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ビジネスメールの宛名の書き方のマナー|複数連名/役職/会社

メール

ビジネスメールを作成する上で相手の宛名の書き方を悩んだことがあるのではないでしょうか。連名の場合や役職付きの場合など、間違えてしまうと失礼にあたり関係に支障をきたすこともあります。実は複雑で気を抜けない、メールの宛名の書き方をご紹介します。

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ビジネスメールのマナー

ビジネスメールのマナー

メールにも「ビジネスマナー」が必要

相手にも自分にも間違いない履歴の残るメールは、昨今のビジネスシーンにおいて電話や口頭よりも正確な情報伝達手段であり、今や欠かせないビジネスツールと言えるでしょう。 メールはその手軽さや、若手と言われるビジネスマンは携帯メールで馴染んだものなのでつい軽く考えられがちですが、メールも手紙や通知文などと同様「ビジネス文書」となります。誰に見られても問題のないよう、ビジネスマナーにのっとったメールを送るようにしましょう。

ビジネスメールの宛名の書き方のマナー

会社に入って初めてビジネスメールを作成するときに、さまざまな疑問にぶつかることでしょう。じつはメールにはいくつもビジネスマナーのポイントがちりばめられています。ここでは「メールを書こう」と思い立って最初にあなたを困らせる「宛名ってどう書いたらよいの」というポイントに注目します。 送信相手が一人で気の置けない同期のような相手であれば、持っている知識の中でなんとか手探りで宛名を書くこともできます。しかし、たとえば複数人に同時に送信する場合や、役職付きの相手に送る場合など、宛名に悩んでしまうパターンも多々存在します。間違えがちな宛名パターンを、シチュエーション別にご紹介します。

基本ルール

まずメールの宛名を記入する上での基本ルールを抑えます。宛名は、会社名・部署名・担当者名で構成され、全て正確に正式名称で書き込むのがマナーです。「株式会社」「有限会社」を(株)や(有)に省略したり、会社名の前後どちらにつくかを間違えてしまうと失礼に当たりますので注意してください。 また、宛名の会社名・部署名・担当者名はすべて現在のものを打ち込まなくてはいけません。会社名や部署名が変更になってもメールアドレスは変わらないことが多いので、特に以前送ったメールの宛名を引用する場合などは注意が必要です。名刺や最新の相手のメールの署名を確認することを習慣にしておきましょう。

複数・連名のメールの宛名の書き方

同じ内容を共有したい場合複数人にまとめて同じメールを送ることがあります。たとえば同じ案件を共同で作業しているAさんとBさんに送る場合、AさんBさん同士も同じ内容を共有できていることが分かったほうがスマートですので、送った相手全員の名前がわかるような宛名にしておきます。

送信先が同一企業の人だけの場合

送る相手が同じ会社・組織の場合会社名は一度だけでその下に送信先の名前を羅列します。また、宛名を連名にする場合は前から役職の高い順に並べます。 【例】 株式会社○○ ○○営業部部長 A様 ○○支店 B様

送信先が別の企業の社員の場合

送る相手が違う団体の所属の場合、それぞれに会社名・部署名・担当者名を羅列します。この時、書く順番は担当者の役職ではなく会社の関係にのっとります。 たとえばA社のプロジェクトをB社が請け負い、それを別会社のあなたが作業している場合などはクライアントであるA社から書いていくのがルールです。またトラブルを避けるため最初にメールをする前に、メールアドレスや会社の情報をもう一人の相手に知らせることを事前に承諾を得るようにしてください。 【例】 株式会社A社 ○○事業部 ○○様 B設計事務所 営業部 △△様

各位・皆様の使い方

宛名には送信先全員の名前を書くのが基本ルールですが、大勢に一斉送信する場合はこの限りではありません。複数の関係者にメールを送るとき使うのが「各位」という表現です。「各位」とは「おのおのがた」つまり「皆様方」という意味になります。「各位」は言葉自体が敬称の意味を持つので、様や殿などを付けて二重敬語にしてはいけません。 【例】 関係者各位

CC・BCCの使い方

新入社員研修で必ず時間をさいて行われる研修がこの「CC」そして「BCC」です。連名のメールと違い、「メインはAさんへのメールだが、内容を知っていてほしいのでBさんにも送る」という場合に使用します。その場合メールの宛先の「TO」にAさん、「CC(BCC)」にBさんのアドレスを入れます。

CC

「CC」は、TOの相手にCCで同時送信した相手を知らせるときに用います。上の例で言うとBさんにも送ったことをAさんが知ることができます。CCには、一つの案件を一緒にやっている他メンバーやAさんの上司など、基本的にAさんと面識のある相手を入れるようにします。 【例】 ○○株式会社 ○○営業課 A様 (㏄:△△設計課 B様)

BCC

「BCC」は、TOの相手に同時送信した相手を知ってほしくない時に使用します。例えば取引先にメールした内容を自分の上司にも知らせる場合など、上司のアドレスはBCCに入れ宛名も書きません。 「TO」「CC」に入れてメールを送信した相手は、その宛先の相手同士お互いのアドレスを確認することができてしまいます。複数の顧客に同時にお知らせなどを送る場合、お互い関係ない人同士のアドレスがすべて知られてしまうことになり、よくニュースにも個人情報漏洩として話題になります。 面識のない大勢にメールを送信する場合は、TOに代表アドレスなど、BCCに送信先を入力し、宛名は「各位」「○○の皆様」とします。

役職の書き方

相手にもらった名刺に役職や肩書の記載がある場合、役職名も宛名に明記します。この場合も基本のルールはかわらないので「会社名・部署名・「役職名」・担当者名」となり、役職が途中に付け足されます。よくある間違いとして「○○部長殿」のような書き方を見ることもありますが、部長などの役職名にはもともと敬意が込められているため、二重敬称となり好ましくありません。 【例】 ○○株式会社○○営業部 部長 ○○様

様と殿の使い分け・メールの宛名での敬称の使い方

送られてくるメールは、名前の下に「様」がついているときも「殿」となっているときもあります。では結局どちらを使うのがいいのか、何が違うのでしょうか。 「様」はもっともよく使われる敬称で、口語・文書ともに対応しています。目上の相手、社内、社外問わず使用することができる万能な敬称です。「殿」は文書でのみ使用可能な敬称です。口語で使うと馬鹿にされているような印象を与えるので一般的には使われません。組織(会社や企業)から個人に対して送付する文書の場合は「殿」を用いることもありますが、一対一のやり取りの場合は「様」で統一して良いでしょう。

会社宛てのとき・御中の使い方

企業などの団体、組織に対してのメールの宛名には「御中」を用います。御中を付けた団体すべての人に対してのメールになります。団体内の個人に送る場合には、「○○株式会社○○様」とし、この場合会社名には御中を付けません。また、会社内の一部署のすべての人に向けてのメールであれば、その部署名のあとに「御中」をつけます。 【例】 ○○株式会社 ○○営業部 御中

宛名を間違えてしまったら

仕事をしていれば、相手の名前の文字を間違えた、敬称を付け忘れた、部署名が移動前のものだった、など相手の宛名の一部をミスしてしまうこともあります。 送りたいものが送りたい相手に届いているので、慌てず気が付いたらすぐに謝罪文と改めて正しいメールを送ってください。また社名をライバル会社と間違える、他社の商品名と間違えるなど重大な間違いが発生した場合、直ちに謝罪を入れ、自身の上司へも報告を入れましょう。 【例】(謝罪文部分) 平素大変お世話になっております。 ○○社の○○です。 先程のメールで、△△様のお名前の漢字を誤ってお送りしてしまいました。 たいへん失礼がありましたこと、深くお詫び申し上げます。

相手別のメールの宛名の注意点

社長宛てのメール

送信先が社長であっても基本的なルールは変わりません。社長へのメールの宛名の基本は「会社名」+「代表取締社長」+「フルネーム」+「様」になります。代表取締役社長様となはりませんので注意してください。 じつは「代表取締役」と「社長」は全くの別物です。「代表取締役」は商業登記した人のみが名乗ることができる地位で、「社長」は会社の内規による職責上の地位です。メールの宛名に迷ったらいただいた名刺か、ホームページに載っている役職どおりにしておけば間違いないでしょう。

部長・課長宛てのメール

こちらも宛名のルールはほかと同様となります。しかし相手から送られてくるメールや名刺には「○○営業課長」「○○営業課 課長」の2パターンを見たことはありませんか。 前者は課の長としての課長、後者は課の中の課長なのでいわゆるスタッフ職としてのニュアンスを含むので別のものと考えられます。しかし会社によっては混同して使われているところもありますので、こちらもいただいたメールや名刺に記載のあるとおりにするのが無難でしょう。

返信のマナー

気づかないうちに部署名が変わっていた、社名が変更していたなどということがないように、返信時は受信したメールにある署名に基づいて返信しましょう。そのままコピーして、必要部分を直していけばよいです。ただし相手の署名には役職名が入っていないこともありますので、名刺などを元に自分で付け足して返信してください。 【例】 ○○○○(株) ○○営業部 宛名 宛男 ↓ ○○○○株式会社 ○○営業部 部長 宛名 宛男 様

宛名を正しく送って気持ちの良いビジネスに

宛名の中に間違えがあると、宛名よりも大切なメールの内容を相手がマイナスの印象を持って読み始めることになってしまいます。受け入れてもらえることを渋られたり、その後の関係に響いてくることもあるでしょう。送信ボタンを押す前に深呼吸をして間違いがないか一度見直す余裕を持つことが、自分を守ることになります。メールの宛名のマナーを再確認してビジネスチャンスを逃さないようにしましょう。

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