間違いメールをしてしまったとき｜受け取ったの対応方法と返信例文

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最近ではビジネスの話を進めるのをメールで行うということも珍しくなくなりました。例えば、価格交渉や見積書などの連絡をメールでやりとりすることは頻繁にあり、ビジネスシーンにおいて非常にスピーディーに話を進めることができるようになっています。 たしかに、メールはとても便利な連絡手段ではありますが、問題点もあります。それは「誤送信が発生しやすい」ということです。いわゆる、「間違いメール」と呼ばれるものです。特に損害などが発生しないような間違いメールもありますが、たとえばビジネスシーンの場合、そうでないことも少なくありません。もし、あなたが間違いメールをしてしまったのであれば、早急に対応する必要があります。 誤送信してしまった相手に対してお詫びし、間違いメールを破棄してもらうようにお願いしましょう。個人的にも会社的にも損害が起きないような、問題のないメールであれば、謝罪等、全てメール上で行ってしまって問題ありません。 問題が発生してしまうメールを誤送信してしまった場合、上司や関係者に報告し、誤送信してしまった相手にもその旨をしっかり伝えましょう。

間違いメールをしてしまった場合、しっかりとその旨を伝えることが大切です。 下記が、お詫びメールの例文です。

"いつも大変お世話になっております。 ABCD商事の○○と申します。 先程お送りしました下記のメールですが、送信する際に宛先の入力を間違えてしまい、 ●●様にお送りしてしまいました。 大変申し訳ございません。 ==該当メール== 送信時：2017/3/24/12:00 差出人：ーーーー 件　名：ーーーー 大変身勝手なお願いではございますが、こちらのメールを削除していただ けますと幸いです。 今後このような事がないよう、チェック体制をしき、しっかりと注意していきますので 何卒ご容赦いただければと思います。 どうぞよろしくお願いいたします。"

ここで「破棄しておいてください」という文言は失礼な言い方になってしまうので注意しましょう。誤送信してしまった相手に迷惑をかけてしまっていることを理解し、誠意が相手に伝わるよう文言に気を付けることも大切です。これが姿勢としてはとても大事であり、基本になります。

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自分が間違いメールをしてしまうこともあれば、相手から間違いメールがくることもあるでしょう。そんなときにどうすればよいのか、ここではその対処法について紹介していきます。 まずは、「間違いメールと思われるものが届いたのですが、大丈夫でしょうか？ご確認いただけると幸いです。」と相手に伝えましょう。相手が「間違いメールをしてしまった」ということを認識して、何らかの処理をして欲しいと伝えてきたのであれば、それに従いしましょう。大抵の場合は破棄を依頼されます。処理が完了したら、その旨を相手に伝えるようにしましょう。 大きなトラブルに発展しないよう、メールの処理にも十分な注意しましょう。

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ここで重要なのは、「間違いメールが来た」ということを相手にしっかり伝えることです。それを伝えることがまずは何より大事になってきます。それができれば後はメール上でのやりとり十分です。 以下、間違いメールを受け取った場合の返信例です。

"いつもお世話になっております、○○株式会社の××です。 先ほど、△△様から「○○件について」というタイトルのメールが送られてきたのですが、中身を拝見したところ、宛先をお間違いになられているのではと思い、その旨をお伝えしたくご連絡した次第でこざいます。 つきましては、△△様のメール送信履歴をご確認くださいますよう、お願い致します。 取り急ぎご連絡まで。"

これで、少なくとも相手に「間違いメールを送ってしまっていないか」ということを確認できます。この手のメールは無視してもしまう人が多いようですが、相手が正しいところに送っていない、ということになりますから、しっかりと返信して、間違いを伝えてあげるのがビジネスマンとして誠実なことであるといえるでしょう。

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