管理不行き届きの際の始末書の書き方・お詫びの仕方

○○年○○月○○日 代表取締役社長　○○　○○殿 総務部経理課長　○○　○○　印 始末書 この度、○○年○○月○○日に実施の内部調査の結果、○○年○○月○○日より○○年○○月○○日に渡り、経理課社員○○　○○による業務上横領事件が発覚し、同人を懲戒解雇致しました。 日頃から部下の勤務態度や言動には注意を払ってきましたが、○○が帳簿や売上伝票の改ざんするという巧妙な手口を行っていたため、事件発覚が○○ヶ月も経過してしまいました。 今回の件に関しては、全て私の管理不行き届きによるものである事は明確であり、会社に多大な損害をお掛けしました事を深く反省致しております。 今後このような犯罪を二度と起さないよう、部下に対する万全の指導及び管理、社員間の相互チェック体制の強化を努める事を固くお誓い申し上げます。 以上

管理不行き届きのお詫びは社内の始末書だけではございません。事件発覚直後もしくは数日後に、部下のミスにより被害を受けた相手の元へ出向き直接謝罪もしくはメール等文面での謝罪を行う事も有り得ます。 先方に口頭もしくは文面で管理不行き届きの謝罪を述べる場合はどのような言葉を発すればよろしいのでしょうか。謝罪で使うべき言葉のポイントと具体例を見ていきましょう。

これは、直球で自分の管理不足が原因で部下が失態を犯してしまったという事を素直に謝罪をするという事です。堂々としており、先方に誠意が伝わりやすい謝罪です。また、ミスを犯した部下目線で見ても、上司の堂々とした態度が非常に頼もしく見えます。この場合のフレーズは、「私の管理不行き届きで申し訳なく存じます。」がわかりやすいでしょう。その他にも、「私の不徳と致すところです。」等の言い回しを使っても良いでしょう。 このように自身の管理不行き届きをストレートな言葉で謝罪の意を述べ、先方に伝えます。

こちらも上司が部下のミスに対しての謝罪を行う際によく使われるパターンです。上司自身も今回の事の全てを理解し、部下がミスを犯した言動に対して厳しく叱った事を先方に伝える事により、先方の怒りを収めて許しを乞うのです。このような謝罪を行う際は、「担当の者には厳しく言い聞かせましたので。」と、上司として問題を起した人間をきちんと叱った事を先方に伝えます。そのように伝えられた先方からは、上司が厳しく叱ったのならばと、納得してもらえるケースが多いです。 先に紹介をしました自身の管理不行き届きの謝罪とセットで使うとより効果的です。

始末書の時と同様、責任を当事者である部下のみに押し付けるのではなく、起してしまったミスは会社全体の責任であるという事を先方に伝えます。自分はミスを犯した部下の直属の上司という立場だけではなく、会社を代表して謝罪をします。 起きてしまった失態は会社のミスであるという意味で、「こちらの手落ちでございます。申し訳ございません。」という言い回しを使っても、管理不行き届きの謝罪として十分に成り立ちます。

自分では部下の業務上の管理をきちんとしているつもりでも、仕事をしていく上で部下がミスを犯してしまう事はあります。そうなった時に上司という立場にある人間は必ずと言っていいくらいに管理不行き届きが問われます。 そのような事態に陥った時に、自分が失態を犯した訳ではないから知らないと言ってミスの責任を全て部下に押し付けては、上司としての努めであります部下の管理や教育を放棄しているのと同様と言えます。部下のミスを自身の管理不足が原因で起きてしまった事を認め、会社や先方に誠意ある謝罪を行いその場を上手に収めてこそ、部下にとってとても頼りになる上司です。 上司という立場にある方々は、部下の言動の責任は自分自身の責任でもある事を理解し、部下がミスを犯してその責任を問われてしまった際は冷静な判断・対応を行い、問題を穏便に解決へと導くよう努めていきましょう。