「採用担当者様」の使い方とは？使うときの注意点も併せて紹介

就活や転職活動において企業に履歴書などを送る際、「担当者の名前がわからない」「採用担当者様では失礼にならないか」など疑問や不安を感じることはありませんか。言葉遣いを間違えると「マナーを知らない」と低い評価をされることもあります。 こういった事態を回避するため本記事では、「採用担当者様」の正しい使い方を郵送・メール・電話のシチュエーション別に解説しているのが特徴です。加えて注意すべきポイントも紹介しています。 この記事を読むことで就活や転職活動時だけでなく、入社後も正しく「採用担当者様」を使うことが可能です。ビジネスマンにとって正しく言葉を使うことは非常に重要になります。「採用担当者様」の正しい使い方を理解したい人は是非読んでみてください。

就活や転職活動において頻繁に用いられる「採用担当者様」は、会社に属する個人のことを表す言葉です。一般的には採用担当者の名前がわからないときや採用担当者が他にいない（1人である）場合に使用されます。 したがって「採用担当者様」が頻繁に用いられるのは、就活生と応募する企業が初めてコンタクトを取る場合だと考えられます。 例えば、就活生が求人票などから気になる企業を見つけ、電話で問い合わせなどをする場合、「恐れ入りますが『採用担当者様』にお繋ぎいただけますでしょうか」といった使い方をするのが一般的です。 言い換えれば、採用担当者と何度かコンタクトを取った後、名前を知っておきながら「ご担当者様」と用いるのは失礼にあたります。この場合は、「採用担当の○○様」といった具合に個人名を述べるのが正しいマナーです。

「御中」はビジネスシーンにおいて、郵便物・メールを個人名ではなく会社・部署・団体名に送付する際に用いられる言葉となります。 大規模な企業になると、採用担当者が1人ではなく複数名で組織されていることも少なくありません。したがって、応募する企業に複数の採用担当者がいる場合は「様」ではなく、「御中」を使うのがビジネスマナーです。 採用担当者とファーストコンタクトがないままに選考に関する書類を送付することも少なくありません。本来であれば担当者名を役職名ともに記入する、もしくは相手方の職位順に記入すべきですが、相手の人数わからない場合もあります。 このように、個人名を用いることが物理的に不可能かつ、採用担当者が複数だと想定される場合は「〇〇株式会社　採用担当係御中」とするのが正しい宛先の記載方法です。

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「採用担当者様」を正しく使うにはシチュエーションに応じた使い方をマスターすることが大切です。「採用担当者」が頻繁に用いられるのは「郵送」「メール」「電話」となります。 それぞれのシチュエーションでの使い方をマスターしておくと、就活や転職活動時だけでなく、入社後も正しく使用することが可能です。ここではビジネスシーンでよく使われる「郵送」「メール」「電話」における「採用担当者様」の正しい使い方を解説します。

就職・転職活動において履歴書や職務経歴書などの選考書類を郵送する場合、封筒の宛名には「採用担当者様」を用います。例としては次のとおりです。

また、封筒に宛名を書く時は中央に、文字の大きさに注意してバランスよく丁寧に記載することを意識しましょう。些細なことですが、採用担当者の印象も良くなります。 なお、注意したいのが「〇〇株式会社▲▲御中　採用担当者様」といった表現です。会社に敬意を表したい気持ちは理解できますが、「御中」は複数人に対して用いる敬称となります。さらに「御中」「様」と敬称が二重になっているのもマナー違反です。 つまり、この例文では「御中」「様」と敬称を二回続けて用いる二重敬語であり、NG表現となります。非常に間違えやすい表現なので十分に注意しましょう。

就活においては企業の採用担当者とメールでやりとりする場面も少なくありません。採用担当者の名前がわからない時や他にいない場合は「採用担当者様」を用います。 ビジネスシーンにおいてメールを利用して連絡する際には、冒頭に宛名を記載するのがマナーです。会社名・部署名に続いて採用担当者様と記載します。このとき文字数のバランスを見て適宜改行を加えると良いでしょう。メールでの記載例は次のとおりです。

メールでは「様」の代わりに「殿」「各位」があります。「殿」は目下の立場の人に対して使用する敬称であり、メールの宛名として用いるのは不適切です。 団体に対する敬称である「各位」には「その他大勢」といった意味で捉えられることもあるので注意しましょう。また、「各位」「様」を同時に用いると二重敬語になります。したがって、使用例は次のとおりになります。

ビジネスマナーとしてメールは時間内に送信しましょう。メールはいつでも送信・確認できますが、深夜・早朝に送信すると「非常識だ」と思われる可能性もあります。いくら正しく敬称を用いてもマイナス要因になることを心得ておきましょう。