業務日誌とは？業務日誌の書き方・業務日誌が書けるオススメのアプリ

業務日誌とは何か知っていますか？業務日誌とは、1日の業務の記録であり、日報です。日報の方が馴染みのある人が多いのではないでしょうか。業務日誌は、業務中に起きたイレギュラーなこと、トラブル、連絡事項などの記載が主で、個人の日記のように感想を書くものではありません。また、業務日誌は公の物であって、同じ業務を行っている人や会社の人なら誰でも確認できます。そのため業務日誌が的確に書けていると、あまり会ったことのない人事担当者によい印象を与えたり、業務を真面目に行っている印象を持ってもらうことができます。

業務日誌の提出を義務付けている企業や、新入社員の間だけ毎日業務日誌を提出させる企業が増えています。その理由は、社員と上司との信頼関係の構築と、業務の進み具合を上司がチェックできるからです。厳しい倍率を勝ち抜き、新入社員として就職しても、短期間で退職してしまう原因の一つに、社内コミュニケーションの不足があります。職場であまりにプライベートな親密さは必要ありませんが、人として必要最低限の関わりを持ち、社員一丸となって仕事をしていると体感できると、心強いものです。 企業が業務日誌を書かせる目的には、新入社員の離職を予防する役割と平行して、上司のチェック業務の負担を軽くする目的もあります。管理職の立場は、新入社員や一般社員の指導、業務中のトラブルの回避、仕事の割り振りとその進捗管理まで含まれています。管理職の上司自身が受け持つ仕事の他に、部下の仕事への膨大なチェック業務があるのです。そのチェック業務を、部下の仕事1つ1つを確認することなく、報告形式で確認し、把握できるのが、業務日誌です。業務日誌の提出は、部下、上司の双方に有益なのです。

業務日誌はビジネス文書でもあるので、業務日誌を書くときは“書類作成の仕事の一環”として書きましょう。業務日誌は、書くときの書きやすさと同時に、読み手の読みやすさも考えて書く必要があります。ですから、時系列に書くのは言うまでもありません。まずは日付と時間を書き、時系列に大まかな業務内容を書き、進捗や細かい報告が必要なプロジェクトの場合は進捗報告用の欄に別に記載すると、読み手からもわかりやすいでしょう。大まかな業務内容に番号を振っておき、対応する番号を進捗報告欄にも記載しておくと見やすいですね。

業務日誌を書く時間は、企業や業務日誌の目的によって変わってきます。簡単な報告業務の一環として業務日誌の提出が義務付けられている場合、業務日誌の作成にかけられる時間はおよそ10分です。10分間で時系列に1日で行った業務のすべてを報告するのは難しいので、そういった場合には“報告が必要な業務をピックアップして”業務日誌を書くことが望まれます。“朝、フロアの掃除”などといった、雑用の記載は不要です。業務を行った時間と内容、進捗を、業務毎に整理して業務日誌に書きましょう。 業務日誌の作成に30分程度の時間が確保できている場合には、上記の業務日誌の基本的な書き方のように、1日の流れと業務をわかりやすく記載して下さい。

業務日誌のフォーマットは、企業によっては自社専用フォーマットがあるところと、そうでないところがあります。自社の業務日誌用フォーマットがあるか上司に確認し、必要に応じてダウンロードしましょう。自社のフォーマットがない場合には、自分でフォーマットを作成するか、ダウンロードして毎日の業務日誌作成時間の短縮を図りましょう。自社のフォーマットはないが、どんな形式で書けば良いのかわからない！という場合は、インターネットで検索すれば、ワード・エクセルその他業種に応じた業務日誌のフォーマットが複数出てくるので、ダウンロード無料の業務日誌フォーマットを活用しましょう。

業務日誌のフォーマットを無料でダウンロードできるオススメのサイトを紹介しておきます。