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業務日誌とは?業務日誌の書き方・業務日誌が書けるオススメのアプリ

初回公開日:2017年04月28日

更新日:2020年06月10日

記載されている内容は2017年04月28日時点のものです。現在の情報と異なる可能性がありますので、ご了承ください。

また、記事に記載されている情報は自己責任でご活用いただき、本記事の内容に関する事項については、専門家等に相談するようにしてください。

マネジメント

業務日誌は毎日書いていますか?最近では、業務日誌もケータイやパソコンで書き込む人が増えてきています。今回は、まず業務日誌とは何か説明してから、業務日誌の書き方やオススメのアプリ、業務日誌に書くべき内容などについてまとめました。

業務日誌とは?

業務日誌の内容

業務日誌とは何か知っていますか?業務日誌とは、1日の業務の記録であり、日報です。日報の方が馴染みのある人が多いのではないでしょうか。業務日誌は、業務中に起きたイレギュラーなこと、トラブル、連絡事項などの記載が主で、個人の日記のように感想を書くものではありません。また、業務日誌は公の物であって、同じ業務を行っている人や会社の人なら誰でも確認できます。そのため業務日誌が的確に書けていると、あまり会ったことのない人事担当者によい印象を与えたり、業務を真面目に行っている印象を持ってもらうことができます。

企業が社員に業務日誌を書かせる目的

業務日誌の書き方

業務日誌の基本的な書き方

業務日誌はビジネス文書でもあるので、業務日誌を書くときは“書類作成の仕事の一環”として書きましょう。業務日誌は、書くときの書きやすさと同時に、読み手の読みやすさも考えて書く必要があります。ですから、時系列に書くのは言うまでもありません。まずは日付と時間を書き、時系列に大まかな業務内容を書き、進捗や細かい報告が必要なプロジェクトの場合は進捗報告用の欄に別に記載すると、読み手からもわかりやすいでしょう。大まかな業務内容に番号を振っておき、対応する番号を進捗報告欄にも記載しておくと見やすいですね。

業務日誌の提出時間に制限がある場合の書き方

業務日誌を書く時間は、企業や業務日誌の目的によって変わってきます。簡単な報告業務の一環として業務日誌の提出が義務付けられている場合、業務日誌の作成にかけられる時間はおよそ10分です。10分間で時系列に1日で行った業務のすべてを報告するのは難しいので、そういった場合には“報告が必要な業務をピックアップして”業務日誌を書くことが望まれます。“朝、フロアの掃除”などといった、雑用の記載は不要です。業務を行った時間と内容、進捗を、業務毎に整理して業務日誌に書きましょう。 業務日誌の作成に30分程度の時間が確保できている場合には、上記の業務日誌の基本的な書き方のように、1日の流れと業務をわかりやすく記載して下さい。

業務日誌の フォーマット

業務日誌フォーマットを使って、作成時間を短縮

業務日誌のフォーマットは、企業によっては自社専用フォーマットがあるところと、そうでないところがあります。自社の業務日誌用フォーマットがあるか上司に確認し、必要に応じてダウンロードしましょう。自社のフォーマットがない場合には、自分でフォーマットを作成するか、ダウンロードして毎日の業務日誌作成時間の短縮を図りましょう。自社のフォーマットはないが、どんな形式で書けば良いのかわからない!という場合は、インターネットで検索すれば、ワード・エクセルその他業種に応じた業務日誌のフォーマットが複数出てくるので、ダウンロード無料の業務日誌フォーマットを活用しましょう。

業務日誌フォーマットが無料でダウンロードできるWEBサイト3

業務日誌のフォーマットを無料でダウンロードできるオススメのサイトを紹介しておきます。

1.ビジネステンプレートファクトリー

2.ビズオーシャン

3.Excelフリーソフト館

業務日誌が書けるおすすめアプリ

業務日誌もアプリで書ける時代

ここまで業務日誌の書き方やテンプレートのダウンロード方法などを記載してきましたが、実に面倒だと感じた人も少なくないのではないでしょうか?今はスマホと仕事は切っても切れない時代。面倒な業務日誌の作成も、スマホアプリで簡単にできるのです。スマホアプリで業務日誌を書くメリットは、時間も場所も選ばないこと。今までは、手書きか仕事用のパソコンで業務日誌を書いていたはずです。手書きはいわずもがな面倒で時間がかかりますし、業務日誌を書くためだけにパソコンを立ち上げたり、入力作業をする時間が無駄に感じることも多かったかもしれません。しかし、スマホアプリなら、空いた時間にササッと必要事項を打ち込むだけで、簡単に業務日誌が作成できてしまうのです。

業務日誌が書けるおすすめアプリ

日本通運やデロイト・トーマツなど、日本・外資を問わず有名企業が導入している業務日誌作成アプリがあります。その名もgamba!。gamba!なら、忙しい仕事の合間に短時間で業務日誌を作成できます。スマホ・タブレット・パソコンから業務日誌を書くことができ、効率化できます。Facebookのタイムラインのように、帰宅途中の電車の中からでも業務日誌の提出が可能です。日常業務の時間をより多く確保でき、企業の収益増にも貢献できます。 提出したら上司に確認されて終わりの業務日誌とは異なり、社内SNS型の業務日誌だからいいね!や開封確認機能で社内コミュニケーションを図れます。仕事仲間とのリアルなやり取りが可能で、明日の業務のやる気をアップします。

業務日誌の書き方と例

具体的な業務日誌の書き方と例

ここでは具体的な業務日誌の書き方と例を載せます。 ・9:00 朝礼 ・10:00 ※1.新規事業に関する打ち合わせ(@~会議室) ・11:30 〇×取引先へ出発 ・13:00 ※2.〇×取引先で会議 ・16:00 会議終了、帰社 ・17:30 夕礼、チーム内報告 ・18:00 本日の業務内容詳細と進捗報告、退社 ※1.新規事業に関する打ち合わせでは、~の開発事業に関わるメンバーと○○〇〇視察時期を決め、視察で注意して確認すべき項目を書き出しました。打ち合わせ議事録の提出は○○さんが作成、添付しておりますので、詳細は添付議事録をご確認下さい。 ※2.〇×取引先へ出向いて○○の件の会議に参加。〇×取引先が手動のプロジェクトではありますが、弊社ができるバックアップを進んで提案したところ、弊社のブース規模を拡大して頂けることになりました。ブース拡大に伴い、宣伝できる商品や広告の増量が見込めますので、明日の朝商品開発チームとの打ち合わせを予定しています。(第二会議室予約済み)

業務日誌を書く際は前向きな展望も記載しよう!

日本人の美徳として、謙虚な姿勢を大切にしている人は、業務日誌にもできなかったことや反省点ばかり書いてしまう傾向があるかもしれません。業務日誌は日々の業務の報告と同時に、未来の業務を効率的に行っていく指針でもあります。業務に関する反省や改善は確かに必要です。たとえそれが今後の業務に活かされて行かなければ意味がないのです。 業務日誌には、できたこと、仕事への前向きな展望なども記載することが望ましいでしょう。しかし、業務日誌の提出は業務の一環であることも忘れず、スピーディーに必要な情報だけを記載し、詳しい記載が必要な事項を見極めて詳細報告をしましょう。業務日誌を書くことを、ただ面倒な作業としてこなすよりも、仕事での自分の評価や企業の利益に繋がる書類として真摯に書き上げる姿勢を目指しましょう。

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