基本的な推薦状の書き方手順｜転職や就活で推薦状を書く場合のコツ

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ビジネスの世界では、推薦状がとても重要視されます。特に以下の３種類の推薦状は、未来がある若者達の人生や収入を大きく左右すると言えます。 １．転職の際に前職の上司が書く推薦状 ２．就職活動の際に大学教授が書く推薦状 ３．昇格の際に上司が書く推薦状 以下では、これらの推薦状の書き方と例文について紹介します。 例文については、ぜひ参考にしてみてください。

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推薦状の書き方で、大切なのは、読み手が何を求めているのかを理解することです。単に仕事の能力や才能だけを知りたくて、推薦状の提出が求めているわけではありません。 たとえば、転職希望者に対して、前職の上司の推薦状の提出を求める企業があります。必要書類として指示されていなくても、もし、推薦状があれば、採用される可能性が高くなります。特に、人材を求めている会社と、前職の会社の間に取引がある場合は、推薦状が重要な採用基準となることもあります。 前の会社の上司の推薦状から、部下の仕事の能力や勤務態度を理解できます。しかし、それ以上に、人として信頼できる人物なのかを知ることが、採用を検討する上で大切な要素になります。 前の会社の同僚や上司と人間関係上のトラブルばかりを起こし、上司や同僚を罵倒して、会社を辞めたような人物を、入社させたいと思う企業はありません。それに対して、退社後も上司に推薦状をお願いできる関係を保っている人物は、会社内のチームワークを乱すこともないでしょう。 単に形式的な書き方を理解するだけではなく、人としての信頼性をアピールすることが重要になるのです。

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転職の推薦状の書き方の基本は、短い文章で、明確に人物の勤務業績を伝えることです。 人として信頼できる人物であることを証明することが重要だからと言って、人柄や性格を長々と書く必要はありません。前職の上司に文書の執筆を依頼できる関係にあるというだけで、人間性は保証されるからです。転職や就活の推薦状の場合、文章の内容よりも、推薦状をもらうことができる人間だということが重要視されるのです。 （なお、ここで述べているのは、形式的な手続きとしての推薦状の書き方です。面識がある人物への推薦や、大学教授が特に優秀な学生を知人に紹介する際の推薦状の書き方は、文書の内容が異なってきます。しかし、このようなケースの場合、推薦状ではなく、直接、面会するか電話する方法で、部下や教え子を推薦する場合が多いので、推薦状が不要になる場合が多いと言えます。） 推薦状の書き方の基本は、執筆した年月日をまず書きます。宛先を「株式会社佐藤商事人事部 採用課長 田中一郎様」などと記します。推薦者の会社名、所属部署、役職、名前も明記し、印鑑を押します。そして、「推薦状」という文字を太文字で記して、中央に配置し、推薦文を記述します。用紙のサイズはA4が基本です。就職活動や昇格の推薦状の書き方も基本は同じです。

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転職の際の推薦状の例文は以下です。 「拝啓　ますますご清栄のことと拝察しお喜び申し上げます。 貴社におかれまして、プログラミング能力を優れた人材を募集していると承りました。つきましては、山田太郎氏を適任者として推薦いたします。 山田氏は当社に２年間勤務し、SNSの開発を担当しておりました。優れた専門知識をもち、同僚からも信頼されていた人物です。 かながね貴社のようなプログラミング業界の先端の企業で力を試したいと申しておりました。貴社のお役に立つ人材であると確信しております。 ここに自信をもってご推薦申し上げます。 敬具」

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就職活動の際に大学教授が書く推薦状も、学生の専門的な知識の有無よりも、人間性を評価する基準として、重要視されています。学生の学力や才能について、詳細が記されていなくても、大学教授に推薦状の執筆をお願いできるだけの信頼関係を築いていることが重要になるのです。 大学教授は、講義やゼミにほとんど出席しないような学生ために、推薦状を書いたりはしません。不真面目な学生のために推薦状を書くようなことがあっては、大学教授としての信用を失う可能性があるからです。

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大学教授が、学生の推薦状を書く際は、学生に自己推薦文を書かせることがよくあります。就活の推薦状の場合、必ずしも教授が生徒のことを熟知しているとは限らないからです。研究室の大学院生のように、よく知っている学生のための推薦状の場合、自己推薦文を書かせる必要はありません。 自己推薦文は、在学中に所属していたサークルや、学内のイベントでの貢献など、教授が知らない学生の側面を知る為に書かせるものです。 推薦文の書き方のコツは、学生が書いた文章と、教授自身が知っている学生の側面を、簡潔に記すことです。 なお、大学教授のような有識者の場合、文章力に長けているので、あいさつ文や文書のレイアウトを決めるために例文を参考にすることはありますが、推薦文の内容は、参考文を必要としない場合が多いと言えます。したがって、推薦状の内容も、個人差が大きいと言えます。以下に記す例文は、大学教授が参考にするというよりも、学生が自己推薦文を書く際に、参考にすべきものかもしれません。