打ち合わせのメールの例文｜日程/依頼/案内・書き方や注意点・返信

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ビジネスシーンでは社内外問わず、打ち合わせのアポイント依頼や日程調整など、打ち合わせを行うために必要なメールのやり取りをすることは珍しくありません。 こちらからメールを送信する場合や、また相手から来たメールに返信する場合にスムーズなやり取りをするためのメールの書き方や注意点についてご紹介します。

日々何十、何百通ものメールを受信しているビジネスマンも多く、メールの件名はまずは相手にメールを開いてもらうためにも重要なものになります。わかりにくい件名、長すぎる件名はメールを開いてもらえないこともありますので、簡潔にわかりやすい情報を盛り込む必要があります。 例） 「11/20（水）〇〇プロジェクトの打ち合わせのご連絡」 「3月 〇〇進捗報告会議の打ち合わせ日程のご相談」 メールを受け取った相手が、件名を見ただけでメールにどのような内容が書かれているのかを想像できる件名をつけることが大切です。メールの件名を見て優先順位をつけやすくなるので、その後のやり取りがスムーズに進みやすくなります。 「いつ」「用件」「どうしてほしいのか」をできるだけ端的にかつ具体的に書くことで、メールを受信した相手が返信しやすくなるでしょう。

社内でのメールの場合で宛名を書く際、一般的には「部署名+役職名+氏名+敬称」となります。 例） 「ITソリューション部　部長　佐藤（様）さん」 「ITソリューション部　佐藤さん」 「ITソリューション部　佐藤部長」 ただし、「ITソリューション部　佐藤部長様」のように、役職（部長など）＋敬称（様）を続けて書くのはNGです。役職自体に敬称の意味があり敬称が続くことになるので注意しましょう。 社外メールの場合、「会社名＋部署名+役職名+氏名+敬称」と宛名を書くのが一般的です。会社名や部署名、氏名は省略せずにきちんとした名称やフルネームを用いることで丁寧な印象を与えることができます。 例） 「株式会社〇△ IT推進部課長 山本太郎様」 また、2～3人程度の複数人にメールを送信する場合は役職の高い順番に宛名を書きます。 例） 「株式会社〇△ 山本様、青木様、山田様」

打ち合わせの調整メールを送信した場合、日程を決めるために相手に返信を求めることになりますので、返信をお願いする形でメールを締めるとよいでしょう。 例） 「お手数ですがお返事をいただけますようお願いいたします。」 「お手数ですがご都合をお知らせいただけますようお願いいたします。」 「お忙しいところ恐縮ですが、ご連絡をいただきますようお願いいたします。」 上記のように、「お手数ですが」や「恐縮ですが」という文言を入れることで、相手への気遣いを表すのが一般的です。

打ち合わせに欠席せざるを得ない場合に送信するメールは、相手との今後の関係にも影響するので気を遣うという方も少なくないのではないでしょうか。メールを送信する際は、断る明確な意思や打ち合わせに参加できない理由、また打ち合わせの時間をいただいていたことに対する感謝を伝えます。 また別の日程で再度打ち合わせを設定する場合は、改めていつ頃連絡するかを書き添えるとよいでしょう。

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ビジネスシーンではメールを使って打ち合わせの依頼をする機会は少なくありません。メールで依頼する場合には、こちら側の都合だけを押し付けるのではなく、相手のスケジュールに寄り添うような対応をすることが大切です。 また、日程調整に何度もメールでやり取りすることは忙しいビジネスパーソンには負担になります。簡潔でスムーズにやり取りができるとよいでしょう。

打ち合わせの日程調整をメールで打診するタイミングは、1～2週間前がスケジュールが立てやすくベストな時期と言われています。その際、「都合の良い日はありますか」のような抽象的なメールや、「6月10日14時～でいかがでしょう」といったこちらの都合を押し付けるようなメールは相手の負担になりかねません。 打ち合わせ可能な候補日を3～4日記載し相手に選んでもらえるようなメールを送ることで、相手がスムーズに返信しやすいような気配りをすることが大切です。また、打ち合わせにかかる時間を記載することで、相手がより具体的にスケジュール確認しやすくなります。 例） 「×××の打ち合わせの件でお時間を頂戴したく、ご連絡いたしました。 下記日時でご都合いかがでしょうか。 ＜候補日程＞ ・〇月〇日　〇時～〇時 ・〇月〇日　〇時～〇時 ・〇月〇日　〇時～〇時 なお、打ち合わせ時間は1時間程度を予定しております。 上記のご都合が悪い場合は遠慮なくお知らせくださいませ。 また、誠に勝手ではございますが、日程の関係上〇月〇日までにご返信いただけますようお願い申し上げます。 何卒、よろしくお願いいたします。」

打ち合わせ決定の旨をメールでご案内する場合は、決定事項を明確に記載しましょう。 例1） ・日程：10月16日（水）午前11時～12時 ・場所：弊社第2会議室（5F） 例2） ・日程：10月16日（水）13:30～14:30 ・場所：弊社2F　第一会議室 ・打ち合わせ内容・〇〇カタログ製作について 冒頭で「打ち合わせの日程のご調整ありがとうございます。」といった感謝の意を示すことで丁寧な印象になります。また「ご不明点がございましたら、ご連絡ください。」や「ご多忙のところ恐縮ですが、よろしくお願いいたします。」などを添えて締めくくります。