感謝の気持ちが伝わる「退職挨拶状・手紙」の書き方・例文

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社員が退職する際には、会社の上司や取引先の方々などに退職挨拶状を送ることがマナーとなっています。 退職挨拶状に記載する内容には、自身が退職する旨のほか、上司にはお世話になった感謝のお礼、取引先には後任の紹介などがあります。つまり、退職挨拶状は単純に退職することを伝えるためのものではないということです。 また、近年は退職の挨拶状をメールで代用することもありますが、誠意の伝わる手紙や葉書で挨拶するのがいいと言えます。送る相手があまりにも多くなってしまう場合は仕方ありませんが、数人の場合は葉書でさらに手書きするのがベストな退職挨拶状の書き方です。

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それでは、退職挨拶状の書き方について見ていきます。

まず最初に記載するのは、社会人が使用する手紙の常識である「拝啓」です。 それから、これもまた常識である「時候の挨拶」を記載します。時候の挨拶とは文字通り、時期ごとに使用する言葉を変え、相手の安否を尋ねる挨拶の礼儀です。 時期に一致しない言葉を使用してしまうと非常識と認識されてしまうので、必ずwebや専門書などで確認してから記載しましょう。 例文で使用している「時下」は、一年を通して使用できる言葉になります。 注意する点は、書き出しの部分の、「さて、私こと」や「さて、私儀」などの文は、下に記載するという点です。上から記載するのは、その次の文からです。具体的には下に記載する例文の書き方を参考にしてください。

内容に入るのは次からです。 まずは、自分が退職することを伝えます。そして、お世話になった感謝の意を述べ、また場合によっては後任の担当者の紹介などをします。 感謝の気持ちを伝えたら、相手の健康を気遣う文などを最後に持っていきます。ここでの注意点は、最後の文はコンパクトにまとめると言う点です。最後の文をあまりにも長くしてしまうと、くどくなってしまい、重苦しさを感じさせてしまうこともあります。基本は社交辞令的な書き方を意識して、退職挨拶状を書き上げましょう。 そして最後に、自宅の郵便番号、住所、そして自分の名前、電話番号を記載します。郵便番号以降は、「さて、私こと」や「敬具」などと同じように下詰めで記載しましょう。

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退職挨拶状の媒体として良いのは、葉書です。葉書はパソコンなどを使用して文字を印刷することもでき、手書きすることもできます。 送る相手がとても多くなってしまう場合は印刷で、多くない場合は手書きするといった風に使い分けるといいでしょう。 また、文字を書く方向は印刷の場合も手書きの場合も縦書きです。なので、数字は漢数字で記載します。ただ、記載する郵便番号は横書きなのでアラビア数字で記載します。

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拝啓　時下ますますご清祥のこととお慶び申し上げます。 　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　さて、私こと このたび、株式会社〇〇を退職いたしました。 長年にわたり公私ともに格別のご指導ご厚情を賜り、誠にありがたく厚くお礼申し上げます。 今後とも何とぞ変わらぬご厚誼を賜りますようお願い申し上げます。 まずは略儀ながら書中をもって、お礼かたがたご挨拶申し上げます。 　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　敬具 　成28年12月 　　　　　　　　　　　　　　　***ー****　東京都新宿区〇〇　○ー○ー〇〇○ 　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　（名前） 　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　***ー****ー****

拝啓　師走の候　皆様には益々ご健勝のこととお慶び申し上げます 　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　さて、私儀 このたび、１２月末日をもちまして〇〇株式会社を退職いたしました。 在職中は一方ならずご指導やご援助をいただきまして心から感謝いたしております。 いたらぬ私ではございましたが　皆様方のおかげで大過なく勤めさせていただき大変喜んでおります。 今後とも何とぞ変わらぬご厚誼をお願い申し上げます。 まずは略儀ながら書中をもってお礼かたがたご挨拶申し上げます。 　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　敬具 　平成２８年１２月 　　　　　　　　　　　　　　　***ー****　東京都新宿区〇〇　○ー○ー〇〇○ 　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　（名前） 　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　***ー****ー****