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内定報告書の書き方|手紙/メールでの報告・他者への報告

更新日:2020年08月28日

内定後

新卒や中途採用では、内定報告書を書くことがあります。しかし、一度も書いたことのない人はどのような文章が良いか分かりません。このような不安を抱えている人に、内定の報告の方法について紹介します。あなたの印象が良くなるかもしれません。

教授や先輩に報告する場合:メールの場合は件名に注意!

大学の教授や先輩に内定の報告をするのに、メールを用いることもあるでしょう。 なぜなら、 教授などは学会や他の学校の授業を受け持っている場合もあるので、場合によっては大学で会えない場合もあるでしょう。 そして、obの先輩であれば自分の仕事で忙しい時もあり、お礼を電話や直接を言えないこともあります。そこで、 便利なツールなのはメールです。 このメールで送る時は、 件名に大学名と名前を入れることを忘れないようにしましょう。 特に、大学教授は他の人からのメールが来ることもあります。

大切なのは、本文である

大学の教授や先輩にメールを送る時は、件名を分かりやすくすることも大切ですが、1番気をつけるのは本文です。 本文で書くときに気をつけることは、「宛名」・「用件」・「感謝の気持ち」を書くことが大切です。 宛名には、○○大学の教授や先生という風に記載すると良いでしょう。 用件としては、件名に「内定報告の件」 といったシンプルな言葉で書くのがベストです。挨拶文としていつも授業でお世話になっておりますと言ったような言葉を入れます。

他社へ報告する場合のメール

内定を報告するのはお世話になった人や両親だけではありません。就職活動では第一希望の企業だけはなく、他のが企業を受けることも難しくはありません。このときに、選考中の企業が残っていた場合内定したことを報告することがマナーです。ここでは、他社で内定の報告をする際について紹介します。

他社へ報告する方法:お礼の気持ちを述べる

もし、第一希望の企業にに内定が決まった場合でも、就職が決まったことをメールや電話で伝えましょう。そして、選考中であれば辞退する旨を伝えると良いでしょう。それでは、これらの要素を加えたメールの文例について紹介します。 タイトル:内定のご報告について ○○株式会社 採用担当者様 お世話になっております。 ○○大学の○○です。 この度、○○株式会社から内定通知を頂いたのでご報告致します。 昨年、○○株式会社を受験して、面接をして頂き感謝しています。 希望していた○○株式会社に内定を頂けたので、貴社の採用面接を辞退します。 とても、好感の持てる企業のため自然体の自分で面接を行えました。 こちらの都合で申し訳ございませんが、これからも宜しくお願いします。 このように辞退する他社の良い点も書くことで、良い印象を残すことができます。 最後には、自分の都合で辞退することも伝えましょう。

感謝の気持ちを伝えること

初回公開日:2017年05月22日

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