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「拝啓」「敬具」「記」「以上」の位置と書き方

更新日:2020年11月08日

ビジネスマナー

文書の頭に「拝啓」終わりに「敬具」は、良く知られた文書の書き方です。しかし最近では、Eメールなどで定型のフォーマットを省略する場合もあります。どのような場合に「拝啓」や「敬具」を使えばいいのでしょうか。押さえておくべきポイントをご紹介します。

拝啓と敬具でくくられるビジネス文章の構成は決まっています

ビジネス文書の書き方や例文は数多く紹介されていますが、文章自体は例文を必要に応じて修正し、最初と最後につける拝啓や敬具は、その使い方や組み合わせさえ間違わなければ大丈夫と、単なる構成要素のひとつとして使っている人が多いようです。 ビジネス文章の構成としては、大きくは3つのパートに分かれます。はじめに文章の前置き、つまり導入部分があります。次に本文として本文章で言いたいことが書かれています。最後がまとめの部分です。

文章の最初の導入部分よりも前に、言いたいことが書かれているタイトル

ビジネス文書の特長が一番でているのが、タイトルの部分です。紙の文章であれ、電子文章であれ、ビジネス文書のほとんどは、タイトルがついています。このタイトルがビジネス文書においては最も大切なものです。 タイトルに書いてあるのは、この文章で最も言いたいことです。タイトルを見れば、どのような用件でこの文章が送られてきたかがわかるようになっていなければなりません。物語等のように、韻を含んだものや、裏に意図があるといったタイトルでは、相手に文章の本来の意図が伝わらない可能性があるからです。

本文には説明がなされている

本文にはいると、その前に書かれた導入の中で表記されいてる内容の具体的な説明がされています。導入の部分で突然結論にも近いことがかいてあるのですから、どうしてそのようなこと言っているかを説明する必要があります。 説明としてよく利用されるのが、箇条書きです。例えば、質問事項が5つあったとします。それを文章で書いてしまっては、5つすべてに回答がされていないかもしれません。そのため、それぞれ1つ1つ、5つすべてに回答がもらえる工夫が必要です。 Eメールなどでビジネスレターを出すときには、元のレターにインラインで返事を書いてもらえるように、階層化するなどの工夫をするといいのです。

最後にまとめるために結論をもう一度繰り返す

まとめ部分は、その名のとおり、文章の総括してまとめてあります。ここで、一番手っ取り早く内容を的確に伝えるためのテクニックとしてご紹介したいのが、タイトルの内容を、ここでもう一度明確に表記するという方法です。 繰り返しになってしつこくなるのではと思いがちですが、本来この文書で書きことが使わらなければ本末転倒です。しっかりと意識してもらうためにも、違ういいかたでも構いませんので、もう一度書くようにします。 この方法は、文章全体に一貫性を持たせることができ、抵抗なく言いたいことが相手に伝わります。

拝啓は敬意を表す言葉

一般的なビジネス文書で、次にわすれてはならないのは、様々な決まり事です。その中で、特に気にするのが、始めに書いていある「拝啓」という言葉です。「拝啓は頭にかいておいて、最後に敬具をつければオッケー」と思うでしょうか、ここでは、本来の意味について考えてみましょう。それによって、使い方を間違うと言うことが少なくなります。 「拝啓」は、相手に送る文章の最初に書く頭語と呼ばれるものです。まるで俳句などの季語のように季節のご挨拶の最初につける言葉を思い込んでいる人がいますが、拝啓自体にちゃんと意味をもって使われています。 拝啓の「拝」という字は、訓読みで読むと「おがむ」と読みます。廃鶏には、相手を拝むという意味がまります。拝むと言えば大げさですが実際には、お辞儀をすると思えばいいですね。普段私たちが人に会った時に御時期をして挨拶をするあの最初の動作を表しているのが、この「拝啓」です。ですから文書の一番最初に来る理由がちゃんとあるのです。

拝啓の後は必ず季節のごあいさつ

拝啓で始めた時に、気を付けておくこととして、季節のご挨拶をそのあとに入れるようにします。拝啓の後にすぐに本題にはいるのではなく、一息入れる意味で、時候の挨拶などをいれてワンクッション置くようにします。

敬具は「また会いましょう」の意味を込めて

拝啓が最初の挨拶であるお辞儀であるとすると、敬具は、別れるときに頭を下げるお辞儀になります。敬具の敬は、「うやまう」と読めます。そしてその意味がそのまま、敬具に込められています。敬具は、相手に敬意を表していることを表現しています。そのため文相の最後につけてあるのです。「それではよろしくお願いします」とあたまを下げると同時に「また会いましょう」という、人間関係がそのまま継続するという意味も含ませています。 頭語と結語は、必ずペアになっています。拝啓とペアになっている敬具は、両方ともに相手に敬意を表していて、自分たちをへりくだっている言葉なので、ペアとしてのバランスも良いのです。覚えておきましょう。

拝啓と敬具よりも丁寧な謹啓と敬白

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