案内状やメールでの「記」と「以上」の使い方や例文・敬具

今まではビジネス文書の内容について、「記」と「以上」を紹介して参りましたが、ビジネス文書にまではならないけれど似たような使い方をする場面というのは、メールの方が圧倒的に多くなります。その場合、ビジネス文書のように「記」と「以上」を用いても良いのでしょうか。

結論から申しますと、メール文書の場合は今まで説明した「記書き」や「以上」のルールが異なるので使えなくなります。まず、メールの場合は左揃えが基本なので、真ん中に記書きができません。その時点で同じような使い方は不可能です。 また、メール文書の場合は背景などの前書きを用いると、むしろ回りくどいと見られる傾向にありますので、同じような内容だったとしても文書の書き方は変わってきます。このため、記書きをしたい場合は別の方法で強調することを心がけてください。

本題を強調するときに便利記書きと以上でしたが、それが不可能となった場合は別の方法が必要となります。そのやり方の基本が仕切り線です。その仕切り線は特別なテクニックは不要で記号のマイナスを用いて区切るような形にするだけで問題ありません。 あくまでわかりやすくすることがポイントなので、仕切り線ではなく「■」などの別記号でもいいでしょう。本題は文書の記書きと同じように箇条書きにしましょう。見やすい形にすれば問題はありません。

記書きの場合は「以上」と最後に記載するだけで問題ありませんが、ビジネスメールの場合は「以上」のみの記載は失礼であると思われる確率が高いです。使い方としてはメールの終わりを示す印になるので問題ありませんが、メールの文書となると冷たい印象を持たれる傾向にあるのでこれだけでの運用は危険です。 必ず「以上、よろしくお願いいたします」とか「以上、ご回答のほどよろしくお願いいたします」とか「以上、取り急ぎご報告まで」といったフレーズを追加してください。このフレーズを追加することで文末の結びも礼節を重んじたものという印象に変わります。 たかが小さなメールの一印象ではありますが、ビジネスメールの基本は礼に始まって礼に終わることですので、必須となる事柄と理解して行動してください。こちらもある程度はパターン化されているので難易度は低いです。使いながら慣れましょう。

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新入社員の方々は、記書きと以上が入った公式の書類を作成することは少ないでしょう。会社によっては文書で保管することが少ない故に、このタイプの書類に関わったことがない人もいます。 しかし、メール文書でこの記書きに似たような書き方をする場面は非常にたくさんありますので、書き方のひとつとして覚えておくことは非常に重要になります。 状況次第で使うようになるテクニックではなく、メールでも高頻度で使うテクニックとなりますので、ある程度慣れておくことも重要になります。 特に、新入社員に幹事をさせるような会社の場合は、飲み会の案内などにもいきなり使うことになるテクニックとなってしまいますので、学生のうちに覚えておくと楽ができること間違いなしです。