソリューション部 佐藤部長」 ただし、「ITソリューション部 佐藤部長様」のように、役職(部長など)+敬称(様)を続けて書くのはNGです。役職自体に敬称の意味があり敬称が続くことになるので注意しましょう。 社外メールの場合、「会社名+部署名+役職名+氏名+敬称」と宛名を書くのが一般的です。会社名や部署名、氏名は省略せずにきちんとした名称やフルネームを用いることで丁寧な印象を与えることができます。 例) 「株式会社〇△ IT推進部課長 山本太郎様」 また、2~3人程度の複数人にメールを送信する場合は役職の高い順番に宛名を書きます。 例) 「株式会社〇△ 山本様、青木様、山田様」

締め

打ち合わせの調整メールを送信した場合、日程を決めるために相手に返信を求めることになりますので、返信をお願いする形でメールを締めるとよいでしょう。 例) 「お手数ですがお返事をいただけますようお願いいたします。」 「お手数ですがご都合をお知らせいただけますようお願いいたします。」 「お忙しいところ恐縮ですが、ご連絡をいただきますようお願いいたします。」 上記のように、「お手数ですが」や「恐縮ですが」という文言を入れることで、相手への気遣いを表すのが一般的です。

欠席

打ち合わせに欠席せざるを得ない場合に送信するメールは、相手との今後の関係にも影響するので気を遣うという方も少なくないのではないでしょうか。メールを送信する際は、断る明確な意思や打ち合わせに参加できない理由、また打ち合わせの時間をいただいていたことに対する感謝を伝えます。 また別の日程で再度打ち合わせを設定する場合は、改めていつ頃連絡するかを書き添えるとよいでしょう。

ビジネスでの打ち合わせのメールの例文

依頼

ビジネスシーンではメールを使って打ち合わせの依頼をする機会は少なくありません。メールで依頼する場合には、こちら側の都合だけを押し付けるのではなく、相手のスケジュールに寄り添うような対応をすることが大切です。 また、日程調整に何度もメールでやり取りすることは忙しいビジネスパーソンには負担になります。簡潔でスムーズにやり取りができるとよいでしょう。

日程

打ち合わせの日程調整をメールで打診するタイミングは、1~2週間前がスケジュールが立てやすくベストな時期と言われています。その際、「都合の良い日はありますか」のような抽象的なメールや、「6月10日14時~でいかがでしょう」といったこちらの都合を押し付けるようなメールは相手の負担になりかねません。 打ち合わせ可能な候補日を3~4日記載し相手に選んでもらえるようなメールを送ることで、相手がスムーズに返信しやすいような気配りをすることが大切です。また、打ち合わせにかかる時間を記載することで、相手がより具体的にスケジュール確認しやすくなります。 例) 「×××の打ち合わせの件でお時間を頂戴したく、ご連絡いたしました。 下記日時でご都合いかがでしょうか。 <候補日程> ・〇月〇日 〇時~〇時 ・〇月〇日 〇時~〇時 ・〇月〇日 〇時~〇時 なお、打ち合わせ時間は1時間程度を予定しております。 上記のご都合が悪い場合は遠慮なくお知らせくださいませ。 また、誠に勝手ではございますが、日程の関係上〇月〇日までにご返信いただけますようお願い申し上げます。 何卒、よろしくお願いいたします。」

案内

打ち合わせ決定の旨をメールでご案内する場合は、決定事項を明確に記載しましょう。 例1) ・日程:10月16日(水)午前11時~12時 ・場所:弊社第2会議室(5F) 例2) ・日程:10月16日(水)13:30~14:30 ・場所:弊社2F 第一会議室 ・打ち合わせ内容・〇〇カタログ製作について 冒頭で「打ち合わせの日程のご調整ありがとうございます。」といった感謝の意を示すことで丁寧な印象になります。また「ご不明点がございましたら、ご連絡ください。」や「ご多忙のところ恐縮ですが、よろしくお願いいたします。」などを添えて締めくくります。

アポイント

打ち合わせのアポイントを取る際に気を付けるポイントは、こちらの都合ばかりを押し付けずに、あくまでも相手の都合に合わせるという姿勢をメールに表すことです。また、相手の手間を最小限にするため、メールのやり取りが少なく済むように工夫することも必要です。 「打ち合わせ可能なお日にちはありますか」といった抽象的な文章だけを送信するのではなく、あらかじめこちらの打ち合わせ可能な候補日を3~4日記載し、相手に都合の良い日を選んでもらうことで調整がスムーズになります。

延期

打ち合わせの延期など日程変更をお願いしなければならない場合は、まずは相手にきちんとお詫びの気持ちを伝えます。そして、変更しなければいけなくなった理由を伝えます。 その後は、日程調整のメールで送ったように変更希望の候補日を3~4日挙げ、先方の都合を伺い改めて日程の再設定を行うようにしましょう。

打ち合わせのメールの返信の書き方や注意点

お礼

相手から打ち合わせの依頼メールを受け取った場合、連絡をいただいたことやこれから打ち合わせの時間をいただくことに対し、しっかりとお礼を伝えましょう。 例) 「お忙しいところご連絡いただきまして、誠にありがとうございます。 また、貴重なお時間を頂戴しますこと、併せて感謝申し上げます。」

日程

打ち合わせ依頼に対し、いただいた日程で問題ない場合はまずはその旨を伝えます。 例) 「ご提案いただいた日程で問題ありません。」 「ご提案いただいた〇月〇日13時~でお願いいたします。」 そして、双方の認識があっているか確認するためにも、今一度日時や場所について記載することで意思の疎通を図ります。その場合は返信機能を上手に使うとよいでしょう。

タイミング

打ち合わせの依頼を相手から受け取った場合は、できるだけ早く返信することを心がけましょう。スケジュールの確保を早く行うことで相手の負担を減らすことができます。またすばやい返信はスムーズなやりとりに繋がり、相手へ安心感を与え「仕事が早い」という印象に繋がっていきます。 ただ、状況によってはすぐに日程の返信をできない場合もありますので、その場合はまずすぐに返信できない旨を伝え、いつまでに改めて連絡するといった内容のメールを送信するのが礼儀です。また。メールをくれた相手へ感謝の言葉を忘れずに伝えましょう。

打ち合わせメールは相手への配慮が大切!

ビジネスシーンでは欠かせない打ち合わせメールの書き方や注意点についてお伝えしましたが、いかがでしたか。打ち合わせ依頼や日程調整をスムーズに行うことで、相手からの印象もプラスの方向に変わっていきます。 また、今後の打ち合わせを気持ちよく行うためにも、こちらだけの都合を押し付けるのではなく相手に対しての配慮を持つことが大切です。

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