退職者に感謝が伝わるメッセージの書き方｜社内・社外・上司別文例集

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仕事をしていると必ず慕っていた先輩や上司、そして取引先の方々とのお別れ、すなわち「退職」というものに遭遇します。退職者からはメールや直接退職の挨拶を受け取ることがあります。そんな時に気の利いた一言や感謝の言葉を受け取ると退職する方も気持ち良く退職できます。でもそんなの思いつかない。なんて人も多いはずです。 探してみても参考になりそうな文例はどこにも無いのが現状です。 そこで、退職者に感謝の気持ちがしっかりと伝わるようなメッセージの書き方について文例を交えてご紹介します！

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メッセージの文頭にはまず退職者から来た退職の挨拶に対する印象を書きましょう。 といっても、本音で退職の挨拶を聞いて嬉しかった！なんて言えないので、退職の挨拶を聞いた時は驚きました！や、少し悲しくなりました！や、寂しいです！と「退職することを残念に思う」気持ちを素直に書いてください。 まずは受け取った時の印象を書くことで、退職者に対して「内容を読んでくれたんだな」と思ってもらうことが重要です。 多くの場合、目を通さずに件名だけ見て済ませてしまう場合もあるのでそういったことのないように気をつけてください。

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メッセージの中盤には、思い出話やお世話になった時の話を書きましょう。 上司や先輩、取引先の方々お世話になる形は違いますが、仕事をする上では必ず誰かの手助けが必要です。 また、直接仕事と関係のないことでお世話になった場合でも書いておくと良いでしょう。 例えば、飲み会で助けてくれたとか、日常の業務で気の利いたことをしてくれたとかそういった何気ないことでも良いのでお世話になった出来事を探して書いて下さい。 受け取る退職者側が何気なくやったことを書いてあげると嬉しい気持ちになります。 また、今だからこそ言える「あの時実は・・・」みたいなことを書くのも良いです。その人との共通の話が多ければ多いほど、退職者としては嬉しいものですので。

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メッセージの最後は「ありがとうございました」という気持ちを具体的に書いて締めましょう。 退職者には後腐れなく気持ち良く退職してもらいたいものですので、どんなに嫌な上司や先輩だったとしても、ここでは必ず感謝の気持ちを書いてメッセージを締める方がベターです。

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文例に入る前にまずは想定される関係を設定します。 「退職者は同じ部署の先輩で、この先輩とは同じプロジェクトに配属されプロジェクトマネージャーとアシスタントという関係で一緒にプロジェクトを成功へと導いた」という設定での文例とします。 -------------------------------------------- ◯◯さん 退職されるとのこと、先日のメールで知り、驚いています。 まだまだ先輩から教えて頂きたいことも多くあったので、正直残念です。 先輩とは◯◯社の業務改善プロジェクトで一緒になって以来、非常に良くして頂きました。新卒で入社したての僕に対して作業ではなく、仕事を与えてくれてかつ、上司に対してはフォローもしてくれて、お世話になりました。 あのプロジェクトが僕の成功体験になったのも、先輩のお陰です。 次に会う時には、更にレベルアップできるように頑張ります！ 短い間でしたが、本当にお世話になりました！ ありがとうございました！ 次の職場での活躍も期待しております！ --------------------------------------------

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社外編も基本的に書く内容は同じですが、社内と同じような書きぶりではなく、少しビジネス文書のように硬めにメッセージを書くことをお勧めします。 文例に入る前にまずは関係を設定します。 今回は、「退職者は取引先の自分より年齢も立場も上の方で、プロジェクトで一緒になり、客先側の現場のトップ」という設定で文例を書きます。 -------------------------------------------- ◯◯様 お世話になっております。◯◯社の◯◯でございます。 わざわざ退職のご連絡頂きまして、ありがとうございます。 ◯◯様とは、◯◯プロジェクトでご一緒させて頂いた以来、公私ともにお世話になりました。 実は私、◯◯プロジェクトが初めてのプロジェクトであったこともあり、当初◯◯様の強烈なキャラクターや発言が少し怖かったのを今でも覚えております。 私が関わったプロジェクトで一番キツかった内容でしたが、それらを上手く成功させることが出来たのも、◯◯様が現場を引っ張ってくれたお陰です。 あの時は非常にお世話になりました。 今後も新天地での◯◯様のご活躍、大いに期待しております。 合わせて、再びどこかで一緒に仕事をすることができることも期待しております。 今後とも、宜しくお願い申し上げます。 --------------------------------------------

社外の取引先の方々に送る際は、今後も退職者の新たな転職先で一緒に仕事をすることができる可能性も秘めているので、最後にメッセージ内に少しだけ「営業」フレーズを入れておくことも忘れないようにしてください。 同じような案件の場合、ふと考えた際に候補としてあがって来るだけでも案件獲得の確度が上がります。