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週報の書き方と例文・システムエンジニアや技術開発系職種の週報例

書き方・例文

会社にお勤めの方であれば、一度は週報を書いたことがありますよね。会社に入りたての新入社員さんであれば、今後週報を書く機会があるでしょう。ここでは週報の書き方について、順を追って説明していきます。しっかり読んで社会人として恥ずかしくない週報の書き方を覚えよう。

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週報・日報の正しい書き方は?

会社にお勤めの方であれば、一度は週報を書いたことがありますよね。会社に入りたての新入社員さんであれば、今後週報を書く機会があるでしょう。会社の業務の中で一番つまらなくどうでもいいと考えている人も多いのでしょうか? 何も考えずダラダラと先週の週報と違う点だけを直してほとんど代わり映えのしない週報・日報を作っている人も多いですよね。ここでは週報の書き方について、順を追って説明していきます。早く書くコツも消化しているのでしっかり読んで社会人として恥ずかしくない週報の書き方を覚えましょう。

週報の役割

週報の役割は、一週間やってきたことと、その進捗状況、および成果を読み手に正確に伝えることです。読み手は週報の内容を受けて、必要に応じて具体的なアドバイスをしたりアクションをとることになります。 会社にお勤めの方であれば、一度は週報を書いたことがあるのではないでしょうか。会社に入りたての新入社員さんであれば、今後週報を書く機会があるかと思います。 しかしどうしても週報を書くのは代わり映えがしなくつまらないものですよね。ここでは週報の書き方について、順を追って説明していき、週報を書くコツもご紹介するので是非役立ててくださいね。

日報との違い

日報は、その日に行った内容を時間単位で細かく記述していきます。それに対して週報は、その日に行った内容を大まかに整理して記述していきます。一言で言えば、記述する内容が週報より細かいのが日報です。 また、一概には言えませんが、日報はどちらかというと、まだ細かく指導を行う必要があるメンバに書かせる傾向があるのに対して、週報はある程度本人の裁量に任せてもよいメンバーに書かせる傾向があります。特に管理職の上司が見たいのは週報です。1日単位の社員の行動より、週単位での業務の進捗管理がしたいからです。

週報の書き方

次に、具体的な週報の書き方について、以下の順に説明をしていきます。  ・週報の基本的な構成について  ・週報に記述する項目  ・新人が上手な週報を作成する上でのポイント  ・新人が週報を作成する上での注意点 ・システムエンジニアの週報例文  ・週報のテンプレート

週報の基本的な構成

週報の基本的な構成について説明します。基本構成としては、 やったこと(週5日に分けて記述)と成果 今週のまとめと来週の予定になります。成果を加えることで、書き手としては、単なる報告でなく、限られた時間の中でいかに行動して成果に結びつけたかを意識した論述になります。 また、読み手にも読みごたえが出ますので、ただ単にやってきたことを書くだけでなく、成果も構成に加えることを心掛けてください。

週報に記述する項目

(例文込)週報に記述する項目と書き方について、例文を入れながら説明していきます。 ・報告期間:報告期間を明記します       ○年○月○日(○)~○年○月○日(○) ・報告者:報告する本人の名前を明記します。○○次郎 ・業務内容:週5日の業務内容を一日単位で明記します。       ○月○日(○):○社を訪問し契約に向けた最終打ち合わせ△社との打ち合わせ       ○月○日(○):チームミーティングに参加○○社への資料作成       ○月○日(○):△社訪問 製品紹介と困りごとのヒアリング◇社訪問、◇社新担当者との顔合わせ       ○月○日(○):×社へのプレゼン資料最終確認、○社を訪問し契約締結 ○月○日(○):×社へのプレゼン(→2次選考通過の連絡入る) ・今週の成果:一週間の業務を通じて出した成果を明記します。 ○社への営業で1件契約を取り交わすことができた        ×社へのプレゼンで2次選考に進んだ ・今週のまとめ:一週間のまとめを端的に明記します。(課題、相談事項などがあれば簡潔に明記)         ○社との契約が無事に完了、先方から新規顧客の紹介があったので、再来週に再訪問を予定         ×社への1次選考を通過。ただし、先方からは提案にあたり二点ほど         改善要望を頂いており、別途相談をさせて頂きたい。 ・来週の予定:来週やる業務内容を明記します        ××社へのプレゼンに向けた内部検討および資料作成        新規顧客の開拓に向けた営業回り(目標2社)

新人が上手な週報を作成する上での書き方のポイント

新人が上手な週報を作成する上で、書き方のポイントは大きく二つあります。

業務内容は箇条書きで簡潔に記述すること

その日の業務を細かくダラダラと書く必要はありません。具体的に何をしたのかを一言で書き、結果としてどういう成果に至ったかを今週の成果と紐づける書き方が大切です。

一通り書いた後、少し時間を空けて読み返してみる癖をつけること

意外に思うかもしれませんが、時間をあけて読み返すことで、表現を変えたほうがよい、内容を見直したほうがよいなどの気づきを得ることができます。 ただ、読み返す時間を設けたために提出納期を守れなかったというのは本末転倒なので、納期から逆算して、読み返す時間を設けられるよう余裕を持って週報を作成することが大切です。

新人が週報を作成する上での注意点

新人が週報を作成する上で、書き方の注意点として大きく三つあります。・作文/感想文にならないようにすること週報は作成や感想文ではありません。よって、個人の意見や感想などは不要で、事実をベースに記述することが大切です。

今後のアクションは必ず記述すること

やったことだけを書いて終わってしまうと、見る側も次にどのようなアクションをとろうとしているのか読み取ることができず、必要な支援やアドバイスがしづらくなります。よって、今後の予定を明確にしておくことが大切です。

過去の週報をコピーし中身を少し変えて提出するような書き方はしないこと

週報の書き方が分かってきて、書くことがマンネリ化してくると、過去の週報をそのままコピーしてきて、内容を少し変えて提出するということを考える人も出てきます。しかし、それでは自分の成長にもつながりません。 そのような時は、今一度週報の必要性や重要性を再確認して頂く必要があると共に、自身の業務の進め方において問題、課題はなかったのか、次回はもっとこうすればいいのではないかといったことを考える意識を持って頂き、週報の作成に取り組む姿勢が大切になります。

システムエンジニアの週報例文

ここでは、システムエンジニアが記述する週報の一例をご紹介します。 ・報告期間:○年○月○日(○)~○年○月○日(○) ・報告者:○三郎 ・業務内容: ○月○日(○):○○社ショッピングサイトの開発(ユーザ認証部分)     ○月○日(○):自社新人プログラミング研修のサポート   ○社ショッピングサイトの開発(ユーザ認証部分)     ○月○日(○):○社ショッピングサイトの進捗報告会参加       自社開発Tミーティング参加               Javaアプリケーション勉強会第2回(定時外)     ○月○日(○):××社ショッピングサイトの不具合対応(パフォーマンス劣化恒久対応)     ○月○日(○):○社ショッピングサイトの開発(ユーザ認証部分)               ○社ショッピングサイトの単体テスト仕様書作成 ・今週の成果:○社ショッピングサイトのユーザー認証部分の開発が80%完了 ×社ショッピングサイトのパフォーマンス劣化恒久対応が完了 ・今週のまとめ:○○社ショッピングサイトの構築が計画通り推進中。         先月から問題となっていた××社ショッピングサイトのパフォーマンス劣化の恒久対応が完了。再来週に○○社のシステム開発における開発中間報告会が予定されているため来週資料の確認をお願いしたい。 ・来週の予定:○○社のシステム開発(継続)

週報のテンプレート

無料で提供されている週報のテンプレートをご紹介します。

見やすい週報を書きましょう

ここまで、週報の書き方を中心に具体的な例文を交えて説明をしてきました。今回ご紹介した書き方はあくまで一例ですので、今後皆さんが週報を書き進める中で、自分なりのオリジナリティを追加して頂き、日々週報の書き方をブラッシュアップして頂くことで自身の成長にもよい影響をもたらすことと思います。

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