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【社外/社内】依頼メールの書き方と文例|件名・本文・結び

メール

ビジネスメールのやりとりは、要望や注文、それを受けることで進行していきます。ビジネスメールに多い「依頼」では、書き方に一定のルールがあります。相手に依頼の内容を簡潔かつ的確に伝える、丁寧なビジネスメールの書き方を学び、人間関係も仕事も円滑にしていきましょう。

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依頼ビジネスメール:書き方の種類とポイント

ビジネスメールで何かを依頼するときは、様々なシュチュエーションが考えられます。大きく分けて社内の業務連絡と、クライアントや外部講師など、社外に向けてのお願いのメールがあります。それぞれの書き方について解説しましょう。

社内の依頼ごととして、資料や報告書などの提出や確認について頼む書き方、アドバイザーや指導者の依頼などのビジネスメールの書き方があります。社外ならば、見積もりや提案など発注に関すること、請求書や催促など支払いに関すること、会合や講演会といった交際関係など、多岐にわたります。 どちらのビジネスメールにも、送り手と受け手の立場が反映されます。相手が目上の方や、クライアントならばこちらは細心の注意で敬意をあらわさなければなりません。または、上下関係よりもビジネスパートナーとして互いに尊重し合う間柄という場合もあります。

シチュエーションによって要点は変わってきますが、依頼のビジネスメールとしての共通する書き方のポイントをまずは押さえておきましょう。

依頼のビジネスメールの書き方:内容を明確に件名で表し、本文で説明する

ビジネスメールの書き方としては、件名から内容をはっきりと表示するということがあります。依頼ならば「〜〜のお願い」や「〇〇をお願いいたします」など、一見してわかる書き方にします。 本文では、依頼の内容を詳細に述べます。趣旨を明確にし、日時や納期などがある場合は忘れずに書きます。

依頼のビジネスメールの書き方:理由をはっきりと書く

ビジネスメールで依頼をするときは、理由や経緯を伝える必要があります。なぜ依頼をするのかがわからないと不審に思われてしまいます。事柄を相手に理解してもらうために、「こういう理由で貴方にお願いをするに至りました」と説明しましょう。

依頼のビジネスメールの書き方:相手に配慮する

ビジネスメールは簡潔さと明確さが大切ですが、相手の方に手間をかけて頂くのですから、丁寧にお願いするという配慮が欠かせません。「お手数ですが」「お忙しい中ご迷惑をおかけしますが」等、配慮の一言を必ず添えて、相手をたてることがマナーとなります。

【社外】依頼メールの書き方:件名

社外向けに依頼をするビジネスメールは、お互いの利益につなげるために頼みごとを了承してもらう目的があります。件名の書き方は、はっきりと依頼の要旨を記すことがポイントです。

件名:「〇〇〇〇」パンフレット送付のお願い

件名:新規お取引のお願い

件名:△△のご請求につきまして

【社外】依頼メールの書き方:本文

依頼の内容や希望をできるだけ具体的に示し、お互いのメリットになることをアピールします。失礼にならないよう敬意をもって伝えましょう。 <例> ○○○株式会社  セキュリティ・サービス事業部 大野大貴様 いつもお世話になっております。 株式会社田中商事、システムセキュリティ部の山本二郎と申します。 弊社では、インターネット上の個人情報を守るための対策を 強化したいと考えております。 昨今、インターネット上では、コンピュータウィルスやハッキング、 ファイル交換ソフトなどが多数存在し、 情報漏洩の危険が常に潜んでいます。 つきましては、プレゼンテーションによる発表形式のコンペティション を開催したいと計画を進めております。 20分程度でプレゼンテーション(プレゼンテーション20分、質疑応答10分) をしていただくことは可能でしょうか。 ご参加いただけるようでしたら準備の時間もありますので、 10月29日までにご連絡いただけますようお願いいたします。 何卒、宜しくお願いいたします。 ************************************************** 株式会社 田中商事 システムセキュリティ部 山本 太郎(ヤマモト ジロウ) 〒564-9999 京都府○○市△△町11-8 3F TEL:066-8888-9999(直通) 066-6666-9999 (代表) FAX:066-8888-9999 ***************************************************

【社内】依頼メールの書き方:件名

依頼のビジネスメールは相手に頼みごとを了解してもらい、仕事をスムーズに進める目的があります。 まずは件名からわかりやすく表示しましょう。

件名:「〇〇〇〇」に関するアンケートのお願い

件名:総務部提出用書類へのサインのお願い

件名:経理部より〇〇について提出依頼

【社内】依頼メールの書き方:本文

書き方としては、依頼の内容や希望をできるだけ具体的に示します。宛先をかき、自分を名乗り、日時や場所等を明記したうえ、お願いをする相手への気遣いを忘れず丁寧に書きましょう。 <例> 社員各位 総務部の田中 二郎です。 社員の休憩時や来客時に飲み物を出したいという意見が多数あり、 自動販売機の設置を考えています。 つきましては、購入するかどうかの参考にしたいと思いますので、 下記アンケートにご回答の上、○月△日(水)までにご返信ください。 -----------アンケート------------- ~アンケートを記載~ 皆様の貴重なご意見をお待ちいたしております。 -------------------------------------------  総務部 田中 二郎  内線 xxx -------------------------------------------

「依頼」ビジネスメールの書き方は、簡潔かつ明快に、敬意をもって丁寧に

依頼をするビジネスメールの書き方について、ご理解いただけたでしょうか。件名から要旨を表示し、本文では理由と依頼内容をわかりやすく述べましょう。ビジネスメールには、よく使われる決まったフレーズもありますから、調べておくと役立ちますよ。このような書き方を参照して、円滑にビジネスをすすめていきましょう。

地味な仕事の連続。全然スキルが付かない。

ビジネスマナーを身につけて先方や上司に気を使い、誰でもできる事務処理を「ハイ」と引き受ける毎日。雑用や地味な仕事の連続で、本当にやりたい仕事をやらせてもらえないビジネスマンは多いです。 「ほかにやりたい仕事がある」「幅広い経験・知識を積みたい」という気持ちは、特に多い転職のきっかけになっています。転職はタイミングや時期の影響でも、有利・不利が大きく別れるので、転職予定がなくても「転職を考えること」「転職を知っておくこと」は重要です。 ほかの人の転職のきっかけ、ベストな転職タイミングが気になるかたは、下記の記事も合わせて読んでみてください。 ■記事タイトル 20代の転職成功方法|転職理由3つ・新卒入社3年以内の転職割合・20代の強み

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