横書き封筒の書き方と注意点｜宛名や住所を書く際のビジネスマナーとは

会社名、企業名は正式名称で書きましょう。正式名称は会社のコーポレートサイトに掲載されていますが、送り先である相手の名刺を持っていたらそちらも改めて確認しましょう。 また、会社や企業によっては改修工事などで一時的に移転していたり、ビルが1棟だけでなく何棟もあったりさまざまな状況が考えられます。送り先の企業にメールや電話で近況を確認してみるのもよいでしょう。

会社名の1行下から、略称にせずに部署の正式名称を書きます。こちらも送り先の近況を把握して、配達到着日に部署が変更になっていないか確認しておき、確実に手元に届くようにしましょう。

役職名がある方に送る場合は、正式な役職名も加えて書きます。役職名が4文字までの短い場合は名前の前に書きますが、5文字以上の時は封筒の大きさを把握して小さめの文字で名前の上に書きましょう。 送る相手の役職はさまざまなので、柔軟に対応してバランスよく見えるように心掛けていくことがポイントです。

添え状ともよばれる添え書きとは、ビジネスシーンにおいて封筒に入っている書類の内容と枚数を正確に伝える文書です。 取引先だけでなく履歴書、職務履歴書を送る時にも同封できます。添え状には文書を作成した日ではなく、ポストへの投函もしくは郵便局で郵送を依頼する年月日を書きましょう。 添え状は一般的な書き方がテンプレート化されたものもあります。参考にしつつ、作成してみるのもいかがでしょうか。

出典: person showing white envelope photo – Free Grey Image on ...

送り主の名前、住所を記載する裏面ですが、宛名面と同じように配置を確認します。裏面は左側に封筒の口と言われる、開封するふたの部分がくるように裏返しましょう。 全体のバランスとしては日付が左上に、右下に送り主の名前や会社といった情報を記入します。

送り主の住所や名前の記入は真ん中よりも下で、左下に書きましょう。郵便番号を真ん中より下の位置から書き始めて、改行して住所、会社名などを書いていきます。 住所が長いのであれば2行目以降をつくり見やすくします。会社名、部署と続き、役職があれば記入しましょう。最後の送り主名は、住所や会社名よりも大きめの文字で書きます。誰から届いたのか、受け取った相手に伝わりやすいようにするためにも気をつけましょう。

発送する日付は、左上の封をする際に被らないような位置に年月日で記入します。年月日は西暦か和暦かどちらでも構いません。 ですが、作成した書類や添え状にすでに西暦の年月日を記入しているのであれば、西暦で合わせて統一感をもたせましょう。

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横封筒とも言われている洋封筒ですが、親しい人への文通経験がある方には馴染み深いのではないでしょうか。 縦書きするものとして作られた縦封筒と違う点は、横書きに適していてアルファベットや郵便番号、番地で使う算用数字が書きやすいことです。ただ、横一列に書いていくとずれて右下がりになりやすいので、バランスよく意識して書きましょう。 また、切手を貼る位置は右上に貼ります。基本的に切手は「縦長にした際に左上」になる位置にあると機械がスムーズに、正確に仕分けることができるので、貼る位置は間違えないようにしましょう。