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官僚制の特徴・メリットとデメリット|官僚制の具体例と働き方

ビジネスマナー

官僚制や官僚制組織は多くの会社や団体で用いられてる組織制度です。官僚制組織は近年、批判を多く浴びていますが、官僚制を使って組織を構築しているところはまだまだ多いといえます。官僚制や官僚制組織にはどんなメリットやデメリットがあるのでしょう?

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官僚制とは何か?

官僚制とは大きな組織、集団を管理、支配するシステム。合理的・合法的権威を基礎におき、安定性を確立した組織作りを指します。軍隊が走りと言われ、大企業の組織も官僚制に基づいているところが多く、近代は官僚制組織は国家、産業資本主義でも取り入れている制度になります。

官僚制の特徴として「組織の標準化がされ、抽象的・一般的な規則に基づいて職務が遂行される 」「組織の階層性と権限のヒエラルキーが明確になっている 」「支配者も服従者も非人格的な秩序に服従し,制定された規則の範囲内で命令と服従がなされる」といった特徴があります。

官僚制組織とは何か?

官僚制組織を提唱したのはドイツの社会学者マックス・ヴェーバーです。ヴェーバーは組織や社会の支配には「命令を聞くことが得なので従うという損得勘定に基づく支配」と「命令権力と服従義務による支配。従うことが当然だという態度」の二つを提示しました。

ヴェーバーは権威による支配の方が安定的に支配できるとし、安定的な支配を行うためには「権威に対する正当性」が必要であると論じました。官僚制は合理的に定められた規則による正統性に基づく権威を基礎に置くことが求められるとしています。

官僚制の特徴

ヴェーバーは服従の動機を「伝統的支配」「カリスマ的支配」「合法的支配」の3つに分けました。その中で「合法的支配」だけが合理的な性質を持ち、純粋な理念型が「官僚制」であると述べたのです。「合法的支配」とは「法による支配」です。

正規の手続で制定された規則の合法性への信仰と法の順守が貫徹されます。支配者も法によって拘束され、規則の適用に予測・計算可能性を確保し、支配に合理的な性質を与えます。組織管理での官僚制はすべての意思決定と行為が制定された規則に基づく支配・管理システムといえます。

ヴェーバーは官僚制の持つ理念的な特徴として、以下を挙げています。 1.法律で明確に規定された権限の原則 2.トップダウンのヒエラルキーの原則 3.職業と個人生活の分離の原則(職住分離や公私混同の禁止) 4.文書主義(書面必須)による事務処理の原則

5.専門的な技能・訓練の原則 6.フルタイム労働の職務専念(副業禁止・癒着禁止)の原則 7.権威的な職務遂行のための法律・規則・技能の習得や活用の原則 これらは現在の行政や大企業でも取り入れてるものも多く、現代社会においても根強く残っています。

官僚制のメリット

組織として、安定的に支配できるというのがあります。規則に基づいて組織が運営されるので、行動方針も明確。方針に沿って効率的に業務を遂行できるのです。また組織にはノウハウが蓄積されるので、方針が明確だからノウハウを使って効率的に動けるのもメリットでしょう。

一度命令が下されれば末端にまで素早く伝わり、正確に命令が実行されるというのもメリットとして挙げられます。これはトップが正しい判断を下せば、環境の変化に適応して、組織がスピーディーな行動をすることもできるのです。トップダウン型組織はこれに当てはまります。

また規則に従って組織のメンバーが行動するので、相互に整合的な行動をとり、重複した行動などの無駄が省かれます。職務が明確に規定されていれば、組織メンバー間の対立も起きず、互いの分野を犯すことなく自分の専門内での業務に専念するので、成果を上げやすい環境になります。

官僚制のデメリット

「官僚的」と言われる組織は誉め言葉ではなく、批判されるときに使われることが多いです。これが官僚制のデメリットを明確に表しています。例として「規則に従う」「文書による管理」「人間性の欠如」などのイメージや環境の変化に対応できないという批判も官僚制のデメリットです。

官僚制の逆機能

「官僚的」と言われる組織は誉め言葉ではなく、批判されるときに使われることが多いです。これが官僚制のデメリットを示しているでしょう。例として「規則に従う」「文書による管理」「人間性の欠如」などのイメージや環境の変化に対応できないというのも官僚制のデメリットです。

「官僚制の逆機能」の特徴として、ロバート.K.マートンは以下を挙げています。「規則に固執することによって変化した状況に柔軟に対応できなくなること」のを訓練された無能、「目的と手段が逆転してしまうこと。規則や組織を守ること自体が目的になってしまう」のを目標置換。

「組織の効率性が強調されることによって「個人の成長」という側面は軽視される」のを個人的成長の否定。「自分の地位や既得権益を失うのではないかという意識から、改革は、組織のメンバーから強力に抵抗される」のを革新の阻害として、挙げ、

「常に規則を守る行動をするのは、裏を返すと顧客の要望に対応した行動はしないということ」のを顧客の不満足。「組織の成果が上がらなくても、「規則を守っているからいいではないか」という弁解の余地を与え、規則に従った最低限の行動しかとらなくなる」のを最低許容行動。

と批判しました。 また官僚制組織は自身や内部の関係者に対して、規則の解釈が甘くなるという問題もあります。対外的には規則の遵守が貫かれますが、身内に対しては必ずしも規則の遵守は絶対とはいえず、解釈を歪曲するなどの行為が行われ、 内部擁護に走りやすい傾向にあります。

官僚制の具体例

官僚制には様々なメリットやデメリットがあるのを記していきましたが、官僚制のメリットやデメリットの具体的な例にはどういったものがあるのでしょう?ここでは幾つかの例を挙げて、官僚制の良さや悪さをみていきたいと思います。

良い具体例

ホンダはかつて「ワイガヤ」といわれる組織メンバーの間で「わいわい・がやがや」とディスカッションすることを奨励していました。しかし、これでは命令及びその実行が遅くなるために、トップダウン型の組織構造に変革。トップダウン型の組織となり、業務スピードが上がったのです。

ファースト・フード・チェーンの「マクドナルド」のマニュアルによる管理は官僚制的であり,その成功の理由の一つは徹底した官僚制的管理の活用といえます。徹底した合理的なマニュアルは「スターバックス」でも行われ、両者の成功はご存知の通りです。

国際環境基準ISO14001の導入は基準マニュアル、環境保全の管理規則によるワーク・フローを確立させ、その順守から組織の官僚制的な性質を高めます。膨大な管理規則やマニュアルはICTの導入で運用が可能。組織のICT化、官僚制化は合理化において整合性が高いのです。

悪い具体例

官僚制組織はセクショナリズムが過剰になると、全体の利益よりも自身が所属するセクションの利益が最優先となります。つまり、組織の「 全体最適」を考えず、自身が所属するセクションのみの「部分最適」を一番に考えるようになります。

そして自分の担当以外の仕事には関わろうしないというのが顕著となり、その結果、官僚制組織では「他のセクションがどのような業務を担当しているかをわからない」「複数のセクションに関係する案件がたらい回しにされる」「責任の所在が不明確になる」などの現象が起きるのです。

それでも官僚制でいくしかない

しかし、官僚制は様々な副作用を起こすのに採用され続けています。ヴェーバーは「官僚制こそが日常的な業務の質量の高度化、増大に対処でき、卓越した純技術的優秀性を発揮できる制度である」と論じました。官僚制の特に重要な特質は「没主観的で誠実な職務の遂行」としています。

ウェーバーは「公平」こそ、近代大衆社会の至上の価値観であるとし、官僚制のみが自発的な服従を引き出し、安定的な支配を可能とする制度として次の指摘をしました。 ・没主観的で誠実な職務の遂行とは、計算可能な規則に従った、人物のいかんを問うことのない公平な処理である。

・人は命令が合理的で公正なものと認められる場合に自発的に命令に服従する ・情には個人差があり計量できない基準を用いるのは不公平を生み強い不満が起きる ・物質的・精神的な利害の魅力や脅威は人により違い、同じ人間でも時々の心情や状況で異なる不安定なものである

重要なのは官僚制の副作用だけをことさら強調し、アンチ官僚制に容易に乗らず、官僚制のメリットを生かして、官僚化の逆機能というデメリットを少しでも抑制する運用を心がけることが組織のトップやリーダーの重要な課題になるといえるでしょう。

上司・同僚がうざい、職場になじめない。

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