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敬称略と順不同の意味・使う際の注意点4つ

更新日:2020年02月13日

言葉の意味

社会に出るとよく目にするであろう敬称略。敬称略の使い方や注意点をしっかり理解している人は少ないのでしょうか?今回は、敬称略の使い方を記入例を挙げてお話していきます。使い方に不安がある方は、ぜひ読んで参考にしてみてください。

「敬称略」「順不同」という言葉は、スペースや時間の都合上、やむなく敬称を省略しているのでマナー違反にはなりません。そのためにあらかじめ宣言をしているので、相手もそう理解してくれます。 逆に言えば「宣言」しないと失礼になります。書類などの表記し忘れがあれば単純に呼び捨てにしただけとなるので注意してください。「敬称略」「順不同」という言葉は、状況によっては使わないほうがいい場合もあります。詳しく見ていきましょう。

注意点1:参加者が少ない場合は敬称略を使わない

数人しか参加者がおらず、略すまでもないのに、「敬称略」や「順不同」を使用してはいけません。少人数の場合にこれらの表現は使わないようにしましょう。 そもそも「敬称略」や「順不同」は、多人数のときに敬称をつけることで、資料が見えづらい、名前を読みづらいということから、できた表現方法です。人数が少ない場合は、参加者に敬意を込めて、敬称をつけたり、役職順に羅列したりするように心がけましょう。

注意点2:立場が明らかな場合は順不同は使わない

立場が明らかな場合には「順不同」を使用してはいけません。例え、多人数の場合でも、立場が明らかな場合は「順不同」を使用せず、敬称順に羅列するようにしましょう。 敬称を略しているので、参加者の序列がわかりにくくなってしまいがちですが、記載する相手の序列がハッキリとしている場合は、当然序列に従い表記していきます。社内文書の場合だと序列は明らかなので、階級に従って記述していきましょう。

注意点3:二重敬語にならないように注意

「二重敬語」に注意しましょう。相手の「役職」に「様」などを付けてしまうことは「二重敬語」となり、より失礼になります。 似たようなものに「各位」というものもありますが、これは「皆様」といった意味があり、これ自体に敬称を付けて「各位様」或いは「~様各位」とするのは間違いです。 一方で、敬称略とは併用しても二重敬語にはなりません。

注意点4:社外の人には敬称をつけるほうが無難

特に社外の相手の場合はより注意が必要となります。社外の人に対しては、極力「敬称略」「順不同」を使用せず、敬称をつけるようにしましょう。 また、会議などで参加者に社外の人物が含まれる場合は、最上段に記入します。社外の人は「お客様」に該当するため、社内の物よりも高い位置に表記する必要があります。 しかし、どうしても先方の序列がよくわからない時には、「敬称略」「順不同」と忘れずに表記しましょう。

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敬称略の記入例

ここまで「敬称略」「順不同」についてくわしく説明してきました。今度は、実際の記入例を見ていきましょう。こちらでは、社内向けの場合と社外向けの場合にわけて解説しております。 敬称略の記入例を参考にして、文章を作成する際も気を付けましょう。

社内向け文書の記入例

<記入例> ●出席者一覧(敬称略、順不同) ・佐藤一郎 ・山田和子 ・鈴木次郎 といった形になります。「敬称略」とあるので役職名は何も書かれていません。また「順不同」とありますが、順番はわかる範囲で、立場の上の人から記載するのが一般的です。

社外向け文書の記入例

初回公開日:2017年05月25日

記載されている内容は2017年05月25日時点のものです。現在の情報と異なる可能性がありますので、ご了承ください。
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