【社外/社内】依頼メールの書き方と文例｜件名・本文・結び

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ビジネスメールで何かを依頼するときは、様々なシュチュエーションが考えられます。大きく分けて社内の業務連絡と、クライアントや外部講師など、社外に向けてのお願いのメールがあります。それぞれの書き方について解説しましょう。

社内の依頼ごととして、資料や報告書などの提出や確認について頼む書き方、アドバイザーや指導者の依頼などのビジネスメールの書き方があります。社外ならば、見積もりや提案など発注に関すること、請求書や催促など支払いに関すること、会合や講演会といった交際関係など、多岐にわたります。 どちらのビジネスメールにも、送り手と受け手の立場が反映されます。相手が目上の方や、クライアントならばこちらは細心の注意で敬意をあらわさなければなりません。または、上下関係よりもビジネスパートナーとして互いに尊重し合う間柄という場合もあります。

シチュエーションによって要点は変わってきますが、依頼のビジネスメールとして共通する書き方のポイントをまずは押さえておきましょう。

ビジネスメールの書き方としては、件名から内容をはっきりと表示するということがあります。依頼ならば「〜〜のお願い」や「〇〇をお願いいたします」など、一見してわかる書き方にします。 本文では、依頼の内容を詳細に述べます。趣旨を明確にし、日時や納期などがある場合は忘れずに書きます。

ビジネスメールで依頼をするときは、理由や経緯を伝える必要があります。なぜ依頼をするのかがわからないと不審に思われてしまいます。事柄を相手に理解してもらうために、「こういう理由で貴方にお願いをするに至りました」と説明しましょう。

ビジネスメールは簡潔さと明確さが大切ですが、相手の方に手間をかけて頂くのですから、丁寧にお願いするという配慮が欠かせません。「お手数ですが」「お忙しい中ご迷惑をおかけしますが」等、配慮の一言を必ず添えて、相手をたてることがマナーとなります。

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社外向けに依頼をするビジネスメールは、お互いの利益につなげるために頼みごとを了承してもらう目的があります。件名の書き方は、はっきりと依頼の要旨を記すことがポイントです。

件名：「〇〇〇〇」パンフレット送付のお願い

件名：新規お取引のお願い

件名：△△のご請求につきまして

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