慰労会の案内状の書き方と例文4つ・挨拶のしかた

社員の皆様 ○○部の○○様が、このたび○○支店長にご栄転されることとなり、来月○日に赴任されます。 つきましては、○○様へのこれまでの御功労に敬意を表し、感謝申し上げるとともに、○○支店長として○○様のさらなるご活躍をお祈りする気持ちを込めまして、下記の通り慰労会を執り行います。 皆様万障お繰り合わせの上、ご参加ください。 お世話になった上司への感謝の思いと、上司の昇進を心から祝う気持ちが伝わる文章です。

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さて、ここまで慰労会の案内状の書き方について、例文を用いて説明してきましたが、注意点がいくつかあります。相手に失礼のないように、しっかり確認しておきましょう。 ここでは、「主役と参加者の案内状の違い」「言葉遣い」についての注意点を見ていきます。実際に書くことを想像しながら、読み進めていきましょう。

案内状は主役と参加者への内容は異なります。2パターン用意するようにしましょう。 「主役」に対する案内状は、これまでの感謝や努力を称える文、そして今後ますますの期待を込めて文章にしましょう。日付に関しては、事前に主役が必ず参加できる日を本人に確認し、案内状にはその日付を記しましょう。 「参加者」に対する案内状は、先に例文に述べたとおりです。慰労会の主旨と主役への感謝の意を述べましょう。

慰労会の案内状では、言葉遣いに注意しましょう。敬語の使い方、誤字脱字の有無、言い回しの仕方など今一度確認しましょう。 慰労会の案内状はビジネス文書の一つです。砕けた文章にせず、相手に敬意を持って書くようにしましょう。 特に、社外の取引先相手に送る場合は細心の注意を払い、送付前には上司に確認してもらうようにしましょう。ここでの丁寧さが今後のビジネスでの関係性につながることもあります。

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慰労会の挨拶には、「始めの挨拶」「締めの挨拶」の大きく分けて2つあります。 挨拶をするときには、自信を持ってハッキリとした声で言うように心がけましょう。会場の規模にもよりますが、大人数での慰労会となると他の部署の社員や上司からも注目が集まります。 また、挨拶文はしっかりと覚えてみんなの顔を見て話した方が声も会場全体に広がります。楽しい慰労会にするためにも笑顔で正面を向いて挨拶をしましょう。

まず、始めの挨拶はシンプルな言葉を心がけましょう。幹事として司会進行をする流れの中で、述べると良いでしょう。 慰労会の流れとして、始めの挨拶、部長や課長クラスの人による挨拶、乾杯というように挨拶をする場面が続きます。中でも、部長や課長クラスの人による挨拶は長めであることが予想されます。 慰労会をスムーズに進めるためにも、幹事による始めの挨拶は短く、端的のほうが良いです。

例文：本日はお忙しい中お集まりいただき、誠にありがとうございます。これより〇〇会社の慰労会を開催いたします このように、始めの挨拶は「最初に集まってくれたことに対しての感謝」＋「開会宣言」で構成します。この後、挨拶を頼んでいる上司にバトンを渡します。 「まず始めに、〇〇部の〇〇部長より一言ご挨拶を頂きます。」という言葉で繋ぐとスムーズです。その後は乾杯に入ります。乾杯の音頭を取る人を紹介しましょう。

そして慰労会の最後の挨拶も肝心です。締めの挨拶もシンプルで分かりやすい挨拶が好まれます。 始めの挨拶と同じく、慰労会に集まってくれたことに対して感謝の言葉を述べ、慰労会の主役の紹介をします。そして三本締めで終わるというのが一般的です。 最後まで主催者側として、集まってくださった参加者に敬意を評しましょう。そして主役に対しては、最大限の感謝と激励の気持ちを送るように心がけましょう。

例文：宴もたけなわではございますが、ここで一旦締めさせていただきます。本日はお忙しい中、集まっていただき誠にありがとうございます。〇〇様の御功労に敬意を表し、当社のさらなる発展を祈念いたしまして、三本締めで締めたいと存じます。 このあと「それではお手を拝借。いよー」という掛け声の後に三本締めを行い、お礼を述べて終わりましょう。 ここでも、ハキハキと述べることを心がけましょう。明るく笑顔で会を締めくくりましょう。