IT人材のためのキャリアライフスタイルマガジン

仕事で使うノートのおすすめの【取り方・まとめ方・書き方】

マネジメント

みなさんは仕事でメモやノートをとる際、どのような工夫をしていますか?紙だけでなく、Webを活用したものなど便利なツールもまとめて紹介しています。ノートの管理や確認の作業をより効率化し、仕事をスムーズに進めていきましょう。

更新日時:

仕事でノートを使う際のまとめ方と活用方法

入社してすぐは、特にノートをとる機会が多いと思います。毎日が勉強の連続なので仕事に関するノートの情報量も膨大になってきます。仕事の勤続年数が長くなっても、部署が変わると、やはり勉強の連続です。会社で必須になってくるノートについて、上手なまとめ方。後で見返しても見やすいような書き方。仕事におけるノートの活用方法などを紹介していきます。

1.仕事で使うノートのおすすめのまとめ方

仕事とは切っても切り離せないノート。綺麗にまとめることで、仕事の効率をアップさせ、より楽しく仕事ができるようになります。ここでは、オススメのノートのまとめ方を厳選して紹介します。

1-1.ルーズリーフにまとめる

一つは、ルーズリーフにまとめるという方法です。大学や高校で使っていたという人も多いと思いますが、仕事においても効力を発揮します。ポイントは、仕分けの簡単さです。まとめた内容によってカテゴリを幾つか作ります。 ルーズリーフのバインダーは、カテゴリ分けを前提に作られているものが多いです。他にもポストイットなどを多用して、仕分けすることで、簡単に参照することができるノートが作れます。たくさんのカテゴリが一冊にまとまるのも魅力の一つです。

1-2.1ページに一日分の内容を書く

会社に入社してすぐの、特に覚えるべき内容が多い場合にオススメの方法です。一ページに、一日分なので、日記感覚で仕事内容を見返すこともできます。その時教えてもらったことを頭の中に浮かべながら、見返すこともできるのでオススメです。 同時に、やらなければならない課題等も書き込めます。ある程度落ち着いたら、別のノートやルーズリーフなどに綺麗にまとめ直すと、保存版となって、なおいいです。

1-3.タスク帳を作る

効率的な方法として、期限と一緒に、すべてタスク帳にまとめてしまうのがおすすめです。手帳よりも期限が優先されて見えるので、よりわかりやすいです。このノートを作ることで、仕事のし忘れや、提出物の出し忘れなどが減ります。

1-4.Evernoteなどのアプリを利用する

Evernoteというアプリ。テキストファイルを保存できます。データファイルなので、カテゴリ分けや、見返しも楽です。さらに、他の人と共有することもできるので、例えば、チームで仕事をするときなど、かなり効果を発揮します。便利なものは、ガンガン使用していきましょう。

1-5. iPadでノートをとる

最近のiPad proはノートをとるという面でかなり優秀です。特に、Applepencilはかなり高級ですが、その代わりに本物のボールペンと遜色ない書き心地です。怖いぐらいにノートと同じ要領で使用できます。さらに、このiPad proで書いたノートは、pdfとして保管できるためかなり使い勝手がいいです。iPad一つに情報を全て集約できます。少々お値段は張りますが、それだけの価値は絶対にあります。おすすめです。

2.分かりやすい書き方のコツ

ノートは、書くことではなく、見返すことに意義があります。いくら、頑張って書き込んでも後で見返すときに、よく意味がわからなかったり、または、汚すぎて読み返す気が失せたりすることもあります。ここでは、後で見返すのが苦にならないような、分かりやすいノートの書き方を紹介していきます。

2-1.罫線は無視して大きな文字で書く

分かりやすいノートの例の一つに、内容がシンプルにまとまっているものが挙げられます。小さい罫線のなかに文字がびっしり詰まっているのは、確かに見る気が失せてしまうかもしれません。 そこで、罫線を無視して大きな文字で分かりやすく書きましょう。重要な部分だけを残しておけば、後で見返してもどこが重要なのかが一目瞭然ですし、わかりやすいです。またそれと合わせて、内容を省略して書くのもおすすめです。必ずしも内容がしっかりしているノートがいいというわけではないのです。

2-2.色は多くて2文字

ボールペンを使うときに、わかりやすいようにと色ペンを多用する人がいますが、あれはかえってややこしくなるため、あまりおすすめしません。むしろ、色は絞って多くても二色にするのがいいと思います。また、ボールペンを使用することで文字がはっきりと、より分かりやすくなります。一目でわかるシンプルな見た目が良いのですね。

2-3.フォーマットを統一する

文章のフォーマットは統一しましょう。混乱が少なくてすみます。さらに、フォーマットを統一することで、書き忘れなども防げるため、(日付、誰に聞いたか等)おすすめです。最低限必要な内容で構成するようにしましょう。2-4見出しをつけるその、メモの一番最初に日付とメモのタイトルをつけることで後で参照しやすくなります。まとめ直すときにも便利です。

3.ノートを仕事で使う際の活用方法

わかりやすい書き方で綺麗にまとめたノート。せっかくですから、復習で見返すだけでなくて仕事にも活かしていきたいものです。ここでは、ノートの上手な仕事への活用方法について紹介します。

3-1.参照するときは一瞬で済ませる

ノートの確認は一瞬ですませるようにしましょう。逆に言うと、確認が一瞬ですむように参照のしやすさと、内容の簡略さが求められます。これと同じようにオススメなのが、職場において、ビジネスの用語があると思います。わからない言葉が出てきた時用に、用語集を自作で作っておくとすぐに閲覧ができて便利です。 また、基本的に参照する可能性があるものだけ、会社に持って行きましょう。最初のうちは、分からないことだらけで、ノートの数も膨大だと思いますが、年数が経ったら、不要なものはノートから切り離し、家に保管するようにしましょう。わざわざ、重いものを持ち運ぶのはナンセンスです。 さらに、覚えたことは切り離していかなければならない。(それぐらい真剣に覚える)という制約を作ることで、忘れないように真剣に覚えよう。ともなりますし、仕事にも活きてきます。このようにしてまとめられたノートは、仕事でもかなりの武器になります。

3-2.一枚のメモ用紙にまとめる

その日の仕事から、参照する可能性のある内容を、メモ状の小さい紙にまとめましょう。タスク帳からその日のやるべきことを一緒に書き出すといいです。こうすることで、持ち運ぶものをかなり少なくできます。メモ帳に書き出す時点で、その日やるべきことの予習にもなるので都合がいいです。デスクの上も散らからないので、便利ですよ。

3-3.pdfとしてノートを活用する

もっともおすすめしたいのがこの方法。アナログでまとめると、どうしてもノートの量が多くなっていくため、保管も面倒になっていきます。そこで、すべての書類をpdfで保管してしまおうということです。pdfで保管する利点としては、まず場所をとらないということ。続いて、参照をするのがとても簡単ということです。会社に、iPadを持参するだけで、すべてのデータが揃っていることになります。 さらに、スライドの資料や、会社から配られて書類なども、すべてスキャニングして、保存しておくことができます。気になる資料は、すぐ検索できるのでかなり都合がいいです。それに加えて、アプリを使えば、pdfの上から直接タッチペンで文字を書き込むことができます。Applepencilは、普通のペンと遜色がないくらいの書き心地なので、この時点ですでに、普通のノートよりも便利です。 さらにもう一つの利点として、Evernoteなどの共有アプリを使うことで、チームでテキストファイルを共有できます。会議の議事録など、リアルタイムで共有されるので、かなり便利です。また、データとして残すことで、新人の教育にも利用できます。データとしてノートを残す。便利さを追求したい方は是非ともお試しください。いかがでしたでしょうか?皆さんも、ノートを使いこなして、一流のビジネスマンを目指してくださいね。

かっこいいメモを持とう

社会人であればかっこいいメモを一つは持っておきましょう。 いつまでも裏紙などに書いていては社会人として常識がないと思われがちです。

関連タグ

アクセスランキング