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【社内/社外】経緯報告書の書き方とテンプレート例文・注意点

初回公開日:2017年02月10日

更新日:2020年05月29日

記載されている内容は2017年02月10日時点のものです。現在の情報と異なる可能性がありますので、ご了承ください。

また、記事に記載されている情報は自己責任でご活用いただき、本記事の内容に関する事項については、専門家等に相談するようにしてください。

書き方・例文

問題のある事案が発生した場合に必要な経緯報告書ですが、書く機会の多い方もいらっしゃるのではないでしょうか?本記事では、経緯報告書の基本的な書き方と、社内・社外あてに出す場合のポイントについてまとめました。例文など、詳しい書き方も交えて紹介しています!

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瑕疵があった場合の経緯報告書の書き方と注意点

こちらに瑕疵があった場合は、どのような書き方をすれば良いのでしょうか?正しい書き方について詳細に解説していきます。

ビジネス文書の体裁で事実を正しく報告

ビジネス文書としての体裁を整える普段は、メールでのやりとりや資料発送のレター、セールスレターを作成するくらいしか行わないと思いますが、その要領でお詫び用のビジネス文書を作成してはなりません。 日付や社名、その段落や位置、挨拶文など、定型のものを必ず利用しましょう。自分自身の個人名で提出するとしても、会社から公式に提出すべきものになりますし、何よりも普段からの文体で提出すると失礼であったり、常識をわきまえていないと思われてしまいます。

経緯報告書の書き方とポイント

お客様が今までに見たことがないほどに怒っていたとしても、自社の非を認めたくない一心で事実を捻じ曲げて報告をしてはいけません。また、お客様にとって都合が良いような書き方をすることも同様にやってはいけないことです。 ここで大事なことは、「事象概要」や「原因」の事実を報告することと、暫定対処としての「今回の対応」、「今後の対策」をきちんと記載して、今後の再発防止策を明記した書き方をすることです。結果として起こってしまったことは後から変えることはできませんが、発生したことが再発しないように対策をすることは可能です。 事実を正しく認識することで、再発防止の対策を正しく行うことができるようになるため、決して関係者の都合が良いように解釈せず、事実を報告しましょう。経緯報告書の書き方を考える上で、特に大事なことなので気をつけましょう。

経緯報告書で事実を時系列で記載する経緯の書き方

事実の報告をする際に重要なのが、その事実の因果関係を明らかにすることです。また、トラブルは人為的なミスが原因となって引き起こされることが多いため、関係者全員にヒアリングを行い、いつ・誰が・どこで・何を・なぜ・どのように判断や行動をしたのかを「経緯」として時系列で整理して記載しましょう。 ここでは、事実の報告のみを記載するため、後から解釈を加える必要はありません。その事象が発生した時点でどのように考えて行動したのかを記載するようにしましょう。

ビジネス文書の書き方

初見の方でもわかるように経緯報告書を記載するお詫び文書を確認するのは、普段から接している担当者の方だけではありません。基本的には、お詫び文書を出さなければならなくなった時点で、お客様社内でも部門内で問題視しており、担当者の上司が「お詫びを求めるよう」に指示を出して行うことが多いです。 そのため、普段から使っている業界専門用語や技術や知見がないとわからない現場用語を使わないようにしないと、相手に正しく認識してもらうことができません。気にしすぎることはありませんが、専門用語を多用した書き方をしていると、分かりづらいので気をつけましょう。

「当方に非がない、わからない」場合も、謝罪とお困り解消最優先

当方に非がない、わからない場合は、どのような書き方をすれば良いのでしょうか?細かく説明しているので、ぜひ目を通してみてください。

瑕疵のない場合の経緯報告書のメールでの書き方

ビジネス文書(社外用の経緯報告書の書き方とポイント)

会社名役職◯◯◯◯ 様会社名役職◯◯◯◯ 印◯◯◯◯の理由書平成◯年◯月◯日に発生しました◯◯◯につきまして、下記にその理由を申し上げます。標題の件につきまして調査し、原因が判明しましたので下記にご報告いたします。 記1.発生状況平成◯年◯月◯日◯時頃、・・・が発生し、◯◯◯のように対処し、結果、◯◯のようになりました。(具体的な状況を説明する文章などを入れる) 2.発生原因関係者からの聞き取り調査(調査方法)から、以下の原因が判明しました。又は、以下の原因が考えられます。 (1)確認ミス原因の具体的説明 (2)同上 以上の原因より、現状では、◯◯◯◯の問題があると考えます。以上のことより、以下の課題が早急に解決する必要性を認識しました。 3.今後の対策◯◯が再発しないように、◯◯を徹底する。◯◯をおこなうことで、今回の◯◯◯と同様のトラブルは発生しないと考えます。◯◯◯を早急に整備することで今後このようなトラブルを撲滅いたします。(複数の場合、箇条書きでかく。)

経緯報告書の書き方が分かる、使える社内用・社外用の無料おすすめテンプレート

・経緯報告書重要案件について:担当者より社長まで報告するための用紙 ・クレーム報告書:不良品発生の顛末書です。自社製品に不良品が発生した際の顛末書書式事例としてご使用ください ・不良品発生の顛末書の例文:不良品発生の顛末書です。自社製品に不良品が発生した際の顛末書書式事例としてご使用ください。 ・理由書(不良品発生):不良品が発生した場合に、なぜ不良品が発生したのかを報告する理由書 ・経緯報告書01(社外用・報告のみ謝罪なし):こちらには非がない場合などに、その内容や経緯を報告するための書類です。 ・経緯報告書02(社内用・瑕疵がない場合):こちらには非がない場合などに、その内容や経緯を報告するための書類です。 細かい内容は、以下をご覧ください。

経緯報告書の書き方

あくまでも、こちらには非がない場合に、事案の内容や経緯を報告するための書類上司がこれを見て、事が大きくなる前に、適切に対応するためのものなので、事の経緯が明確に表現されていなければなりません。不明点や記憶に薄い部分についても、その事を明確に記し、根拠の無い断定は禁物です。 事の経緯の報告とは、事案が発生したあと、それに対して、誰がどう判断してどう動いたのかということを、時系列を意識しつつ明確に報告することです。また、余分な心配はすることなく、冷静に事の次第を表現するようにすれば良いものです。

地味な仕事の連続。全然スキルが付かない。

ビジネスマナーを身につけて先方や上司に気を使い、誰でもできる事務処理を「ハイ」と引き受ける毎日。雑用や地味な仕事の連続で、本当にやりたい仕事をやらせてもらえないビジネスマンは多いです。 「ほかにやりたい仕事がある」「幅広い経験・知識を積みたい」という気持ちは、特に多い転職のきっかけになっています。転職はタイミングや時期の影響でも、有利・不利が大きく別れるので、転職予定がなくても「転職を考えること」「転職を知っておくこと」は重要です。 ほかの人の転職のきっかけや転職タイミングが気になるかたは、下記の記事も合わせて読んでみてください。 ■記事タイトル 20代の転職成功方法|転職理由3つ・新卒入社3年以内の転職割合・20代の強み

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