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研究室訪問のメールの書き方|卒業生/採用活動/返信/お礼

初回公開日:2017年08月30日

更新日:2020年02月28日

記載されている内容は2017年08月30日時点のものです。現在の情報と異なる可能性がありますので、ご了承ください。

また、記事に記載されている情報は自己責任でご活用いただき、本記事の内容に関する事項については、専門家等に相談するようにしてください。

メールマナー

大学の研究室を選ぶのは生徒側となりますが、実際にその研究室に入るためには、研究室訪問やそれに伴ったメールのやり取りが必要となってしまいますが、これが初めての礼節を伴ったメールのやり取りとなる人が多く、苦戦する人が大量にいるのです。今回はこのやり方を解説します。

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研究室訪問のメールの書き方

大学生のありようも、昔とは違っていろいろと異なってきておりますので、マナーなども大きく変わってきつつあります。その一つが大学院への進学や専門知識を得るために研究室に所属することを望んでいる場合です。 そこで、今回はこの研究室訪問をする場合のメールの書き方について、様々な状況を想定しつつ情報のまとめを行います。研究室訪問には必須な行動となりますので、覚えておきましょう。

2回目の場合のメール内容について

1回目よりもその人の本質が見えるようになるといわれているのが、2回目のメールになります。研究室訪問の一度目はかなり緊張している状態なので、文章もがちがちなものが送信されることが多く、その人の人となりが見えないことが多いのですが、ある程度落ち着ける2回目はその人の性格などがはっきりと出ます。 実際に、研究室訪問の2回目となった場合は、教授や助教授の方々もその人の人となりを観察する傾向にありますので、砕けた内容にならないように、しっかりとメールの要点を理解して文章を構築しましょう。 1回目で自己紹介などを記載したと思いますが、2回目ではそこらへんは不要なので、削除し、目的と要点を明確にわかりやすく記載してください。具体的にどのようなことが聞きたいのかを簡潔に記載して、「お忙しい中大変申し訳ございませんが、訪問の時間をいただけませんでしょうか」という文末にしてメールを送信しましょう。

文面について

研究室訪問をしたいというのがこちらの願いになりますが、あくまでこちらがお願いする立場であるということを忘れてはいけません。必ず、質問やお願いがある場合は、「お忙しいところ」とか「ご多忙中」とか「申し訳ございませんが」などのフレーズを必ず入れて研究室訪問用のメールを作ってください。 また、本文の最初に教授の宛名を必ず記載し、文末には署名を必ず入れるようにしてください。宛名を入れた後の1行目は学部・学年・履修クラス・氏名(フルネーム)などのこちらの情報を必ず記載しましょう。 宛名の書き方がよくわからないという人は「○○大学××研究室 教授 ■■先生」のように書けばいいでしょう。間違っても、いきなり用件から切り出すような書き方をしてしまったり、「こんにちは!」のような友達感覚な文章で始めるのはやめてください。 それらをある程度分かったうえで多いミスが、ひたすら文章を構築したうえで送ってしまうので、内容が完結ではなく何を言いたいのかが伝わらない文章になってしまうことです。そうならないようにするためにも「どうして研究室に興味を持ったのか」「具体的にこの研究室に入ったら何をしたいのか」など、目的を簡潔に記載してください。 研究室訪問が、将来的にそこの研究室に入りたいという内容なら、宛名⇒自己紹介⇒研究のどこに興味を持ったのか⇒研究に興味を持った理由とお話を伺いたい旨⇒「お忙しいところお手数をおかけして恐縮ですが、よろしくお願いいたします。」といった絞めの言葉⇒署名という順番が基本となります。

教授のほうが目上である

絶対にやってはいけないことは相手に命令するような内容にしてしまうことです。これはたとえ丁寧語や尊敬語で書かれていたとしてもNGとなります。「お早目のご返事をお待ちしております」などの記載は絶対にやめましょう。 また、「~してくださったら幸いです」という言葉を使う人もいるでしょうが、この「~してください」は命令形に該当するので、これも使わないほうがいいです。 また、宛名のことは文面の部分で記載したので省略しますが、大人のメールのやり取りでは宛名と署名は毎回つけるのは当たり前のことなので覚えておいたほうがいいでしょう。

採用活動につながるのか?

これはその先生の考え方次第になりますが、基本的に熱心に研究室訪問をしてくれる人の印象はプラスになるので、採用活動に確実につながります。むしろ、研究室訪問を全くしていない人は受け入れないという方も中にはいたので、積極的に研究室訪問を行うことをおすすめします。やらないで後悔するよりは、やって公開するほうがよいでしょう。 もちろん、一対一でしっかりと話をしたことがないという先生に、メールをするというのはなかなかに勇気がいる行動ではありますが、それでもネット上でこのように書き方などの情報が記載されている時代になりましたので、それを参考に動いてください。 企業の方が優秀な生徒を募集して、その研究室を訪問するという場合なら、しっかりとメールと電話を合わせて連絡を取り、紹介してもらうようにお願いするしかないでしょう。いきなり飛び込んだとしても成功することはありません。

卒業生が尋ねる場合について

卒業生が研究室訪問を行いたい場合は、先生ともある程度見知った中なので多少砕けたものでも通じ合うでしょう。しかし、研究室訪問をするという場合は相手側の都合が大切になりますので、「ご都合が合えば研究室へお伺いしたく~」という記載を行い日程の調整を行いましょう。 こちらも社会人となっていると、時間は無限ではありませんので、「○月○日の○時はいかがでしょうか?」という内容で候補を3つ程度用意するといいでしょう。相手に選択肢を与えるというスタンスが、訪問する側のメールに必要になります。

他大学に行きたいという人は

他大学の研究室へ進学するということも実際にはよくあります。そのような方の場合に重要になるのが研究室訪問を行うことです。これがないとほとんど合格しないとすら言われております。文面については紹介している内容でOKですが、失礼のないように記載してください。 アポなしで訪問するのをOKとしている教授も多いですが、十分な時間が確保できないことも多いので、質問内容やどれくらいの時間が欲しいのかも含めて記載するといいでしょう。ベストなのが、メールを送った後にすぐに電話をして挨拶およびメールを送った旨を伝えることになります。社会人でも基本となるテクニックですので覚えておくといいでしょう。

件名など

件名は出来る限りそれだけで内容がわかるものがいいです。質問などがあるという方は「○○演習の宿題についてご協力ください[〇学部△年田中]」のように名前を含めた件名にしましょう。 使っているメールソフト次第では送信の本名などが自動的に表示されるようになりますが、どのようなソフトを使っているのかまでわからない人のほうが多いので、それなら最初から学部や名前を記載してあげると、受け取った側は安心します。 また、絶対にやってはいけないことが携帯電話のメールから送ることです。携帯電話から送ってしまった場合、研究室訪問先の先生もその携帯電話に返信する必要があるのですが、パソコンからのメールは拒否されるケースがあり、連絡できない状態になってしまうことがあるのです。

研究室訪問メールの返信の書き方

研究室訪問メールをしっかりと書いて送信すると、先生のほうから返信が返ってきます。そのメールを受け取ったら、簡単な内容でもいいので返信メールを送ってください。この返信メールは社会人になっても使うので研究室訪問のメールでも使いましょう。 内容は宛名と署名をしっかりと記載して、「返信ありがとうございました、当日はよろしくお願いいたします」といったあっさりとしたもので構いません。だらだらと続けるほうが相手からすると困るケースもあるので、返信は軽いお礼で十分です。

研究室訪問メールのお礼の書き方

研究室訪問が終わった後に送信するお礼メールはある程度しっかりとしたものがいいでしょう。署名や宛名は記載した後に、「本日はお忙しい中、研究室見学のお時間をいただきまして、誠にありがとうございます」といったお礼の言葉を記載して、「ますます先生の研究に興味を持つことができました、今後もよろしくお願いいたします」などの記載をするといいでしょう。

件名など

件名も誰から送られたのかはっきりとわかるようにしたほうがいいでしょう。「研究室訪問のお礼[○○学部×年田中太郎]」などの題名にしてください。使用するメールアドレスは大学から割り当てられているのならそれを使うのがいいでしょう。間違っても携帯のアドレスからは送らないようにしてください。

メールの使い方に早めに慣れること!

研究室訪問ではメールでのやり取りが今では基本となっていますが、このやり取りの仕方が下手な人がかなり多いようです。逆に言えば、正しい文章の書き方や件名の書き方などを理解して送ることができれば、それだけで大きな差をつけることができます。 そのため、研究室訪問におけるメールは大きなチャンスだと思って、行動するようにしてください。ただし、知識も何もなく送るのは危険ですので、今回の記事を参考に好印象を与えられる方法を実行してください。

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