細分化とは？仕事を細分化するメリットと効果・細分化のコツ

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細分化とは細かく物事を分けることを言います。対義語としては「大別する」となりますが、「概要」や「集約」なども対義語と考えて良いでしょう。要約することも大事な時もありますが、ここでは細かくしていくことの大事さを伝えていきます。 ”細分化して仕事効率を上げていきたい。” そう思っていても、どうやって行えば良いのかわからないという方も多いのではないでしょうか。

任された仕事があります。例えば3日かかるとあなたが判断したとしましょう。その仕事を他の人が行った時に、同じ時間で終わるのであれば問題はないと思います。ですが、もしも1日で終わるような人が出てきた場合･･･あなたは仕事効率が悪いと思われてしまうかもしれません。細分化を行うことで仕事効率を上げ、時間を有効に使ってみましょう。

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フレデリック・テイラーという経営学者がいました。科学的管理法の父と呼ばれ、科学管理法を考案し実践した事で、生産現場に近代化をもたらしたとともに、マネジメントの概念を確立しました。「作業分割」を行い、要素ごとに「時間研究」を行うという方法を確立し、「どうしたら効率よく仕事を回せるのか」ということを考え、出した答えは非常にシンプルなものでした。

それは「分業」です。同じ作業ばかりだととその作業に慣れてきます。すると同じ作業を繰り返し行うことで仕事の技術が上がり、作業時間が短くなってコストが安くなる。「分業」をすると労働効率が上がるのです。

バベッジやテイラーのような理論はもっともな意見です。しかし細かく仕事をすることはそんなに難しいことではありませんが、作業をこなすのは人間です。同じことの繰り返しだ、当然徐々にやる気が失われていきます。また、あまりにも細分化された仕事ばかりしていると「仕事の全体像が捉えにくくなる」ということがあり、何の為に細かくしたのか分からなくなってしまうことも。

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まず、ゴールを設定しましょう。いつまでに、どのような仕事を行っていくのか。そして、そのゴールに行き着く為に何をしなければいけないのか。この考えがしっかりないと、細分化しても結局時間だけかかってしまうというケースになりがちです。東京駅から○○駅まで何時までに到着するということが仕事のゴールだったとしましょう。何にも考えずに行くわけありません。目的地がどの路線なのか、またどう乗り換えすれば早く着くのかを調べます。調べて何時何分のどの電車に乗れば良いとわかったら、それに乗って到着駅まで行きますよね。

仕事も同じこと。まずゴール（到着駅）を決め、そしてそのゴールに到着する最短経路を調べます。そして、その最短経路が決まったら、行動にうつしてゴールまで行けばいいだけ。そんな簡単に・・・と思われるかもしれません。ですが、この思考が細分化への近道なんです。マーケティングにおける細分化もこのようなことが行われています。セグメンテーション（市場細分化）などと言うと難しく思われがちですが、女性の中でどの年代が購入するかなど、1人1人のアンケートなどから数値を導き出していく。 このように人の意見を集め、商品などが効率的に売れるようにすることをマーケティングと言います。大きなゴールを決め、その為にどうするべきか。まず自分の頭の中を細分化してみましょう。

大きなゴールを決め、そのゴールに向かって突き進む。ですが、時間ぴったりに到着することなど最初からは中々出来ません。「ＰＤＣＡサイクル」という手法があります。PDCAサイクルとは、Plan(計画）Do（実行）Check（検証）Action（改善）のそれぞれの頭文字をとったものです。