上申書の書き方と例文｜会社/裁判所/警察へ書く場合

上申書とは、官公庁（警察や裁判所や市役所などの行政機関）に出す、法的手続きをしない申立書や報告書のことです。 例えば、あなたが交通規則を違反して罰則を受ける際に、上申書などで罰則の軽減などを行うことができます。

上申書を使うシーンは普通に生活をしているとあまりありません。 上申書を普通に生活をしていて最も使うと思われる時が、交通違反などをした時の罰則を軽減するときに上申書を出すケースです。 例えば、あなたがスピード違反をして免許停止になったとします。スピード違反は危険であり法律違反のためやってはいけないことですが、何らかの事情があり罰則を軽減する余地があることを申し出る際に上申書を使用します。

上申書は主に官公庁などに対して、何か申し立てや報告する際に使うことが多いです。 交通違反の減刑や受刑者の仮釈放の要求などによく使われるのが上申書です。 そのほかにも、官公庁に提出する以外でも部下が上司に対して何か意見を申し立てる際にも意見書の要領で上申書を作成し上司に何かを意見する場合にも使用します。

上申書は日常生活でもビジネスシーンでも中々使うケースがありませんよね。 そのため、いつどういう時に使うのか疑問に思う方も多いかと思います。 ここでは、上申書を使うシーンやどのような用途で使うのかをシーン別にご紹介していきます。

刑事事件で上申書を使うシーンはかなりあります。 例えば、先ほど説明したように交通違反などで免許停止になった際に反省などを含めた上申書で刑罰の減刑をお願いする際に使用する場合があります。 他にも、保釈を要求する際にも上申書を使います。 これは、被告人が保釈されても逃げ出さない様に家族や親族がしっかりと監督をする旨を上申書に書いて提出をします。 また、被害者が上申書を出すケースもあります。 これは、例えば、交通事故の被害に遭った際に、加害者がとても反省をしており事故の後の被害者のケアもしっかりしており、反省ととれる誠意な態度を取っていることから、検察側の求刑が厳しいと思った際や寛大な刑罰を検察や裁判所側に要求をする際にも使います。 これも、被害者の権利の一つなので覚えておくといいです。

これは、法務局や裁判所あてに使う上申書です。 例えば、被相続人の死亡した際の住所が登記されている住所と違う場合に使用します。 その際に住所を示す戸籍などが発行されない場合に、相続人と被相続人の相続関係を示す場合に、上申書に住所の変遷と相続関係について記載をし、これらの違いにより裁判などの紛争が起こらないことを確約した、上申書を提出することで、相続関係を証明しスムーズに相続を行います。

ビジネスシーンでは、この上申書が一番使用することが多いと思います。 例えば、あなたの部下を昇進や昇任するために会社あてに上申書を送るケースがあります。 これのあて名は、あなたの会社の人事部長あてになることが多いです。 あなたの部下がどのような勤務態度で実績を上げていることを明記して、昇進や昇任をさせることが妥当であるということを申し上げるため、上申書です。 他にも、新たなプロジェクトなどの人事にあなたを加えてもらうために上司に上申書を提出することや予算などについて意見をするときに口頭ではなく書面で出すことで分かりやすいという理由から上申書を書くケースもあります。 稟議書と似ていますが、稟議書は会議を開かずに様々な重役に対して内容を見てもらい最終決裁者の決裁をゆだねる書類のことで、取締役から部長まで様々な方が閲覧し審議をします。 ですが、上申書の場合は、決裁権のある人事部長やあなたの上司のみが閲覧し、決裁を乞うよりもどちらかというと、意見をして決裁を仰ぐような物です。 そのため、社内で上申書を出すケースは、何か意見などをする場合に上申書を出すというイメージになります。

裁判所や警察などに出す上申書の書き方は、簡潔にわかりやすく書くことがポイントになります。 例えば、何を何に変更するやどのようなことに対してどのようにして欲しいのかについて、簡潔に書いていくことで分かりやすく内容の伝わりやすいものにすることが必要になります。 官公庁への上申書の書式は、裁判所などのホームページから各目的別の書式例なども出ているためそれが、非常に参考になります。 また、他にも様々なサイトで上申書のテンプレート集なども公開されているため、それらを元に官公庁への上申書を作成していくことができます。 もし、込み入った問題で一人で解決することが難しい場合は、弁護士事務所や司法書士や行政書士の方などに相談をすることもします。

上司へ出す上申書は簡潔に書くことも大切ですが、なぜそのことについて意見具申をするのかについて詳細に記すことが必要です。 稟議書と違い、会議にかけるというわけではなく意見書に近いものではありすが、あまり簡潔に書きすぎると「言いたいことは分かるけどなぜ必要なのか分からない」のような状態に陥ることもあるため、適宜別添の資料などを用いて詳細が伝わりやすい上申書を作成していく必要があります。