研究室訪問のメールの書き方｜卒業生/採用活動/返信/お礼

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出典: 無償のベクターグラフィック: メール, 封筒, 手紙, 切手, オフィス, 電子メール, 送信 - Pixabay...

大学生のありようも、昔とは違っていろいろと異なってきておりますので、マナーなども大きく変わってきつつあります。その一つが大学院への進学や専門知識を得るために研究室に所属することを望んでいる場合です。 そこで、今回はこの研究室訪問をする場合のメールの書き方について、様々な状況を想定しつつ情報のまとめを行います。研究室訪問には必須な行動となりますので、覚えておきましょう。

1回目よりもその人の本質が見えるようになるといわれているのが、2回目のメールになります。研究室訪問の一度目はかなり緊張している状態なので、文章もがちがちなものが送信されることが多く、その人の人となりが見えないことが多いのですが、ある程度落ち着ける2回目はその人の性格などがはっきりと出ます。 実際に、研究室訪問の2回目となった場合は、教授や助教授の方々もその人の人となりを観察する傾向にありますので、砕けた内容にならないように、しっかりとメールの要点を理解して文章を構築しましょう。 1回目で自己紹介などを記載したと思いますが、2回目ではそこらへんは不要なので、削除し、目的と要点を明確にわかりやすく記載してください。具体的にどのようなことが聞きたいのかを簡潔に記載して、「お忙しい中大変申し訳ございませんが、訪問の時間をいただけませんでしょうか」という文末にしてメールを送信しましょう。

研究室訪問をしたいというのがこちらの願いになりますが、あくまでこちらがお願いする立場であるということを忘れてはいけません。必ず、質問やお願いがある場合は、「お忙しいところ」とか「ご多忙中」とか「申し訳ございませんが」などのフレーズを必ず入れて研究室訪問用のメールを作ってください。 また、本文の最初に教授の宛名を必ず記載し、文末には署名を必ず入れるようにしてください。宛名を入れた後の1行目は学部・学年・履修クラス・氏名(フルネーム)などのこちらの情報を必ず記載しましょう。 宛名の書き方がよくわからないという人は「○○大学××研究室　教授 ■■先生」のように書けばいいでしょう。間違っても、いきなり用件から切り出すような書き方をしてしまったり、「こんにちは！」のような友達感覚な文章で始めるのはやめてください。 それらをある程度分かったうえで多いミスが、ひたすら文章を構築したうえで送ってしまうので、内容が完結ではなく何を言いたいのかが伝わらない文章になってしまうことです。そうならないようにするためにも「どうして研究室に興味を持ったのか」「具体的にこの研究室に入ったら何をしたいのか」など、目的を簡潔に記載してください。 研究室訪問が、将来的にそこの研究室に入りたいという内容なら、宛名⇒自己紹介⇒研究のどこに興味を持ったのか⇒研究に興味を持った理由とお話を伺いたい旨⇒「お忙しいところお手数をおかけして恐縮ですが、よろしくお願いいたします。」といった絞めの言葉⇒署名という順番が基本となります。

絶対にやってはいけないことは相手に命令するような内容にしてしまうことです。これはたとえ丁寧語や尊敬語で書かれていたとしてもNGとなります。「お早目のご返事をお待ちしております」などの記載は絶対にやめましょう。 また、「～してくださったら幸いです」という言葉を使う人もいるでしょうが、この「～してください」は命令形に該当するので、これも使わないほうがいいです。 また、宛名のことは文面の部分で記載したので省略しますが、大人のメールのやり取りでは宛名と署名は毎回つけるのは当たり前のことなので覚えておいたほうがいいでしょう。

これはその先生の考え方次第になりますが、基本的に熱心に研究室訪問をしてくれる人の印象はプラスになるので、採用活動に確実につながります。むしろ、研究室訪問を全くしていない人は受け入れないという方も中にはいたので、積極的に研究室訪問を行うことをおすすめします。やらないで後悔するよりは、やって公開するほうがよいでしょう。 もちろん、一対一でしっかりと話をしたことがないという先生に、メールをするというのはなかなかに勇気がいる行動ではありますが、それでもネット上でこのように書き方などの情報が記載されている時代になりましたので、それを参考に動いてください。 企業の方が優秀な生徒を募集して、その研究室を訪問するという場合なら、しっかりとメールと電話を合わせて連絡を取り、紹介してもらうようにお願いするしかないでしょう。いきなり飛び込んだとしても成功することはありません。

卒業生が研究室訪問を行いたい場合は、先生ともある程度見知った中なので多少砕けたものでも通じ合うでしょう。しかし、研究室訪問をするという場合は相手側の都合が大切になりますので、「ご都合が合えば研究室へお伺いしたく～」という記載を行い日程の調整を行いましょう。 こちらも社会人となっていると、時間は無限ではありませんので、「○月○日の○時はいかがでしょうか？」という内容で候補を3つ程度用意するといいでしょう。相手に選択肢を与えるというスタンスが、訪問する側のメールに必要になります。

他大学の研究室へ進学するということも実際にはよくあります。そのような方の場合に重要になるのが研究室訪問を行うことです。これがないとほとんど合格しないとすら言われております。文面については紹介している内容でOKですが、失礼のないように記載してください。 アポなしで訪問するのをOKとしている教授も多いですが、十分な時間が確保できないことも多いので、質問内容やどれくらいの時間が欲しいのかも含めて記載するといいでしょう。ベストなのが、メールを送った後にすぐに電話をして挨拶およびメールを送った旨を伝えることになります。社会人でも基本となるテクニックですので覚えておくといいでしょう。