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細分化とは?仕事を細分化するメリットと効果・細分化のコツ

初回公開日:2017年03月07日

更新日:2020年02月14日

記載されている内容は2017年03月07日時点のものです。現在の情報と異なる可能性がありますので、ご了承ください。

また、記事に記載されている情報は自己責任でご活用いただき、本記事の内容に関する事項については、専門家等に相談するようにしてください。

ビジネススキル

仕事をしていて細分化と言われることが多いですが、細分化と言われてもピンとこない。そんなことはありませんか?細かいことは無理と思ってしまっている方。無理ではありません。「細分化」はちょっとしたことを意識するだけででき、仕事の効率化を図ることができるのです。

「細分化」とは

細分化とは細かく物事を分けることを言います。対義語としては「大別する」となりますが、「概要」や「集約」なども対義語と考えて良いでしょう。要約することも大事な時もありますが、ここでは細かくしていくことの大事さを伝えていきます。 ”細分化して仕事効率を上げていきたい。” そう思っていても、どうやって行えば良いのかわからないという方も多いのではないでしょうか。

任された仕事があります。例えば3日かかるとあなたが判断したとしましょう。その仕事を他の人が行った時に、同じ時間で終わるのであれば問題はないと思います。ですが、もしも1日で終わるような人が出てきた場合・・・あなたは仕事効率が悪いと思われてしまうかもしれません。細分化を行うことで仕事効率を上げ、時間を有効に使ってみましょう。

労働における細分化

細分化された労働とそのメリット

フレデリック・テイラーという経営学者がいました。科学的管理法の父と呼ばれ、科学管理法を考案し実践した事で、生産現場に近代化をもたらしたとともに、マネジメントの概念を確立しました。「作業分割」を行い、要素ごとに「時間研究」を行うという方法を確立し、「どうしたら効率よく仕事を回せるのか」ということを考え、出した答えは非常にシンプルなものでした。

それは「分業」です。様々な仕事を分類して、それぞれの作業分担を決めました。同じ作業ばかりだととその作業に慣れてきます。すると同じ作業を繰り返し行うことで仕事の技術が上がり、作業時間が短くなってコストが安くなる。「分業」をすると労働効率が上がるのです。

働くにはやりがいが必要

バベッジやテイラーのような理論はもっともな意見です。しかし細かく仕事をすることはそんなに難しいことではありませんが、作業をこなすのは人間です。同じことばかり繰り返していると、当然しだいにやる気が削がれていきます。また、あまりにも細分化された仕事ばかりしていると「仕事の全体像が捉えにくくなる」ということがあり、何の為に細かくしたのか分からなくなってしまうことも。

自分の仕事を細分化する為に

ゴールを設定しよう

まず、ゴールを設定しましょう。いつまでに、どのような仕事を行っていくのか。そして、そのゴールに行き着く為に何をしなければいけないのか。この考えがしっかりないと、細分化しても結局時間だけかかってしまうというケースになりがちです。東京駅から○○駅まで何時までに到着するということが仕事のゴールだったとしましょう。何にも考えずに行くわけありません。目的地がどの路線なのか、またどう乗り換えすれば早く着くのかを調べます。調べて何時何分のどの電車に乗れば良いとわかったら、それに乗って到着駅まで行きますよね。

仕事も同じこと。まずゴール(到着駅)を決め、そしてそのゴールに到着する最短経路を調べます。そして、その最短経路が決まったら、行動にうつしてゴールまで行けばいいだけ。そんな簡単に・・・と思われるかもしれません。ですが、この思考が細分化への近道なんです。マーケティングにおける細分化もこのようなことが行われています。セグメンテーション(市場細分化)などと言うと難しく思われがちですが、女性の中でどの年代が購入するかなど、1人1人のアンケートなどから数値を導き出していく。 このように人の意見を集め、商品などが効率的に売れるようにすることをマーケティングと言います。大きなゴールを決め、その為にどうするべきか。まず自分の頭の中を細分化してみましょう。

PDCAが仕事効率を上げる

大きなゴールを決め、そのゴールに向かって突き進む。ですが、時間ぴったりに到着することなど最初からは中々出来ません。「PDCAサイクル」という手法があります。PDCAサイクルとは、Plan(計画)Do(実行)Check(検証)Action(改善)のそれぞれの頭文字をとったものです。

PDCAサイクルとは、業務プロセスの管理手法の一つで、計画(plan)→実行(do)→評価(check)→改善(act)という4段階の活動を繰り返し行なうことで、継続的にプロセスを改善していく手法。

知っておられる方も多いとは思いますが、実行している方はどれくらいいるのでしょう。知っているのと実行しているのは別です。もう一度PDCAを自分が本当に出来ているのか、考えてみてください。計画をしっかりと立て、実行する。そして実行した後、検証を自ら行い、そして改善をする。その改善を次の計画に反映させ、そしてまた実行する。こうすることで、仕事のレベルは確実に上がってきます。自分の仕事を検証して改善することは本当に難しい。ですが、それをすることで必ずステップアップする為の武器になってくれるはずです。計画を立てること。これは仕事の細分化に絶対に必要な部分です。

細分化をする人・しない人

細分化をする人は、行動する前に時間をかけます。細分化することを考えていない人は与えられたことに対してすぐ行動しますが、実はロスが非常に多くなります。身の回りを整頓していると、どこに何が置いてあるかわかりやすく資料などすぐ探せます。ですが、資料を置いたままにしておくと、途中でどこかに紛れてしまったりして大変な時間がかかったりした経験ってありませんか? 資料の細分化も仕事の細分化も考え方は一緒。最初に苦労してファイリングしておけば、後が楽ですよね。これを自分自身に当てはめてあげれば良いだけです。仕事の細分化とは頭の中を整理し、やることをしっかりと決め、決めたことを着実にこなしていくことです。

細分化はすぐに実践できる

自分はおおざっぱだから。細分化なんて面倒。 そんな風に思っている方は今すぐ考えを改めましょう。難しいことではありません。最初は細かくなくても大丈夫。ゴールに向かってどうアプローチしていくかを考えるだけでも細分化のはじまりです。最初は大きく区切って、そこから細かくしていき、時間の効率化を図りましょう。

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