管理不行き届きの際の始末書の書き方・お詫びの仕方

管理不行き届きの意味を明らかにするため、一旦「管理」と「不行き届き」の2語に分解をしてみます。結論から言いますと、「不行き届き」の意味が理解出来れば管理不行き届きという言葉の意味も理解が出来ます。まずは「不行き届き」の意味から勉強していきましょう。

「不行き届き」という言葉をさらに「不」と「行き届き」という2語に分解をして見ていきましょう。 「行き届き」とは、ある範囲に漏れなく届く様子、隅々まで行き渡る様子を表した言葉であります。「行き届く」を名詞化した言葉であると言う事が出来ます。 この「行き届き」の前に打消しや否定を意味する「不」という言葉を付け加えたものが「不行き届き」となります。漏れなく届く様子、隅々まで行き渡る様子ではない、すなわち隅々まで行き渡っていない様子を表しております。もっとわかりやすく言うと、「不十分な様子」という意味になります。

不行き届きという言葉には、類似した言葉が何種類かあります。不行き届きのイメージをもっと具体化出来るよう、類語についても詳しく見ていきましょう。不行き届きと類似した言葉として挙げられるのは、「不注意」「不始末」「失態」「無用心」「怠慢」などがあります。 それぞれの類語に共通している部分として、周りをよく見ず、注意力が欠如している事によって引き起こされる失敗を表しているという事が読み取れます。不行き届けもまた、それぞれの類語と共通している部分とリンクしていると言えます。

隅々まで行き渡っていない様子という「不行き届き」という言葉の前に「管理」を付け加えると、「管理が行き渡っていない様子」となります。これをわかりやすく言うと、周りへの気配りや注意が足りず管理が上手く出来ていないという事になります。 管理不行き届きを別の言葉に言い換えれば、「管理不足」「管理不十分」というようになります。

管理不行き届きはビジネスにおいて、部下が業務上何らかのミスを犯した際に、その直属の上司に対して管理責任が問われる場合に用いられるのが一般的です。この事から上司は、自分が直接的にミスを犯した訳ではありませんが、部下の失態に対する責任を背負っているという事になります。 何だか理不尽なようにも見えますが、部下の行動を把握し、何かあった際は部下の行動に対して責任を持つのも上司としての重要な職務の一つなのです。

管理不行き届きが原因で業務上のミスが発生してしまった際のお詫び方法は、始末書の提出という形で行われる事がほとんどです。始末書は一般的にミスを犯した本人が作成し提出をするものです。しかし、この場合はそのミスが起こったのは上司の管理に対する不始末にも原因があるという事で、その上司も始末書を作成し、さらに上の役職の人間に提出をします。ほとんどの場合は所属している会社の社長を宛名にして作成されます。 ミスを犯した本人は直属の上司にその事実に対する始末書を提出し、その直属の上司はその上役に対して管理不行き届きの始末書を提出するという図式になります。

管理不行き届きの始末書を作成する際に記載すべき項目としては、以下のようなものが挙げられます。 1.始末書提出年月日 2.提出先の役職・氏名 3.提出者の所属部署・氏名 4.タイトル 5.ミスを引き起こした部下と、ミスの詳細 6.ミスの原因と反省 7.再発防止実施等の制約文 管理不行き届きによる始末書を作成する上でのポイントは、内容を簡潔に記載する、言い訳と捉えられそうな事を記載しない、部下の非のみを押し出さないという3点です。 1点目は、ミスの原因や反省の意を事細かく書かなくては本当に反省していないのではないかと捉えられ、それを心配して始末書本文をしっかり長文で書いてしまいがちです。しかし、始末書は簡潔にまとめて作成するのが基本です。もしミスの内容が複雑であったり、事細かく説明をしたい場合は別途報告書を作成しそちらで詳細に記入をするようにします。 2点目は、ミスをした部下を庇うつもりで普段の部下の人柄等を記載してしまうと、それを管理不行き届けに対する責任逃れや言い訳と捉えられてしまう可能性が十分に有り得ます。部下を庇いたい気持ちもわかりますが、始末書では簡潔かつ素直にミスの事実と反省を記載しましょう。 最後3点目は、2点目とは反対にミスが生じた原因は全て部下にあると、全責任を部下になすりつける文面を記載するという事です。これを行う事により、2点目のケースよりも強く責任逃れをしているように捉えられてしまいます。例え自分では管理をしっかり行っており、その上で部下がミスを引き起こしたとしても、管理者として部下が起こってしまったミスの責任は自分にもあるとしっかり記載をし、謝罪をしましょう。

管理不行き届き始末書の書き方をより詳しく見ていくために、2つの例文を記載しました。具体的にどのように書けばよいのか見ていきましょう。

○○年○○月○○日 代表取締役社長　○○　○○殿 営業部長　○○　○○　印 始末書 去る○○年○○月○○日、私の直属の部下である○○　○○が契約書の提出先を間違えてしまうという失態を犯してしまい、契約者様の個人情報を第三者に漏らしてしまいました。 この度の失態は○○本人のものではございますが、業務の内容を管理する立場にある私の管理不行き届きがあった事は明確であり、深く反省をしております。 今後は二度と同様の失態を犯さぬよう課内の社員教育を徹底し、私自身の管理体制の見直しを進め、再発防止に努める事をお誓い申し上げます。この度の不始末に関しまして、本書をもちまして深くお詫び申し上げる次第でございます。 以上