ビジネスメールの宛名の書き方のマナー｜複数連名/役職/会社

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相手にも自分にも間違いない履歴の残るメールは、昨今のビジネスシーンにおいて電話や口頭よりも正確な情報伝達手段であり、今や欠かせないビジネスツールと言えるでしょう。 メールはその手軽さや、若手と言われるビジネスマンは携帯メールで馴染んだものなのでつい軽く考えられがちですが、メールも手紙や通知文などと同様「ビジネス文書」となります。誰に見られても問題のないよう、ビジネスマナーにのっとったメールを送るようにしましょう。

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会社に入って初めてビジネスメールを作成するときに、さまざまな疑問にぶつかることでしょう。じつはメールにはいくつもビジネスマナーのポイントがちりばめられています。ここでは「メールを書こう」と思い立って最初にあなたを困らせる「宛名ってどう書いたらよいの」というポイントに注目します。 送信相手が一人で気の置けない同期のような相手であれば、持っている知識の中でなんとか手探りで宛名を書くこともできます。しかし、たとえば複数人に同時に送信する場合や、役職付きの相手に送る場合など、宛名に悩んでしまうパターンも多々存在します。間違えがちな宛名パターンを、シチュエーション別にご紹介します。

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まずメールの宛名を記入する上での基本ルールをおさえます。宛名は、会社名・部署名・担当者名で構成され、全て正確に正式名称で書き込むのがマナーです。「株式会社」「有限会社」を（株）や（有）に省略したり、会社名の前後どちらにつくかを間違えてしまうと失礼に当たりますので注意してください。 また、宛名の会社名・部署名・担当者名はすべて現在のものを打ち込まなくてはいけません。会社名や部署名が変更になってもメールアドレスは変わらないことが多いので、特に以前送ったメールの宛名を引用する場合などは注意が必要です。名刺や最新の相手のメールの署名を確認することを習慣にしておきましょう。

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同じ内容を共有したい場合複数人にまとめて同じメールを送ることがあります。たとえば同じ案件を共同で作業しているAさんとBさんに送る場合、AさんBさん同士も同じ内容を共有できていることが分かったほうがスマートですので、送った相手全員の名前がわかるような宛名にしておきます。

送る相手が同じ会社・組織の場合会社名は一度だけでその下に送信先の名前を羅列します。また、宛名を連名にする場合は前から役職の高い順に並べます。 【例】 株式会社○○ ○○営業部部長　A様 ○○支店　B様

送る相手が違う団体の所属の場合、それぞれに会社名・部署名・担当者名を羅列します。この時、書く順番は担当者の役職ではなく会社の関係にのっとります。 たとえばA社のプロジェクトをB社が請け負い、それを別会社のあなたが作業している場合などはクライアントであるA社から書いていくのがルールです。またトラブルを避けるため最初にメールをする前に、メールアドレスや会社の情報をもう一人の相手に知らせることを事前に承諾を得るようにしてください。 【例】 株式会社A社　○○事業部　○○様 B設計事務所　営業部　△△様

宛名には送信先全員の名前を書くのが基本ルールですが、大勢に一斉送信する場合はこの限りではありません。複数の関係者にメールを送るとき使うのが「各位」という表現です。「各位」とは「おのおのがた」つまり「皆様方」という意味になります。「各位」は言葉自体が敬称の意味を持つので、様や殿などを付けて二重敬語にしてはいけません。 【例】 関係者各位