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インターンの挨拶メール・電話の仕方・インターン最終日の挨拶方法

更新日:2022年08月12日

メール・手紙

インターンシップの選考が通ったら、担当者の方へ挨拶をしましょう。メールや電話、お手紙を通してインターンシップ参加の挨拶をします。そしてインターンシップが終わったら、御礼の挨拶をどのようにすればよいか、一緒に考えていきましょう。

インターンの挨拶メールの作り方

まずはインターンシップの選考に通ってほっとしていることでしょう。もちろんこれからが本番です。 選考に通れない方も大勢いたであろう狭き門をせっかく通ったのですから、「やっぱりあの子をインターンシップに受け入れてよかった。選んだ私の目に狂いはなかった。」とインターン担当者の方に思っていただけるような挨拶メールを送りたいですね。 そうすることでインターン先でもきっと気持ちよく皆さんとコミュニケーションがとれるでしょう。そして、脅かすわけではないのですが、こうした小さな挨拶の一つ一つも正規雇用の内定に向けてきちんとチェックされていると思ってください。

①件名・「インターンシップ受入のお礼とご挨拶」

件名は簡潔にしましょう。そして、まだ向こうのパソコンにはあなたのメールアドレスがきちんと登録されていないものだと思って、件名に所属と名前を入れましょう。 「インターンシップ受入の御礼と御挨拶(●●大学〇〇学部 真夜・根津男) 」 インターンシップ担当者とはいえ、実は他にもたくさん業務を抱えています。インターンシップの件はそのうちの一つです。担当者のメールにはインターンシップの件の他にもたくさんのメールが届きます。それに担当者が自身のパソコンをチェックするのは何時になるのかも分かりません。 真夜中になることも考えられます。件名は簡潔なものでないと、せっかく挨拶を送信しても、忙しさと疲れでメールを開いてもらえないかもしれません。

②宛名・「インターンシップ担当者様」

早速文章を書きたいところですが、ビジネスメールではまず本文の冒頭に宛名を書きます。 【例】「株式会社 ソース商事 人事部 ◇◇ ×× 様 」 「(株)ソース商事」という表現は避けてください。略していることになります。 会社の名前の前に「株式会社」なのか、会社の名前の後に「株式会社」なのかも 会社によって違うので注意が必要です。 インターンシップの担当者の方の名刺を頂いている場合はそれを参考にして、誤字脱字がないように打ち込んでください。

③名前を再び名乗る

件名で名前をとっくに述べていますが再び本文でも述べます。 「●●大学〇〇学部 真夜・根津男 と申します。」

④本題・インターンシップの受入の御礼と御挨拶

【文例1】 この度は貴社のインターンシップに受け入れて頂き、 誠にありがとうございます。 短い期間中ですが、先輩方を見習いながら自分の力を最大限に 出せるように頑張りますので、どうぞ宜しくお願い致します。 また、お忙しい中大変お手数をかけて申し訳ありませんが、 日程などの詳しい情報がございましたら、 ご連絡の程宜しくお願い申し上げます。 ・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・ 【文例2】 先日は貴社のインターンシップへの受入可能とのご連絡をいただきまして 誠にありがとうございます。 一日体験という限られた時間を悔いなく過ごせるように 頑張ります。たくさん叱ってください。 どうぞ宜しくお願い致します。 また、何か変更点・ご要望が発生しましたら何なりとおっしゃってください。 お忙しい中大変お手数をおかけするかもしれませんが なにとぞよろしくお願いします。 ・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・ 余談ですが、 メールや手紙などでは「貴社」と表現します。 話し言葉で「御社」と表現します。

⑤メールの終わりは署名で締める

件名でも名乗り、本文でも名乗っていますが、ビジネスメールの終わりは署名で終わります。くどいように感じますが、これで大丈夫です。 ============================ ●●大学 〇〇学部 ※※学科 3年 真夜・根津男 携帯TEL:090-0000-0000 e-mail:mayomayone-zu@tamagoegg.com e-mail(携帯):mayomayone-zuno1@doco.ne.jp ========================== ====== こうすることでインターン担当者からメール送信者に対して連絡が取りやすく親切です。 またこれは就職してからも、このルールはずっと継続です。

インターンシップ担当者に電話もしましょう

挨拶メールを送信して終わりにしてはいけません。もしかしたら、あなたの挨拶メールが設定上の都合でインターンシップ担当者のパソコンに届いていないことも考えられます。無事に届いているか、挨拶も兼ねて確認の電話を入れます。 これからお世話になる挨拶を述べて、「○○日(具体的な日にち)、メールを送信させていただきましたが、届いておりますでしょうか?」と聞くとよいでしょう。電話はたとえ相手の携帯電話であっても業務時間内にかけましょう。つながらなくても焦らないでください。かといって何度も連続してかけるのはやめましょう。会議中や運転中なのかもしれません。 電話に出られない状況下で何度もしつこく携帯が鳴ると、なぜかイライラしてしまうものです。一度電話がつながらなかったら、一時間後にかけ直しましょう。そのうち相手から折り返し連絡がくることもあります。

インターン最終日を終えて

期間中にお世話になったお礼と貴重な体験が出来た感謝の気持ちを先方に伝えます。 お世話になった期間の長短は関係ありません。一日のみのインターンシップでも必ずお礼のあいさつはしましょう。 基本的にはインターンシップ担当の方に一通出すとよいですが、インターン期間中、担当者以外の社員の方にも大変お世話になった場合はその方にもお手紙を出しましょう。きっと喜ばれると思います。そして、その方に礼状を出した旨をインターンシップ担当者の方への手紙に書きましょう。

メールまたはお手紙でお世話になった挨拶をしましょう

インターンシップの担当の方に基本的には手紙でお世話になった挨拶を伝えるほうが理想です。メールだとどうしても簡単に済ませた、という印象があるからです。 ただし、会社によってはそうした挨拶はメールのみで受け付けているところもあります。そうしたところに手紙の方が丁寧だから、という理由で礼状を郵送すると「人の話を聞いてないのかなあ」と誤解されてしまうので、決まりに従いましょう。

手書きで書きましょう。

次のページ:礼状は早めに出しましょう。
初回公開日:2017年04月12日

記載されている内容は2017年04月12日時点のものです。現在の情報と異なる可能性がありますので、ご了承ください。
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