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案内状やメールでの「記」と「以上」の使い方や例文・敬具

更新日：2024年03月18日

記書きや以上を使うテクニックは、ビジネス文書を作る上で大切ですが、この形式にももちろんルールというものは存在するので、ルール外の行動をするのはNGとなります。そこで、今回はこの記書きと以上を使った文書について詳しく解説していきます。

拝啓と敬具の意味を理解すれば、「記」と「以上」を間違えて使うことはなくなります。この拝啓の意味はもともと「敬って申し上げる」となっているので、ビジネス文書や手紙の挨拶の冒頭に用いられるものであり、敬具は敬って添え申しますという結びの言葉となっています。また、拝啓の場合は改行はしないで1文字だけスペースを設けて書き出しますので、その部分でも大きく意味が違うでしょう。

記と以上の意味を知る

この記と以上という言葉はわかりやすく文字を追記すると、記(ここから本題がスタート)で以上(ここで文章は終了)となります。はっきり言ってしまうと、内容だけを伝えたいのならこの本題だけを最初から伝えてしまえば終了です。しかし、ビジネス文書は最初の文書に必ず時候の挨拶などが盛り込まれるので前置きが長くなってしまいます。そのため、どこからが本題なのかがそのままだとわかりにくい状態です。それを避けるためにもこの「記」と「以上」を設けるようになります。最初から時候の挨拶などをしなければ良いというツッコミはなしです。ビジネス文書とはこういうものなのだと納得するしかありません。

わかりやすい表があれば不要？

これは非常に微妙です。たとえば、どこかの画像やグラフ、そして表をコピーしてきて貼り付けをした場合、それに「記」と「以上」をつけるのかどうかは結論が出ていません。十人十色の意見が飛び交っていて、かなりあやふやです。どのようにしたらいいのか人によって意見が異なる部分でもありますので、悩んでいる場合は上司に相談した方がいい案件でしょう。自分たちが納得したところで、その文書を取り扱う人や確認する人が不快に思ってしまったらアウトとなります。表やグラフや画像などを用いる時に記や以上という表現をどうしたらいいのかを確認し、上司が思うところがあるのならそれに従うようにしてください。

記書きに以上はなしでも良いのか

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記書きのNG行為のひとつが以上を書かないというケースです。これだけは絶対にしてはいけません。以上という表現は、ここで本題が終わっているという証でもありますので、記書きがあるのに以上という記載が無いと、文書を受け取った側は「2枚目があるのかな」と勘違いしてしまいます。人によっては確認の電話がかかってくるでしょう。相手に余計な心配をさせることや不安を与えること、そして確認の電話をさせると行った手間をかけさせることはビジネス的には大きなマイナスなので、それだけは止めてください。

記と以上を使った場合追記は可能か

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記と以上を使った文書によっては追記や追伸といった付記を最後に書き加える人もいるでしょう。これは問題ない使い方なのでしょうか。答えは、公式の文書の場合は絶対にやってはいけません。追記がというよりも付記そのものが公式文書では行ってはいけないことになります。日常的なやりとりをするような文書であった場合は「なお～」という追記の仕方をすれば問題ないので、文書の重要度によって変わると判断してください。記録として保管するような公式文書には使えないと考えましょう。

委任状での記と以上の使い方

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実際に公式な文書でどのように記書きや以上を使っているのかは、委任状を見るのが一番手っ取り早いでしょう。ネットで検索すると見本がいくらでも入手可能となっています。たとえば、何らかの代理人と定める委任状の場合、代理人の住所や氏名を記載して「私は上記のものを代理人として定め、下記の権限を委任いたします」といった文書を記載し、その下に記書きを行いましょう。中身はシンプルに「1.○○証明書の交付に関すること」など、箇条書きでまとめていきましょう。その後は記載した日付や委任者の住所や氏名を記載できるスペースを設けて終了です。委任状における記書きと以上の使い方は、「下記の権限を委任します」という記載の後に本題として設けてください。そこが本題になりますので、委任内容を詳細に記しましょう。

覚書での記と以上の使い方

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ビジネス文書として活用されることの多い覚書の場合には、この記書きと以上を用いることが多いです。もともと覚書は当事者間で合意事項まで記載される書類であり、法的な書類と同等の効力を持つので書類の重要度はかなり高いです。この場合にも記書きと以上の意味は同じであり、本題、つまり合意した事項を箇条書きにして記載していくことになるでしょう。この記書きへの移り方としては「下記の件についてのみ例外を認めることとし、覚書を作成する」といった文字から始まります。