「都合がつく」の敬語表現とは｜ビジネスメールで使える例文

・○日△時に御社にお伺いしたいのですが、ご都合はいかがでしょうか。 ・○月○日に懇親会を予定しております。ご都合がつきましたらご参加ください。 こちらは「すでに日程の決まっている事柄に対しての予定をうかがう、合わせてほしい際」に使用します。1つ目では「この日、この時間に伺いたいのですが」といったようにある程度日程を決めた状態での連絡になっていますよね。日程を指定している分、相手も返答がしやすい文章になっています。 2つ目の例文では「すでに日程が決まっていて、時間が合うようなら参加してほしい」という旨を伝えた文章。こちらの特徴は返答が必ず必要なのではなく、来れたら来てね、といったニュアンスが含まれているのでこれ以上の予定の合う、合わないのやりとりが不要になります。

例文をまとめましたが、いざ自分がこれらを言われた際にどう返事をするべきなのかがわからないということがあります。ぱっと思いつくのは「大丈夫です」や「参加することができません」等ですが、これらは敬語表現とは言えませんよね。ビジネスシーンでの敬語表現での正しい返事の方法はどのようなものなのでしょうか。

こちらの返事の仕方は「この日の都合はつくかどうかを聞かれた場合」に使用します。「その日は特に他の予定はございませんので、お待ちしております」のような使い方が正しいものになります。かなりかしこまった言い方になりますので、目上の方に対して使うと良い印象を与えられます。また、「○時からで問題がございません」、「○時からで結構です。」といった言い方もすることができます。こちらは目上の方やお客様相手だけではなく、対等な立場にある方にも使うことができるようなとても丁寧な言い回しですので、こちらも覚えておくといいでしょう。

「予定が合わず、参加することができないのでお断りさせていただきます」や「お受けすることができません」といった言い方もできますし、正しいといえば正しいのですが少しぶっきら棒な印象を受けますよね。柔らかい言い回しとしては「お気持ちだけ頂戴しておきます」や「都合がつかず出席できません。またの誘いを心よりお待ちしております。」のようなものが挙げられます。 「心よりお待ちしております」、のような次につなげる言葉を付けることで、印象がかなり柔らかくなりますよね。断りを入れる際の文章は角が立つとのちのトラブルにつながることもありますので、なるべく柔らかい言い回しを使うようにしましょう。

今回は「都合がつく」の敬語表現やビジネスメールでの例文や返事の仕方をまとめました。「ご」を付けるだけで丁寧な表現になることがわかりましたが、なんでもかんでもつければ敬語表現になるわけではありません。上記で説明した「和語」や「漢語」であるかどうかが大事になりますので、似たような事例に遭遇してもまずは正しいかどうかを考えてから使用しましょう！

ビジネスメールでお悩みの方は、ぜひ役に立つと思うので参考にしてみてください。