見積もり後の断り方｜メールで断る際の書き方/例文/電話での断り方

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何かを発注するときに、発注先の会社にまず見積もりを提出してもらうように依頼することがあると思います。見積もりを貰って、その見積もりが条件に合わずに断らないといけない時は、どんな言葉を相手に送れば良いのでしょうか。 こちら側が発注側なので、ハッキリ断れば良いのですが、長く付き合いのある会社だと断り方も注意しないといけません。あくまで見積もりの段階なので、発注側には断る権利があります。しかし、発注先にとっては見積もりする時間も経費に関わってきます。 注文してもらえるように、出来るだけ安く、そして詳しい見積書を提出していることでしょう。そんな見積書を断るとなると言葉に注意しなくてはいけません。見積もりの断り方には、どんな言い方があるでしょうか。

見積もりとは、実際に発注する前に、経費や材料費、人件費等、どのくらいの費用がかかるのか計算することです。大体の概算で出すこともあれば、詳しく調べてから計算することもあります。 気を付けたいのは、概算で出すと後々に大幅に金額が違ってくる場合があるということです。会社にとって大きな赤字になることもあります。それを防ぐ為にも、見積もりの段階で詳しく費用を計算しておく必要が出てきます。 見積もりを電話で伝えることもありますが、殆どは「見積書」というものを提出していると思います。見積書を作成していくことで、詳しく費用を計算していけます。見積もりの依頼を受けたら極力「見積書」を提出した方が間違いが起こりにくいでしょう。

見積もりを詳しく算出していくと時間がかかります。仕事の大きさや物やサービスの内容によって、その時間は様々です。「時間」というのは「お金」に換算されます。人件費や経費にも関わってくるのです。もちろん、見積書を作成している時間も経費として算出されているでしょう。 このことを踏まえて考えると、見積書を作成する段階で会社としては発注をもらうことができなければ損をしてしまう、ということです。そうならない為にも、出来るだけ安く、そして会社にとっても利益があるように頭を悩ませながら、見積書を作成していることが考えられます。

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そんな見積もりを断らなければならないとき、どんな風に断りを入れれば良いのでしょうか。こちらが発注側だからといって横柄な態度で断ると、相手に悪い印象を与えてしまいます。取引先の会社でこれからも長く付き合っていく会社なら特に注意が必要です。 「今回はなかったことに」と理由も言わないで断られると、発注先の会社側は気分は良くありません。頭を悩ませながら算出した見積もりです。見積もりを断る理由を丁寧に説明しましょう。 メールで断りを入れるときの例文を見てみましょう。 「件名：お見積りの件」 「本文：いつもお世話になっております。お忙しい中、お見積書をいただきましてありがとうございます。貴社のご提案を弊社で検討しましたところ、誠に恐縮ながら、費用の面で、今回は見送らせて頂くことになりました。誠に申し訳ございませんでした。また今後、ご提案をお願いする際には宜しくお願い致します。失礼いたします。」

電話で断りを入れるときも基本的にはメールと一緒で、断る理由を丁寧に説明しましょう。 「お世話になっております。先日いただいたお見積りの件なのですが、弊社で検討しましたところ、納期が間に合わないということで、今回は見送らせていただくことになりました。お忙しい中お見積りしていただいたのに、大変申し訳ございませんでした。」 電話だと感情がすぐに伝わってしまうため、特に言葉選びに注意が必要です。発した言葉を取り消すことができないので、慎重に言葉を選びましょう。

金額が思ったよりも高くて、見積もりを断らないといけないときは、どんな断り方があるでしょうか。 「金額の面で折り合いがつかない為、今回は見送らせていただくことになりました。」 「予算が合わない為に、誠に申し訳ないのですが、今回は見送らせていただくことになりました。」 「弊社の予算とお見積りの金額が合わず、今回は辞退申し上げます。」 きちんと「金額」や「予算」が合わないということを伝えましょう。発注先の会社も出来るだけ注文をとりたいので、安くしてくれているとは思います。ですが、お金の折り合いが付かなければ、しょうがないことなのです。見積もりをしてくれたことに感謝し、それを断ることになってしまったことに対して謝りましょう。

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見積もりが条件と合わずに断るときに感情的になってしまい、「こんな金額じゃ引き受けられない」「納期が間に合わないじゃないか」など横柄なことを言ってしまう人がいます。 こちら側はお客の立場ではあるのですが、取引先の会社にも協力してもらっていることは事実です。態度が悪いと今後一切協力してくれない可能性もあるのです。 立場が上だからと言って、大きな態度を取らないように気を付けましょう。協力してもらっている仲間だという意識を持つことも大切なことなのです。気持ちよく仕事を進めるためにも仲間意識を持つことが大切です。 今回は協力が得られなくても、次回から協力してもらうこともあります。仲間を気遣うという心は何においても重要なことなのです。

断り方にも誠意が必要です。全く誠意の感じられない断り方だと、今後協力していきたくなくなるでしょう。誠意とは、真正面から正直に熱意をもって対応するということです。仕事をしている以上、いい加減なことはできません。 見積もりを提出するときも誠意をもって作成してくれているはずです。それを無下に断ることをすると誠意を感じられません。 相手が見積もりを提出するまでの努力を想像してみましょう。相手を気遣う心が芽生え、誠意を持って断りの言葉をかけることができるはずです。 見積もりの断り方ひとつとっても、誠意が全く感じられないと今後の取引を考える会社も出てくるでしょう。会社にとって大きな損害に繋がる可能性もあります。言葉に誠意込めるように心がけましょう。