案内状やメールでの「記」と「以上」の使い方や例文・敬具

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案内状やメール文書で記と以上を使うシーンはよくありますが、実はルールが存在いたしますので、ルールを無視した使い方をしてしまうと相手から失笑をもらってしまいます。それでは、具体的にどのような使い方をすればいいのかをまずはお勉強しましょう。

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基本的に「記」と「以上」の文字の大きさについては注意されることがほとんどありません。文書に使われる文字サイズよりも多少大きくするだけで十分です。 実際に、文字サイズよりも配置する位置や使い方のほうに注目されますので、文字のサイズについてはそこまで神経質になる必要はありません。

「記」と「以上」を使う場合に絶対に覚えておいてもらいたいのが配置する位置です。拝啓と敬具と似たような使われ方をされますが、配置は異なります。拝啓は一番左端に記載されますが、記は必ず中央揃えにしてください。その後は一行空けて箇条書きをしていきます。 必要事項を記載し終わった後は、一行空けて右端に以上と記載しましょう。最近のWordでは「敬具」や「記」と入力すると自動的に配置を調節してくれますので、そちらを参考にするといいでしょう。 ちょっとした細かいことになりますが、「以上」の場合は「以○上」とあえてスペースを設けた方が見栄えは良くなります。

会社名や氏名といった署名の位置は右揃えにしますので、以上の部分と位置合わせをしましょう。 ただし、会社名＋改行＋役職＋氏名といった順番は守る必要がありますし、会社名や役職によっては非常に長い文章になってしまいますので、文字サイズは整えてください。役職名を小さくすることが基本となっています。

それ以外のルールについて解説いたします。この「記」と「以上」という書き方は、記書きと呼びますが、1枚の書類の中にすべてを盛り込むことができるように文書を作ってください。 複数枚になってしまう場合は「記」と「以上」は使えません。必ず文書が1ページで終わる場合にのみ使用しましょう。 また、記と書いた後は一行空けたほうが見栄えが良くなりますし、以上で締めたい場合も一行空けたほうが見た目は整います。このように一行空けの工夫も必須となります。

「記」と「以上」を用いた例文を実際に作っていきましょう。基本は箇条書きとなりますので、そのルールを守っていただければOKとなります。 記(中央揃え) 発送商品 1.△△2台 2.××3台 3.■■1台 同封書類 1.納品書1通 2.受領書1通 3.説明書1式 以上(右端） このように記載すれば問題ありません。「記」と「以上」は使い勝手はよいためお客様とのやりとりが多く郵送することも多いという方はよく使われる形となります。営業マンの方々は駆使している人も多いです。

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拝啓と敬具という表現は日本でもだいぶ一般的なものとなっていますが、記や以上を用いる場合どのように使い分ければ良いのか、考えていきましょう。