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内定報告書の書き方|手紙/メールでの報告・他者への報告

内定後

新卒や中途採用では、内定報告書を書くことがあります。しかし、一度も書いたことのない人はどのような文章が良いか分かりません。このような不安を抱えている人に、内定の報告の方法について紹介します。あなたの印象が良くなるかもしれません。

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内定報告のメールの書き方と例文について

内定をした後に行うことは、内定の報告ですよね。ただし、内定報告をしたことがない人であれば、どのような書き方をすればいいのか知りませんよね。そこでこの記事では内定報告のメールの書き方と英文について紹介します。

内定を報告する方法:お世話になった人へ

突然ですが、内定の報告するのはどんな人を思い浮かべますか。一番身近なのは、生活を支えてくれた両親かもしれません。他にも、模擬面接や悩み事などの相談に乗ってもらった先輩や大学生であれば、キャリア教育センターを利用した人は、内定の報告をしたいですよね。そこで、紹介する内定の報告の書き方と例文は「お世話になった人」には以下のような文章を書きます。

お世話になった人への内定の報告

それでは、お世話になった人に書く内定の報告について例文つきで紹介します。まず、このような文章でメールや手紙を送ることがベストでしょう。 例文:お世話になった方々へ 件名:採用試験の報告 本文:■■様 大変お世話になっております。 ■■■■と申します。 先日は貴重なお時間を割いて私の就職の件についてアドバイスをいただき、 誠にありがとうございました。 おかげさまで■■より内定の通知を本日いただくことができました。 これも■■様のアドバイスのおかげと大変感謝しております。未熟な私ではございますが、入社後はいっそう努力し、早く一人前の仕事ができるように精進して参りますので、今後ともお力添えを頂けますようお願いします。 この度はありがとうございました。 ーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーー ■■大学■■■■ Eメール■■@■■.jp 電話00-0000-0000 携帯電話000-0000-0000 住所000-0000東京都■区■■0-0-0 ーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーー このようなメールを送ることで、相手に対してアドバイスをしてくれて「ありがとうございました」と気持ちを表すことができます。この例文では、改まった表現になっています。相手との親密度によっては、フランクな書き方をしても良いでしょう。例えばサポートしてもらった友人に対しては、いろいろ相談に乗ってくれてありがとうと言った一言だけでも感謝を伝えることができるでしょう。 ただし、注意しなければいけないことがメールで内定の報告を送る場合は「お世話になっております。」と「署名付き」のメールを送ることです。「お世話になっております」は、ビジネスメールでは、使用する言葉です。この機会にぜひ利用して習慣づけるようにすると、先輩からも「しっかりとした対応ができる人」と信頼してもらえます。

内定報告書とは

皆さんは、内定報告書というものを知っていますか。名前の通り企業から内定をもらったことを報告する書類です。こちらの書類は大学で提出されるように求められる場合もあります。内容については、企業名と業種といった情報だけを記入するだけの大学から採用試験について聞かれることもあります。 こららの提出する先は、大学にあるキャリアセンターです。大学によって異なりますがどの内定先に入社したかを把握して、パンフレットなどに内定先の企業名を載せることもあります。ここでは、内定報告書とはどのようなものなのか紹介します。初めて聞いたことある人でも理解することができるでしょう。

内定報告書とは:面接の内容を書く

内定報告書で書くことは、どのような業界の面接を受けて試験内容について書くことです。例えば、弊社を受けたBくんがあるメーカーの採用が決まったとします。その際に、大学のキャリアセンターから内定報告書を出してほしいと言われました。この際に、B君が書く内容は、面接でどのような質問をされたかやspiや適性検査のような筆記テストがあったか記載します。 内定報告書を書く時の注意点は、具体的に面接を長くおくことです。大学によって異なりますが、採用試験の内容を詳しく書かされるところもあります。事前に、内定報告書を書くことを知っている場合は、一つ一つの面接内容をメモに書き写しておきましょう。この内定報告書は、これから就職活動をする後輩たちの参考になります。是非、就職活動で役立つようなコメントを記入しましょう。

内定報告書で聞かれる内容:入社の決め手について聞かれる

内定報告書で面接の内容以外に聞かれることは、内定した企業へ入社する動機です。どうしてこの企業に入社するのか自分の言葉で書くことがあります。ここで記入する内容は、面接で答えた志望動機を書きましょう。志望動機には、どうしてこの企業を選んだのかを書くからです。

内定報告書で聞かれる内容:就職活動で準備したこと

内定報告書の質問には「内定のポイント」「印象的だったこと」「就職活動において準備したこと」などを聞かれることがあります。この中でも就職活動において準備したことは、最も書きやすいことではないでしょうか。 皆さんも就職活動を始める時はホームページを見て企業研究をしたり、適性検査がある場合は参考書を見て勉強したことでしょう。他にも、友人と模擬面接を行った事やob訪問や自分史を作ったのであればそのことを書きましょう

手紙での内定報告

内定の報告は、メールだけではなく手紙でお礼を書く場合もあります。メールでは「お世話になっております」と「件名にメールの内容を書く」だけで問題がありません。手紙になると、メールとは違った書き方になるので分からない人も出てくるでしょう。そこで、内定の報告を手紙でする場合について紹介します。

手紙での内定報告書の例文

内定報告書を手紙で書く場合は、なるべく早く書くことが望ましいです。早く提出することで、しっかりと感謝の気持ちを伝えられる人と相手に印象づけることができます。さらに、手紙の出し忘れを防止することができるのもメリットです。 内定報告の例文(手紙) 拝啓  初夏の候、ますますご健勝のこととお喜び申し上げます。 この度は、私の就職に際しアドバイスをいただき、誠にありがとうございました。 おかげさまで、○○○への内定しました。 これもひとえに○○さまのお力添えのおかげと、心から感謝申し上げます。 入社後は、社会人としての自覚を持ち、ご期待に背くことのないよう、ご指導をいただきながら一生懸命働きたいと思います。 未熟な私ですが、どうぞ今後ともよろしくお願いいたします。 まずは、書中にてご報告かたがたお礼申し上げます。 敬具 平成○年○月○日 手紙の採用報告で書くことは「拝啓」と「敬具」を使うことです。この2つの言葉を忘れないように記載しましょう。例文のようにはじめと終わりに書きましょう。また、「追伸」を利用すると相手に気遣いのできる人物と印象を与えられます。 そして、誤字脱字には気をつけて書くことも大切です。ビジネスマンは書類を書くケースもあるので、練習になるでしょう。

教授や先輩、恩師への報告の仕方

内定をすると、アドバイスをくれた人と大学の教授や先輩などに内定の報告をする場合もあるでしょう。 その場合の 報告の仕方はどのような方法をすれば失礼にならないのでしょうか。ここでは、教師や先輩などに報告するかなりの仕方について紹介します。

教授や先輩に報告する場合:メールの場合は件名に注意!

大学の教授や先輩に内定の報告をするのに、メールを用いることもあるでしょう。 なぜなら、 教授などは学会や他の学校の授業を受け持っている場合もあるので、場合によっては大学で会えない場合もあるでしょう。 そして、obの先輩であれば自分の仕事で忙しい時もあり、お礼を電話や直接を言えないこともあります。そこで、 便利なツールなのはメールです。 このメールで送る時は、 件名に大学名と名前を入れることを忘れないようにしましょう。 特に、大学教授は他の人からのメールが来ることもあります。

大切なのは、本文である

大学の教授や先輩にメールを送る時は、件名を分かりやすくすることも大切ですが、1番気をつけるのは本文です。 本文で書くときに気をつけることは、「宛名」・「用件」・「感謝の気持ち」を書くことが大切です。 宛名には、○○大学の教授や先生という風に記載すると良いでしょう。 用件としては、件名に「内定報告の件」 といったシンプルな言葉で書くのがベストです。挨拶文としていつも授業でお世話になっておりますと言ったような言葉を入れます。

他社へ報告する場合のメール

内定を報告するのはお世話になった人や両親だけではありません。就職活動では第一希望の企業だけはなく、他のが企業を受けることも難しくはありません。このときに、選考中の企業が残っていた場合内定したことを報告することがマナーです。ここでは、他社で内定の報告をする際について紹介します。

他社へ報告する方法:お礼の気持ちを述べる

もし、第一希望の企業にに内定が決まった場合でも、就職が決まったことをメールや電話で伝えましょう。そして、選考中であれば辞退する旨を伝えると良いでしょう。それでは、これらの要素を加えたメールの文例について紹介します。 タイトル:内定のご報告について ○○株式会社 採用担当者様 お世話になっております。 ○○大学の○○です。 この度、○○株式会社から内定通知を頂いたのでご報告致します。 昨年、○○株式会社を受験して、面接をして頂き感謝しています。 希望していた○○株式会社に内定を頂けたので、貴社の採用面接を辞退します。 とても、好感の持てる企業のため自然体の自分で面接を行えました。 こちらの都合で申し訳ございませんが、これからも宜しくお願いします。 このように辞退する他社の良い点も書くことで、良い印象を残すことができます。 最後には、自分の都合で辞退することも伝えましょう。

感謝の気持ちを伝えること

いかがでしょうか。お世話になった人や教授や先輩へ内定の報告をする方法や例文についてまとめてきました。共通していることは「お世話になりました」といった気持ちを文章や言葉にして伝えることです。 上手な文章じゃなかったとしても、あなたの言葉で書くことによって相手に伝わります。そして、気持ちだけではなくメールのマナーなどを守ることも大切です。これらのマナーは、ビジネス版になれば当たり前のことです。この機会に実践して使いこなすことで上司や取引先からの評価も上がります。 例文を見ながら、失礼にならない内定の報告が書けることを期待しています。

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